ما یک الگوی تکراری را در صدها تیم مختلف مشاهده کرده‌ایم:
تیمها تمام تلاش خود را می‌کردند تا جلسات بازنگری / Retrospective Meetings خود را بهطور منظم و با دقت برگزار کنند و اکثراً هم موفق می‌شدند؛ اما شاید حتی نیمی از اقداماتی هم که در این جلسات تصمیم‌گیری می‌شد به سرانجام مشخصی نمی‌رسید.
تیمها عمدتاً عادت دارند در این جلسات به بهبودها و نقاط ارزشمند کار خود اشاره کنند، اما این بهبودها اکثراً در مرحله اجرا متوقف میشوند. در نتیجه...
حال وقتی با مشتریان یک محصول صحبت می‌کردیم، می‌دیدیم که معمولاً آنها می‌دانستند که چه چیزهایی در محصول باید بهتر شود. اما مشکل آن مشتریان این بود که اصلاً نمی‌دانستند چطور باید آن مشکلات و فرایند به نتیجه رسیدن آن را پیگیری کنند. آنها از نبود شفافیت، مسئولیت‌پذیری و اولویت‌بندی تیم توسعه و محصول گله داشتند و می‌گفتند این شرایط باعث میشود آنها احساس کنند پیشرفت در این محصول غیرممکن است.
دیدن و لمس‌کردن این مدل ناکامی‌ها در تیمها باعث شد تا ما در نحوه برخورد با جلسات بازنگری، بازنگری کنیم! حتی نه فقط در لحظه برگزاری همان جلسه، بلکه در روزها و هفته‌های بعد از آن. چون بیشتر تیمها بلدند چطور بازتاب کارهای خود را در جلسات رترو منعکس کنند، اما تیم‌های بسیار کمی بلدند چطور بعد از آن پیگیری‌های خوبی داشته باشند و به‌درستی پیش بروند.
اگر می‌خواهید دلایل ریشه‌ای این چالش‌ها و راه‌های برطرف‌کردن آن را بهتر درک کنید، به خواندن این مطلب ادامه دهید.
اول ببینیم مشکل اصلی چیست.
گورستان پنهان ایده‌های خوب
برگردید به آخرین جلسات بازنگری تیمتان. احتمالاً موانعی را که در کار بودند شناسایی کردید، موفقیت‌هایی را جشن گرفتید و شاید حتی درباره یک جروبحث سخت بین اعضای تیم صحبت کردید. حدس می‌زنم که بحث‌ها احتمالاً صادقانه و ارزشمند بودند.
اما بهتر است از خودتان بپرسید: بعد از این جلسات واقعاً چه چیزی تغییر کرد؟
خیلی وقت‌ها، نتایجی و اقدامات حاصل از این جلسات، حتی آن‌هایی که با نیت خوب مطرح شده‌اند، در همهمه اسپرینت جدید گم میشوند. دوباره بورد جيرا پر میشود از تسک‌های زیاد، ددلاین‌ها نزدیک میشوند و آن ایده‌هایی که با دقت و زحمت بررسی شده بودند، آرام‌آرام به حاشیه می‌روند.
مشکل این نیست که تیمها به آن اهمیت نمی‌دهند؛ مشکل این است که ما معمولاً سیستمی نداریم که ایده‌های مطرح‌شده در رتروها را بتوان به‌راحتی پیگیری و یکپارچه کرد تا در جریان واقعی کارهایمان به اجرا درآیند و گم نشوند.
بنابراین، این الگو را زیاد دیده‌ایم: تیمها بارها و بارها به سراغ همان مشکلات در رتروهای قبلی می‌روند و با گذشت زمان، این تکرارهای بیهوده اعتماد تیم به برگزاری جلسات را از بین می‌برد. جمله «مگه قبلاً راجع به این صحبت نکردیم؟» زیاد تکرار میشود و کم‌کم رتروها حس جلساتی بی‌نتیجه را می‌دهند.
اما ببینیم این...
مشکل در پیگیری و اجرای تصمیم‌ها چگونه اتفاق می‌افتد؟
بیشتر رتروسپکتیوها در خود جلسه شکست نمی‌خورند، بلکه در روزها و هفته‌های بعد از آن از هم می‌پاشند. طبق یک نظرسنجی برگزارشده در جامعه کاربران PMI، تقریباً دو سوم افراد گفته‌اند که کمتر از ۲۵٪ از ایده‌های مطرح‌شده در رتروهایشان را اجرا کرده‌اند و هیچکس نگفته که بیش از ۷۵٪ آنها را عملی کرده است.
استفان وولپرز از Age of Product گفته است:
«اگر تیم شما بهطور مداوم در رتروها آیتم‌هایی برای انجام در آینده تعریف می‌کند؛ ولی تعداد کمی از آنها را کامل می‌کند، شما تنها نیستید. آیتمها و برنامه‌های ناتمام یکی از بزرگ‌ترین موانع بهره‌وری‌اند و باعث توقف پیشرفت پروژه میشوند. کلید پیشرفت واقعی، ساختن لیست‌های بلند از کارها نیست؛ بلکه پیگیری منظم آن‌هاست. وقتی آیتم‌های رترو را با همان جدیتی که تسک‌های اسپرینت را پیگیری میکنید، دنبال کنید، میتوانید چرخه بی‌پایان بهبودهای ناقص را بشکنید و بالاخره پیشرفت واقعی را ببینید – هم در سطح فردی، هم در سطح تیمی.»
عمده دلایلی که باعث میشوند پیگیری‌های بعد از رترو شکست بخورند عبارت‌اند از:
نبود مالکیت مشخص
وقتی یک آیتم یا اقدام به «همه» تعلق دارد، در واقع به هیچکس تعلق ندارد. تیم‌هایی که برای هر اقدام، مالک مشخصی تعیین نمی‌کنند، احتمال انجام آن را به‌شدت کاهش می‌دهند. داشتن مسئولیت‌پذیری مشخص، یکی از کلیدی‌ترین عوامل موفقیت در پیگیری کارهاست و این قضیه اغلب در رتروهای تیمی نادیده گرفته میشود.
نداشتن ددلاین
اقدام‌هایی که بازه زمانی مشخصی ندارند، به‌راحتی فراموش میشوند. وقتی تسک‌ها به یک اسپرینت زمان‌بندی‌شده یا یک نقطه بازبینی خاص متصل نباشند، مطمئن باشید که به تعویق می‌افتند و به‌مرور اولویت خود را از دست می‌دهند. هدف‌های زمان‌دار، پیگیری را ملموس و قابل‌اندازه‌گیری می‌کنند.
نتایج مبهم
تیمها گاهی به‌جای تعریف اقدامات واقعی، فقط نیت‌های خود را بیان می‌کنند. عباراتی مثل «باید ارتباطات را بهبود دهیم» یا «باید فرایند ثبت نام را درست کنیم» بیش از حد کلی‌اند. بدون مشخص‌بودن دقیق اینکه چه کاری و چطور باید انجام شود، هیچ چیز جلو نمی‌رود. برای تعریف کارها میتوانید از نوشتن یوزر استوری استفاده کنید.
تعداد زیاد اقدامها
وقتی همه ایده‌های جلسه تبدیل به اقدام میشوند، تمرکز شما از بین می‌رود. در اینجا اولویت‌بندی بسیار مهم است. تیمها باید فقط یک یا دو اقدام مهم و قابل‌انجام در اسپرینت بعد را انتخاب کنند. در غیر این صورت، همه چیز به یک اندازه مهم به نظر می‌رسد و در نهایت هیچ کاری پیش نمی‌رود.
نبود شفافیت
اقدامات رترو معمولاً پراکنده‌اند؛ گاهی روی وایت‌برد، گاهی در فایل‌های جدا یا فقط در ذهن افراد هستند. اگر تیم نداند به چه چیزی تعهد داده، نمی‌تواند آن را انجام دهد. وقتی این آیتمها در ابزارهای مدیریت پروژه تیم مثل جيرا یا کلیک آپ ثبت و پیگیری شوند، مسئولیت‌پذیری افراد به‌صورت طبیعی ایجاد میشود.
رعایت همه این عوامل منجر به یک نتیجه مشخص میشوند:
فاصله زیاد بین نیت‌های خوب و فراموش شده با پیشرفت و نتایج واقعی کم میشود. بر طبق داده‌هایی که ما به دست آورده‌ایم، تیمها در ابتدا فقط ۴۰ تا ۵۰ درصد از اقدامات رترو را کامل می‌کردند. اما بعد از اضافه‌شدن قابلیت‌هایی برای نمایش و ردیابی اقدامات ناقص و رعایت موارد بالا این عدد به ۶۵٪ رسید.
الگوهای نادرست رایج در رتروسپکتیو و راه‌حل‌های آن
الگوهای نادرست / Anti-Patterns رفتارهای رایج و ناکارآمدی هستند که در نگاه اول مفید به نظر می‌رسند، ولی در بلندمدت نتایج منفی به دنبال دارند. برخلاف اشتباهات ساده‌ای که تیمها به‌سرعت آن را تشخصی می‌دهند، الگوهای نادرست فریبنده‌اند؛ در نگاه اول درست به نظر می‌رسند، اما در واقع مشکلات عمیق‌تری ایجاد می‌کنند.
یکی دیگر از دلایلی که تیمها معمولاً در پیگیری و اجرای اقدامات تصمیم‌گیری شده در رترو دچار مشکل میشوند، برخورد با این الگوهای نادرست است که مسئولیت‌پذیری و انگیزه تیم ما را تضعیف می‌کند. در ادامه، با هم رایج‌ترین الگوهای این‌چنینی و راه‌حل‌های پیشنهادی آنها را بررسی میکنیم.
-
الگوی «روز موش‌خرما» / Groundhog Day
الگوی نادرست: اگر فیلم Groundhog Day را دیده باشید این الگوی نادرست را بهتر درک میکنید. در اینجا، ساختار، محل برگزاری و مدت‌زمان رترو همیشه ثابت است و به تبع آن مشکلات تکراری نیز هر بار بدون حل‌شدن تکرار میشوند.
دلیل: تیمها به الگوهای آشنا، امن و تکراری عادت می‌کنند و جلسات در طول زمان بی‌اثر و کسل‌کننده میشود.
راه‌حل: فرمت رترو را مرتباً تغییر دهید. از روش‌هایی مانند Start-Stop-Continue، پنج چرا (5 Whys)، یا رتروهای خط زمانی (Timeline) استفاده کنید. اگر ممکن بود، فضای برگزاری جلسه را هم تغییر دهید. حتی جابه‌جایی از اتاق جلسه به فضای باز نیز میتواند انرژی و دیدگاه تیمتان را عوض کند.
به مثال‌های زیر توجه کنید:
-
مثالی از روش Start - Stop - Continue
این روش تکنیکی ساده برای دسته‌بندی کارها به سه حالت زیر است:
-
چه کاری را باید شروع کنیم؟
-
چه کاری را باید متوقف کنیم؟
-
چه کاری را باید ادامه دهیم؟
مثلاً در رترو یک تیم توسعه نرم‌افزار این کارها را باید انجام دهیم:
-
Start (کارهایی که باید شروع کنیم): برگزاری جلسات کوتاه ۱۵ دقیقه‌ای هر صبح برای هم‌راستایی بهتر تیم؛ همان جلسات دیلی اسکرام.
-
Stop (کارهایی که باید متوقف کنیم): تغییر نیازمندی‌ها در وسط اسپرینت و بدون هماهنگی با تیم را باید متوقف کنیم.
-
Continue (کارهایی که باید ادامه دهیم): جلسات دمو با مشتری را در پایان هر اسپرینت ادامه دهیم.
-
مثالی از روش پنج چرا / 5 Whys
در این روش برای کشف علت ریشه‌ای یک مشکل، باید پنج بار پشت‌سر‌هم از خودتان بپرسید: «چرا؟»
مثلاً:
مشکل: فیچر جدید اپلیکیشن به‌موقع تحویل داده نشده است. چرا؟
-
چرای اول؟ چون تیم تا آخر هفته گذشته شروع به توسعه نکرد.
-
چرای دوم؟ چون منتظر تأیید طراحی بودند.
-
چرای سوم؟ چون طراح دیر فایل را تحویل داد.
-
چرای چهارم؟ چون اولویت‌بندی‌ها در جلسه اسپرینت مشخص نبود.
-
چرای پنجم؟ چون بکلاگ به‌درستی مدیریت نمی‌شد.
نتیجه: به این شکل متوجه شدیم که مشکل اصلی، ضعف در مدیریت بکلاگ و عدم شفافیت در اولویت‌بندی‌هاست؛ نه فقط تأخیر طراح.
-
مثالی از روش رتروی خط زمانی / Timeline Retrospective
در این روش یک جدول زمانی یا Timeline از اتفاقات مهم اسپرینت برای کمک به تحلیل بهتر روندها و احساسات ترسیم میکنیم.
مثلاً:
یک تیم از اعضای خود می‌خواهد روی یک خط زمانی بزرگ (یا تخته) وقایع مهم اسپرینت را ثبت کنند، همراه با حالت احساسی‌شان در آن لحظه. مثلاً:
-
هفته ۱: «نیازمندی‌ها خیلی دیر مشخص شد»
-
هفته ۲: «دیزاین جدید باعث هیجان تیم شد»
-
هفته ۳: «تعداد باگ‌ها زیاد و حل آنها وقت‌گیر بود»
-
هفته ۴: «جلسه دمو با مشتری خیلی خوب پیش رفت»
نتیجه: تیم متوجه شد که بیشتر چالش‌ها در شروع اسپرینت بوده و تعریف کارها در مراحل اولیه نیاز به بهبود دارد.
-
دام اقدامات غیرهوشمند / UNSMART Action Trap
الگوی نادرست: تیم شما اقداماتی تعریف می‌کند که مبهم، غیر قابل اندازه‌گیری یا غیر واقع‌بینانه هستند. مثلاً همان‌طور که گفتیم: «ارتباطات را بهتر کنیم» یا «چابک‌تر باشیم.»
دلیل: در لحظه بیان و تصمیم‌گیری، اهداف کلی به نظر معنی‌دار می‌رسند، ولی در زمان اجرا می‌بینیم که به‌اندازه کافی واضح و قابل اندازه‌گیری نیستند.
راه‌حل: از تکنیک SMART برای هر ایجاد هر اقدام استفاده کنید. یعنی مشخص / Specific، قابل‌اندازه‌گیری / Measurable، دست‌یافتنی / Achievable، مرتبط / Related، زمان‌دار / Time-bound باشند.
مثلاً به‌جای «ارتباطات را بهتر کنیم» بگویید: «برای دو هفته آینده، هر روز یک جلسه ۱۵ دقیقه‌ای تیمی برگزار کنیم».
-
بازی سرزنش / Blame Game
الگوی نادرست: رتروهای ما به فضایی برای متهم‌کردن و با انگشت نشان‌دادن یکدیگر و شکایت از هم تبدیل میشود، بدون اینکه راه‌حلی مطرح شود.
دلیل: یا امنیت روانی کافی برای تیم وجود ندارد یا مهارت تسهیل‌گری که باید توسط اسکرام مستر برای هدایت گفتگو به سمت حل مسئله برود فراهم نیست.
راه‌حل: قانون «لاسوگاس» را اجرا کنید (آنچه در اتاق گفته میشود، باید همان جا بماند). تمرکز را از افراد به سمت سیستمها ببرید. از سؤال‌هایی مثل «چطور میتونیم...» استفاده کنید تا ذهن به‌جای سرزنش افراد، به سمت یک راه‌حل سیستمی سوق داده شود.
-
خلأ مسئولیت‌پذیری / Accountability Vacuum
الگوی نادرست: آیتمها به «همه» یا «تیم» نسبت داده میشوند، در نتیجه هیچکس احساس مسئولیت شخصی برای برداشتن تسک نمی‌کند.
دلیل: تیم نمی‌خواهد یا بنا بر اشتباه نمی‌تواند کسی را جداگانه مسئول انجام کاری کند یا انتظار دارد برای تسک‌ها یک مالکیت جمعی ایجاد شود که غلط است.
راه‌حل: برای هر اقدام یک نفر مسئول مشخص تعیین کنید؛ حتی اگر اجرای آن نیاز به کمک تیم دارد. این فرد مثل یک «قهرمان» است که مسئول پیگیری پیشرفت و گزارش‌دادن خواهد بود.
مثلاً:
بجای اینکه در پایان رترو تصمیم بگیریم: «باید مستندات پروژه رو به‌روز کنیم. همه با هم انجامش می‌دیم.» که نتیجه میشود: هیچکس مسئولیت مستقیم آن را به عهده نمی‌گیرد و کار هم انجام نمیشود؛
بگوییم: «بهنام مسئول به‌روزرسانی مستندات تا پایان این هفته میشه. بقیه اعضا در صورت نیاز منابع و اطلاعات لازم رو بهش می‌دن.»
حالا بهنام «قهرمان این اقدام» است و مسئولیت پیگیری و اطلاع‌رسانی درباره پیشرفت این کار را دارد.
-
دام تمرکز بیرونی / External Focus Trap
الگوی نادرست: بخش عمده رترو صرف مشکلاتی میشود که خارج از کنترل تیم هستند. مثل تصمیمات مدیریت، بخش‌های مالی یا وابستگی‌های بیرونی که تیم تأثیری بر آنها ندارد.
دلیل: مشکلات بیرونی برای اینکه احساسی‌تر حرف بزنیم و تقصیر را متوجه آن کنیم راحت‌تر هستند تا چالش‌های واقعی درون تیم.
راه‌حل: از تکنیک «دایره تأثیر / Circle of Influence» استفاده کنید. ابتدا محدود و کوتاه به مسائل بیرونی اشاره کنید تا صرفاً درکی از آنها به وجود آید. سپس تمرکز را بر چیزهایی بگذارید که تیم واقعاً میتواند روی آنها اثر بگذارد و بهبودشان دهد.
-
بیابان مستندسازی / Documentation Desert
الگوی نادرست: کسی یادداشت‌برداری نمی‌کند و نکات مهم ثبت نمی‌شوند؛ در نتیجه نتایج و نقطه نظرات فراموش شده و مکالمات در جلسات تکراری میشوند.
دلیل: تیمها ارزش مستندسازی رترو را دست کم میگیرند یا فکر می‌کنند همه نکات را به خاطر خواهند سپرد.
راه‌حل: هر بار یک نفر را به‌صورت چرخشی به‌عنوان منشی جلسات برای یادداشت نکات مهم جلسه مشخص کنید. از تخته‌ها و نمودارها عکس بگیرید و در گروه‌های خود به اشتراک بگذارید تا بخش‌های بصری نیز حفظ شوند و بعداً تیم بتواند به آنها رجوع کند.
-
پارادوکس مشارکت / Participation Paradox
الگوی نادرست: برخی اعضای تیم بحث را قبضه می‌کنند و بقیه ساکت یا بی‌تفاوت‌اند.
دلیل: تفاوت‌های شخصیتی، روابط تیمی برخی اعضا، یا نبود ساختار مناسب برای تسهیل جلسه باعث میشود فرصت مشارکت نابرابر باشد.
راه‌حل‌ها: در اینجا سه راه‌حل مشخص برای مدیریت افراد پرحرف پیشنهاد شده است:
-
طوفان فکری ساکت یا Silent Brainstorming: همه اعضای تیم، ایده‌ها یا مشکلات را بدون صحبت و در سکوت روی کاغذ یا یک ابزار دیجیتال مثل Miro می‌نویسند.
هدف: کاهش تسلط افراد پرحرف و ایجاد فرصت برابر برای فکرکردن همه است. -
رأی‌گیری نقطه‌ای یا Dot Voting: پس از جمع‌آوری ایده‌ها، اعضای تیم با چسباندن چند «نقطه رنگی» یا دادن امتیاز به ایده‌ها، موارد مهم‌تر را انتخاب می‌کنند.
هدف: اولویت‌بندی دموکراتیک آیتمها و ایده‌ها و مشارکت همه در تصمیم‌گیری. -
نوبت‌های صحبت زمان‌دار یا Time-boxed Speaking Turns: به هر نفر زمان مشخصی (مثلاً ۲ دقیقه) برای صحبت اختصاص داده میشود تا همه فرصت برابر برای ابراز نظر داشته باشند.
هدف: جلوگیری از قطع صحبت دیگران و تسلط افراد خاص.
یک سیستم 6 مرحله‌ای برای پیشرفت واقعی رتروها
در تیم‌های قوی و پربازده، یک ریتم مشخصی برای رتروها وجود دارد که کارآمد بودنش را بارها ثابت کرده است. این هم مدل پیشنهادی ما:
-
با اهداف مشخص آماده شوید
قبل از شروع رترو، نگاهی به اقدام‌های رتروی قبلی بیندازید؛ نه فقط برای اینکه بررسی‌شان کرده باشید، بلکه برای اینکه بفهمید از آن موقع تا حالا چه چیزی تغییر کرده.
-
چه چیزی خوب جلو رفت؟ چه چیزی متوقف شد؟ و چرا؟
-
چه موضوعاتی دیگر اعتبار ندارند؟
-
چه چیزهایی هنوز مهم هستند و باید دوباره بررسی شوند؟
-
آیا الگویی تکراری در حال شکل‌گیری است که نیاز به بحث عمیق‌تر دارد؟
-
گفت‌وگوها را بر موضوعات خود متمرکز کنید
از سطح مشکلات عبور کنید و به عمق برسید.
از ابزارهایی مثل تکنیک «۵ چرا» استفاده کنید تا دقیق‌تر فکر کنید.
گفت‌وگوها را بر پایه این سؤال بنا کنید:
الان چه چیزی فوری‌تر و ارزشمندتر است برای حل‌کردن؟
-
هدفمند اولویت‌بندی کنید
سعی نکنید همه چیز را هم‌زمان درست کنید.
از ماتریس «تأثیر/تلاش» استفاده کنید تا ببینید هر تسک چه میزان تلاش / Effort نیاز دارد و چه مقدار بر پیشرفت پروژه تأثیر می‌گذارد.
فقط روی ۱ یا ۲ اقدام مشخص تمرکز کنید که در اسپرینت آینده واقعاً قابل‌اجرا هستند.
برای هر مورد، مسئول مشخص تعیین کنید. تعریف کنید موفقیت یعنی چه. زمانبندی و ددلاین‌ها را با تیم خود هماهنگ کنید.
-
همان جا پیگیری را انجام دهید
از یک ابزار خوب مثل جیرا برای پیگیری اقدامات رترو استفاده کنید که جریان کاری تیم شما را شفاف کند. در این صورت میتوانید:
-
آیتمها و اقدامات ناقص را ببینید
-
تاریخچه و پیش‌زمینه آنها را بررسی کنید
-
بر اساس ارتباط و اهمیت آنها را مرتب کنید
-
همیشه حلقه را ببندید
در شروع هر رترو، دوباره به اقدامات جلسه قبل برگردید.
آنچه انجام شده را هرچند کوچک باشد، جشن بگیرید.
بررسی کنید چه چیزی باید ادامه پیدا کند، تغییر کند یا حذف شود.
-
پیشرفت تیم را اندازه بگیرید
برای اینکه مطمئن شوید در مسیر بهبود مستمر هستید، از چند معیار ساده و قابل‌اجرا استفاده کنید:
-
نرخ تکمیل اقدامات: درصد اقدام‌هایی که از رتروی قبلی کامل شده‌اند (بهتر است هدف ۸۰ تا ۱۰۰٪ باشد.)
-
نرخ تکرار مسائل: مشخص کنید هرچند وقت یکبار همان موضوعات در رتروها دوباره مطرح میشوند؟
-
میانگین عمر اقدامات باز: چند وقت است که یک اقدام باز مانده و انجام نشده؟
-
نرخ مشارکت در رترو: چند درصد از اعضای تیم به‌صورت فعال در بحث‌ها یا رأی‌گیری‌ها شرکت می‌کنند؟
در نهایت: تکرار حرفهای گذشته را متوقف کنید
یک رتروسپکتیو خوب، جلسه‌ای برای شناسایی مشکلات نیست. بلکه جلسه‌ای‌ست برای حل‌کردن آنها. وقتی تیم شما به عادت پیگیری مشکلات بعد از جلسه پایبند باشد، رترو از یک جلسه صرفاً گفت‌وگویی، به اهرمی برای تغییر واقعی تبدیل میشود.
اگر رتروهای شما به شما حس دژاوو می‌دهند، شاید مشکل از شیوه صحبت کردن‌تان نباشد، بلکه از رویدادهایی باشد که بعد از آن اتفاق نمی‌افتد.
|
«در اجیلیتی، آموزش Scrum با محتوایی ساده و کاربردی ارائه میشود. تمرکز ما بر چالش‌های رایج تیم‌های ایرانی و نحوه مواجهه با آن‌هاست. اگر به دنبال پیاده‌سازی اسکرام هستید، این مسیر برای شماست.»
|