متد کانبان / Kanban | ساده‌ترین چارچوب پیاده‌سازی اجایل

کانبان / Kanban یکی از محبوب‌ترین چارچوب‌ها یا روش‌های مدیریت پروژه با متدولوژی اجایل است و علاوه بر محبوب بودن، یکی از ساده‌ترین چارچوب‌های اجایل نیز هست. چرا که به مدیران پروژه اجازه می‌دهد پروژه‌های خود را به شکلی کارآمد مدیریت کرده و با قدرت بیشتری مسائل را پیگیری کنند. در این مطلب می‌خواهیم به این بپردازیم که کانبان چیست و ویژگی‌های برجسته آن مانند قابلیت استفاده در تفکر اجایل و سازگاری راحت آن با انواع ساختارهای سازمانی است.

ابتدا پیشینه‌ای از کانبان

قبل از اینکه بگوییم Kanban چیست بهتر است نحوه پیدایش آن را برای شما بازگو کنیم. این چارچوب که گاهی به آن تکنیک مدیریت زمان کانبان نیز می‌گویند، در اواخر دهه ۱۹۴۰ توسط یک مهندس ژاپنی به نام «تایچی اونو» توسعه داده شد که در شرکت تویوتا کار می‌کرد. او یک مهندس صنعتی و در نهایت یکی از مدیران ارشد این شرکت بود. امروزه اونو به‌عنوان پدر سیستم تولید تویوتا شناخته می‌شود؛ سیستمی که در آمریکا بسیار الهام‌بخش شد.

چالش تویوتا

در آن زمان، تویوتا برای رقابت در بازار خودروی آمریکا با مشکلاتی مواجه بود. بنابراین، این شرکت به بررسی نحوه مدیریت زنجیره‌های تامین دیگر صنایع پرداخت و به‌طور خاص فروشگاه‌های زنجیره‌ای را مطالعه کرد. فروشگاه‌ها موجودی خود را بر اساس الگوهای مصرف تنظیم می‌کردند:

محصولات را به‌اندازه‌ای که می‌توانستند در یک بازه زمانی مشخص بفروشند، انبار می‌کردند. مشتریان نیز فقط به اندازه نیاز خرید می‌کردند، زیرا می‌دانستند می‌توانند بعدا دوباره خرید کنند.

این موضوع باعث شد تویوتا به این نتیجه برسد که تقاضای مصرف‌کننده باید بخشی از فرایند تولید باشد؛ اطلاعاتی ضروری که قبل از تولید باید به آن توجه کرد.

تفاوت با روش هنری فورد

در آن زمان بیشتر خودروسازان همچنان از روش هنری فورد استفاده می‌کردند:

آنها حجم زیادی از قطعات را تولید و آنها را در کنار خط تولید انباشت می‌کردند تا در صورت نیاز استفاده شوند. اما این روش به سرمایه‌گذاری اولیه زیادی نیاز داشت که برای ژاپنِ پس از جنگ جهانی دوم بسیار چالش‌برانگیز بود.

تایچی اونو به‌منظور حذف تولید اضافی، سیستمی را معرفی کرد که در آن موجودی جدید فقط زمانی تأمین می‌شد که واقعاً ضروری بود. کارخانه‌ها به شکلی سازمان‌دهی شدند که تولید و مونتاژ قطعات را با سرعت متفاوت انجام دهند و کارگران مونتاژ، تنها در صورتی که واقعاً نیاز داشتند قطعات را بردارند. این روش به نام تولید «به‌موقع / Just in Time» یا JiT مرسوم شد.

کانبان چیست؟ تعدادی کارت ارتباطی

بر اساس انجام تحقیقات از فروشگاه‌ها، اونو دریافت که باید یک مکانیسم ارتباطی وجود داشته باشد تا موجودی قفسه‌ها به‌موقع تامین شود. به همین دلیل، کارت‌های کاغذی به نام کانبان را معرفی کرد. هرگاه یک ماده مصرف می‌شد، کارت کانبان به تیم تولید قطعات ارسال می‌شد تا دقیقا مشخص کند چه چیزی مصرف شده و چه مقدار از آن باید جایگزین شود.

موفقیت روش کانبان

روش Kanban موفقیت بزرگی به همراه داشت و به‌تدریج برای پشتیبانی از فرایندها در انواع زنجیره‌های تامین تکامل پیدا کرد. به‌طور خلاصه، هر چیزی که نیاز به نمایش بصری حجم زیادی از کارهای در حال انجام داشته باشد، می‌تواند نامزد استفاده از این سیستم باشد. حالا می‌فهمیم چرا بعضی افراد به آن تکنیک مدیریت زمان کانبان می‌گویند.

بهترین مکان برای پیاده‌سازی این باور، سازمان‌های سنتی هستند که سلسله‌مراتب و نقش‌های مدیریتی خشکی و نامنعطف و حجم زیادی از کارهای معوق دارند. در حقیقت سیستم کانبان این‌گونه سازمان‌ها را دگرگون خواهد کرد.

متدولوژی کانبان چیست؟

به زبان ساده اگر بگوییم کانبان چیست، یکی از روش‌های اجرای نگرش اجایل یا چابک است که بر «بهبود مستمر / Continuous Improvement»، انعطاف‌پذیری در «مدیریت وظایف / Task Management» و بهبود «گردش  کار / Workflow» تمرکز دارد. کانبان این فاکتورها را با یک رویکرد بصری و گرافیکی پیشنهاد می‌دهد که در ادامه توضیح خواهیم داد. اما به‌طور خلاصه، کانبان در مدیریت پروژه کمک می‌کند پیشرفت کل پروژه تنها با یک نگاه به‌راحتی درک شود.

کانبان در مدیریت پروژه

کانبان در مدیریت پروژه است که بسیار کاربرد دارد و به دلیل سادگی و کارایی، در تیم‌ها و سازمان‌های مختلف محبوبیت زیادی پیدا کرده است. این روش با ایجاد جریان کاری شفاف، محدود کردن حجم کارهای در جریان، و بهبود تدریجی فرآیندها، به تیم‌ها کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را افزایش دهند و پروژه‌ها را با موفقیت مدیریت کنند.

چرا روش کانبان در مدیریت پروژه اهمیت دارد؟

مدیریت پروژه معمولاً با چالش‌هایی مانند پراکندگی تسک‌ها، اولویت‌بندی نادرست، کمبود شفافیت در پیشرفت پروژه و از بین رفتن مدیریت زمان همراه است. تکنیک مدیریت زمان کانبان با استفاده از نمایش بصری جریان کار و ابزارهایی مانند بورد کانبان، این مشکلات را حل می‌کند. بورد کانبان نه‌تنها به اعضای تیم، بلکه به مدیران پروژه نیز این امکان را می‌دهد که در یک نگاه وضعیت پروژه را بررسی کنند و تصمیمات بهتری بگیرند.

کانبان چگونه کار می‌کند؟

تا اینجا تقریباً فهمیدیم Kanban چیست. در این بخش وقت آن است به نحوه کار آن اشاره کنیم.

تخته کانبان / Kanban Board مهم‌ترین ابزار است. برای اینکه که بتوانیم کل یک پروژه را (با تمام آن جزئیات بلندبالا و گاهی گیج‌کننده) به راحتی آب‌خوردن به‌صورت بصری ببینیم و جریان پروژه برایمان به‌خوبی قابل دنبال‌کردن باشد، از بورد Kanban استفاده می‌کنیم.

با همین تکنیک گرافیکی ساده، اعضای جدید یا هر فرد خارجی که به پروژه مسلط نیست می‌تواند به‌راحتی درک کند که در حال حاضر چه اتفاقی برای پروژه می‌افتد، چه وظایفی (تسک‌هایی) تابه‌حال انجام شده‌اند و چه وظایفی قرار است در آینده انجام شوند.

بورد کانبان تسک‌ها را برای ما به شکل زیر تقسیم‌بندی می‌کند:

• در حال انجام / Doing: تسک‌هایی که هم اکنون توسط تیم توسعه در حال انجام هستند.

• باید انجام شود / To-Do: تسک‌هایی که برنامه‌ریزی‌ شده است تا در آینده انجام شوند.

• تکمیل‌شده / Done: تسک‌هایی که به پایان رسیده‌اند.

ستون‌های بورد کانبان کاملاً به هم متصل هستند و وظایف به‌تدریج از ستون سمت چپ (باید انجام شود) به ستون سمت راست (وظایف تکمیل‌شده) منتقل می‌شوند. هر وظیفه به‌صورت یک کارت ساخته می‌شود و روی ستون‌ها حرکت می‌کند.

تکنیک کانبان چرخه کاری انجام تسک‌ها را بر اساس اصلی به نام «کار در حال انجام / Work in Progress» یا WIP اندازه‌گیری می‌کند که البته قوانین مشخص و ازپیش‌تعیین‌شده و محدودیت‌هایی دارد.

یکی از مهم‌ترین اصولی که متدولوژی کانبان باید به آن پایبند باشد تا در تفکر اجایل جای گیرد رعایت دقیق همین مسئله WIP است.

اصول اساسی تکنیک کانبان چیست؟

متدولوژی Kanban بر اصول و شیوه‌های مشخصی استوار است که عبارت‌اند از:

1. با جریان کاری موجود شروع کنید: تکنیک کانبان بر ایجاد تغییرات کوچک و تدریجی تاکید دارد. بنابراین، تیم شما باید با جریان کاری موجود شروع کرده و به‌صورت تدریجی و مستمر فرایندها را بهبود دهید.

2. محدودکردن تسک‌های جاری: تیم شما باید ظرفیت خود را بشناسد و حجم کارهای جاری / WIP را بر اساس آن انتخاب کند. انجام هم‌زمان تعداد زیادی تسک، زمان شما را هدر داده و تاثیر منفی بر پروژه شما خواهد داشت.

3. احترام به نقش‌ها و مسئولیت‌های موجود: یکی از دلایل اصلی موفقیت تکنیک کانبان این است که نیازی به تغییر کامل فرهنگ کاری سازمان شما ندارد. بسیاری از سازمان‌ها در برابر روش‌های مدرن مقاومت می‌کنند؛ زیرا با تغییر اصلاً راحت نیستند. خیالتان راحت باشد! کانبان به ساختار سازمانی شما کاری ندارد و صرفاً به دنبال بهبود فرایندها و ارتقای بهره‌وری شماست.

4. تشویق رهبری در تمام سطوح: در روش‌های مدیریت پروژه سنتی، شما برای کوچک‌ترین وظایف نیز نیاز به تایید مدیر پروژه دارید. اما کانبان به شما آزادی زیادی برای تصمیم‌گیری درباره وظایفتان می‌دهد. این رویکرد رهبران آینده را پرورش می‌دهد و باعث می‌شود افراد از اشتباهات خود درس بگیرند و عملکرد خود را بهبود دهند.

علاوه بر اصول بالا موارد زیر نیز باید عمیقا توسط شما موردتوجه قرار بگیرند:

1. جریان‌های کاری خود را بصری کنید: کل مفهوم ابزار کانبان حول نمایش صحیح پروژه به شکل گرافیکی می‌چرخد. در گذشته، از تخته‌های سفید متحرک با ستون‌ها و کارت‌های کانبان استفاده می‌شد. اما این روش‌ها دیگر منسوخ شده و نرم‌افزارهای پیشرفته مدیریت پروژه پا به عرصه گذاشته‌اند که کار را بسیار ساده‌ کرده‌اند. اپلیکیشن‌هایی مانند ترلو / Trello، جیرا / Jira و... .

2. تعداد کارهای در جریان را کاهش دهید: در بورد کانبان تیم خود، کارهای در جریان را کاهش دهید و آن را متناسب با ظرفیت تیم خود تنظیم کنید. به عملکرد و خروجی کار تیم خود بیندیشید و تعداد تسک‌های هم‌زمان را محدود کنید. 

حق ندارید هیچ کار جدیدی شروع کنید مگر اینکه محدودیت WIP را رعایت کرده باشید! این کار تضمین می‌کند که کل تیم شما با هم کار کنند و تمام وظایف مرتبط را تا حد امکان به‌طور هم‌زمان به پایان برسانند.

3. جریان کاری خود را مدیریت کنید: مدیریت پارامترهای لید تایم / Lead Time و سایکل تایم / Cycle Time برای شما اهمیت بالایی دارد. زمان کل، زمانی است که برای تکمیل یک تسک صرف می‌شود. پس کاهش این زمان یک هدف مهم برای تیم‌ شما است.

4. سیاست‌های مدیریتی تیم را شفاف کنید: تیم پروژه باید بداند که دقیقا به دنبال دستیابی به چه هدفی است. دلیل آن ساده است: وقتی یک هدف مشخص در مقابل افراد باشد، تلاش بیشتری برای دستیابی به آن می‌کنند. پس اهداف و سیاست‌ها را تا حد ممکن شفاف کنید و به تفسیرهای شخصی افراد واگذار نکنید. چراکه مشکل‌ساز خواهد شد.

5. روحیه همکاری را تقویت کنید: در تیم خود همکاری را تقویت و روحیه آزمایش و نوآوری را ترویج کنید. تیم‌ شما باید بتوانند به طور موثر با یکدیگر همکاری کنند تا راه‌هایی برای بهبود فرایندها، بهینه‌سازی جریان‌های کاری و کاهش اتلاف منابع پیدا کنند. ایده‌ها و روش‌های جدیدی که از طریق آزمایش به آن می‌رسید می‌توانند ذهنیت بهبود مستمر را یک گام برایتان به جلو ببرند.

تا جای ممکن بازخوردهای منظم دریافت کنید: در نهایت، مهم‌ترین دارایی هر کسب‌وکار، مشتریان آن است. بنابراین، یک سیستم بازخورد کاربردی پیاده‌سازی کنید و از مشتریان فعلی یا بالقوه خود بخواهید از نرم‌افزار یا محصول شما استفاده و بازخورد دهند.

مراحل اجرای تکنیک کانبان

برای اینکه تکنیک مدیریت زمان کانبان عملاً کار کند، داشتن یک مسیر ساده و عملیاتی مهم است. در این بخش یک چک لیست مرحله‌به‌مرحله برای شروع آورده‌ایم:

1. نگاه دقیق به جریان فعلی بیندازید (Map current workflow): همه مراحل فعلی در حال انجام را با تیم خود بررسی و نقشه‌برداری کنید؛ حتی کارهایی که بین افراد یا سیستم‌ها رد و بدل می‌شوند.

2. بورد اولیه بسازید (فیزیکی یا دیجیتال): ستون‌های اساسی To-Do / Doing / Done را شکل دهید و کارت‌هایی برای نمونه بسازید تا تیم بداند هر کارت چه اطلاعاتی باید داشته باشد.

3. قواعد کار و تعریف انجام شده را مشخص کنید: هم‌تیمی‌های شما باید بدانند چه زمانی کارت را می‌توان از ستون «در حال انجام» به ستون «انجام‌شده» منتقل کرد؛ این تعریف‌ها صریح و قابل اندازه‌گیری باشند.

4. محدودیت WIP را تعیین کنید: برای هر ستون یک حد منطقی تعیین کنید. بهتر است با اعداد محافظه‌کارانه شروع کنید و بعداً با داده‌های دقیق‌تر از تیم تنظیم کنید.

5. فوریت کارها را تعریف کنید: اگر کارها فوریت متفاوتی دارند، حداقل سه کلاس برایشان در نظر بگیرید: Expedite یا فوری، Standard یا معمولی، Fixed-date یا با تاریخ مشخص.

6. مدتی کوتاهی را آزمایشی اندازه‌گیری کنید: برای ۲ تا ۴ هفته این روش را اجرا کنید و لید تایم و سایکل تایم و نمودار تجمعی جریان کارها را ثبت کنید.

7. بازنگری و اصلاح قوانین بر اساس داده‌های به دست آمده: حالا عددهای واقعی را ببینید؛ کجا WIP زیاد است؟ کجا گلوگاه هست؟ سپس محدودیت‌ها و قواعد را متناسب با نیاز خود اصلاح کنید.

8. ریتم‌های عملیاتی برقرار کنید: مثلاً روزانه جلسات استندآپ کوتاه، برنامه ریزی هفتگی/دو هفته‌ای و جلسه بازبینی انجام دهید.

9. گسترش تدریجی و آموزش: وقتی بخش اول سیستم پایدار شد، ردیف‌ها یا ستون‌های جدیدی اضافه کنید، تیم‌های دیگر را وارد کنید و روی فرهنگ بهبود مستمر (Kaizen) کار کنید.

از ابزارهای تحلیلی ساده استفاده کنید: نمودار جریان تجمعی برای دیدن انباشت کارها، نمودار کنترل برای کیفیت روندها و تحلیل زمان چرخه برای بهبود تصمیم‌گیری‌ها.

مزایای سیستم کانبان چیست؟

اما وقت آن است ببینیم مزایای استفاده از سیستم کانبان چیست.

1. انعطاف‌پذیری در برنامه‌ریزی
   تیم کانبان تنها بر روی کارهایی که در حال انجام هستند تمرکز می‌کند و زمانی که یک وظیفه تمام شد، کار بعدی را از بک لاگ انتخاب می‌کند. این کار به مالکان محصول این امکان را می‌دهد که بدون اختلال در کار تیم، اولویت‌ها را تغییر دهند.

2. چرخه‌های زمانی کوتاه‌تر
   زمان یکی از شاخص‌های اصلی برای تیم‌های کانبان است. بهینه‌سازی زمان تحویل محصول به تیم این امکان را می‌دهد که تحویل کارهای آینده را پیش‌بینی کنند. چراکه هم‌پوشانی مهارت‌های اعضای تیم باعث کوتاه‌تر شدن زمان تحویل کارها می‌شود.

3. کاهش موانع
   کانبان با محدود کردن حجم کار در حال انجام / WIP از ایجاد گلوگاه‌های که مانع کار می‌شوند جلوگیری می‌کند. این روش به تیم‌ها کمک می‌کند تا تمرکز بیشتری داشته باشند و فرایندها به‌صورت روان پیش بروند.

4. معیارهای بصری
   گراف‌ها و نمودارها به تیم‌ها کمک می‌کنند تا به‌صورت بصری بهبود کارایی خود را مشاهده کنند. دو گزارش رایج که تیم‌های کانبان از استفاده می‌کنند عبارتند از نمودارهای کنترل و نمودارهای جریان تجمعی که در روش کانبان قابل‌استفاده هستند.

5. تحویل مداوم
   «تحویل مداوم / Continuous Delivery» و «یکپارچه‌سازی مداوم / Continuous Integration» در کنار هم به تیم‌ها کمک می‌کنند تا نرم‌افزار را سریع‌تر و با کیفیت بالا به مشتریان تحویل دهند. کانبان و CD به خوبی مکمل یکدیگر هستند، زیرا هر دو بر تحویل به موقع و تک‌به‌تک ارزش تمرکز دارند.

چه زمانی از روش کانبان استفاده کنیم؟

کانبان برای هر موقعیتی بهترین گزینه نیست؛ اما وقتی شرایط زیر وجود دارد، تکنیک کانبان می‌تواند تفاوت محسوسی ایجاد کند:

• کار شما جریان‌محور و پیوسته است: یعنی اگر در بیزینسی هستید که کارها به‌طور مداوم وارد صف انجام می‌شوند (مثلاً تیم پشتیبانی، نگهداری، عملیات یا تیمی که تغییرات کوچک ولی مکرر تحویل می‌دهد)، کانبان خیلی خوب جواب می‌دهد.

• اولویت‌ها مرتب تغییر می‌کنند: وقتی لازم است اولویت‌های پروژه ما به‌سرعت تغییر کنند، تکنیک کانبان انعطاف لازم را می‌دهد تا بدون اینکه تیم از ریتم بیفتد، کارها به بهترین شکل پیش بروند.

• نیاز به تغییر تدریجی دارید نه انقلاب سازمانی: اگر سازمان‌تان با تغییرات ناگهانی میانه خوبی ندارد و می‌خواهید به‌صورت گام‌به‌گام موارد را بهبود دهید، کانبان بخاطر فلسفه «شروع از جریان فعلی» مناسب است.

• مدل کارها و تسک‌ها اغلب کوتاه‌مدت و متنوع است: وقتی تسک‌ها کوتاه، متعدد و در فرایندهای متفاوت اجرا می‌شوند (مثلاً ددلاین‌های مختلف، درخواست‌های سرویس، رفع باگ‌ها) کانبان کمک می‌کند تا دید و نظم بهتری به وجود بیاید.

• مسائل چشمگیری در زمان چرخه یا گلوگاه دارید: اگر زمان چرخه طولانی یا گلوگاه‌های مکرر دارید، کانبان با محدودسازی WIP و مانیتورینگ نمودارها (Cumulative flow, Control charts) می‌تواند آن‌ها را نشان دهد و به بهبودشان کمک کند.

تفاوت کانبان و اسکرام چیست؟

به طور خلاصه تفاوت‌های فریم ورک اسکرام و کانبان را بررسی می‌کنیم.

بهترین روش برای به خاطر سپردن این مقایسه این است که این‌گونه فکر کنید: کانبان می‌کشد (Pull)، درحالی‌که اسکرام هل می‌دهد (Push).

جدول زیر مقایسه‌ای کلی از این دو است:

چالش‌های اجرای کانبان و  و راه‌حل‌های آن

در اجرای روش کانبان به‌قطع چالش‌هایی پیش روی شما وجود خواهد داشت که به برخی از آنها اشاره کرده‌ایم:

1. تغییر میزان تقاضا

• چالش: نوسانات تقاضا در محصول شما می‌تواند مدیریت کارت‌های کانبان را دشوار کند.

• راه‌حل: محدودیت‌های WIP و کارت‌های کانبان را طوری تنظیم کنید که با تغییرات تقاضا هماهنگ شوند.

2. مشکلات کیفی

• چالش: مشکلات پیش‌آمده در کیفیت محصول خروجی می‌تواند تولید محصول و رساندن آن به دست مشتری را به تاخیر بیندازد.

• راه‌حل: سعی کنید مشکلات بالقوه را از ابتدا شناسایی و برای آن راه‌حل‌هایی پیشنهاد کنید و حتما فرایند کنترل کیفیت را در از ابتدا در برنامه‌ریزی خود بگنجانید.

3. چالش‌های لجستیکی

• چالش: اگر محصول شما فیزیکی است مشکلات حمل‌ونقل یا کمبود مواد اولیه و اگر محصول شما دیجیتال است، کانال‌های توزیع اینترنتی مانند وب‌سایت، فروشگاه‌های اپلیکیشن و کانال‌های اجتماعی می‌تواند بر استراتژی کانبان تاثیر بگذارند.

• راه‌حل: از ابتدا روی برقراری ارتباطات منظم با تامین‌کنندگان و کانال‌های توزیع و نمایش محصول خود تمرکز کنید تا جریان‌های لجستیکی و ارتباط با مشتری روان باقی بمانند.

4. مقاومت در برابر تغییر

• چالش: ممکن است تیم شما یا ذی‌نفعان پروژه از پذیرش روش کانبان خودداری کنند.

• راه‌حل: جلسات آموزشی و کوچینگ برای تیم خود برگزار کنید. افراد را در اجرای سیستم کانبان دخیل کرده و مزایای این روش را به‌صورت عملی آن‌ها نشان دهید.

جمع‌بندی

متدولوژی کانبان، با بهره‌گیری از اصول ساده و موثر، همچون ایجاد تغییرات تدریجی، کاهش کارهای در جریان (WIP) و ترویج همکاری و نوآوری، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را افزایش دهند و فرایندهای کاری را بهینه کنند. 

روش Kanban که در ابتدا توسط تایچی اونو در تویوتا ابداع شد، امروز به‌عنوان ابزاری قدرتمند برای نمایش بصری جریان کار و مدیریت موثر پروژه‌ها شناخته می‌شود. کانبان با انعطاف‌پذیری ذاتی خود به تیم‌ها اجازه می‌دهد در محیط‌های پویا و متغیر عملکرد بهتری داشته باشند و همواره در مسیر بهبود مستمر گام بردارند. این رویکرد، نه‌تنها فرهنگ سازمانی را تقویت می‌کند، بلکه کیفیت و کارایی محصول نهایی را به سطح جدیدی ارتقا می‌دهد.