دیلی اسکرام چیست؟ نگاهی به جلسات روزانه اسکرام

جلسات روزانه اسکرام یا دیلی اسکرام / Daily Scrum، جلسات کوتاه 15 دقیقه‌ای و روزانه‌ای هستند که در آن اعضای یک تیم به یکدیگر گزارش کار می‌دهند. دیلی اسکرام بخشی از فریم‌ورک یا چارچوب اسکرام است که در زیرمجموعه متدولوژی اجایل یا چابک قرار می‌گیرد. این فریم‌ورک برای مدیریت پروژه‌ در تیم‌های توسعه نرم‌افزار بسیار رایج است.  

جلسات روزانه اسکرام یکی از عناصر کلیدی چارچوب اسکرام‌اند. اما برخلاف تصور رایج، این جلسات با آنچه اغلب به نام «دیلی استندآپ» شناخته می‌شود، تفاوت دارند. این جلسه قرار نیست تریبونی برای گزارش‌دهی به مدیر یا دیگر هم‌تیمی‌ها باشد؛ بلکه رویدادی ۱۵ دقیقه‌ای، سریع و ساختارمند است که به تیم کمک می‌کند هر روز خود را بازتنظیم کند و مسیر رسیدن به هدف اسپرینت را هموار سازد.

دیلی اسکرام در یک نگاه

«کمتر، بیشتر است.» احتمالاً این اصطلاح را پیش‌ازاین شنیده‌اید؛ دیلی اسکرام نمود این گزاره در فریم‎ورک اسکرام است. جلسات روزانه تلاش می‌کنند تا در کمترین زمان و به بهینه‌ترین شکل ممکن، اعضای تیم را در روند پیشبرد پروژه، هماهنگ و هم‌راستا کنند. دیلی اسکرام را می‌توان در شکلی بسیار کلی به‌صورت جدول زیر دید: 

هدف Daily Scrum

«بازرسی/Inspection» و «هماهنگی/Adaptation» دو کلیدواژه جلسات روزانه اسکرام‌اند. توسعه‌دهندگان تیم از این جلسات برای بازرسی (بررسی) وضعیت تیم در روند انجام کارهای «بک‌لاگ اسپرینت / Sprint Backlog» و حرکت به سمت «هدف اسپرینت / Sprint Goal» استفاده می‌کنند. 

جلسات روزانه اسکرام به توسعه‌دهندگان کمک می‌کند تا درک بهتری از روند کاری یکدیگر پیدا کرده و از این طریق بتوانند به یک تیم «خودسازمانده یا Self-Organized» بدل شوند. 

برخی از اعضای تیم ممکن است پس از جلسات دیلی با یکدیگر ملاقات کرده تا با جزئیات بیشتری کار یکدیگر و روند پیشرفت اسپرینت را بررسی کنند. شناسایی مشکلات فعلی و چالش‌های احتمالیِ پیشِ رو، یکسان‌سازی و هماهنگی اطلاعات و دانسته‌های اعضای تیم و بهبود ارتباط درون‌تیمی از اهداف برگزاری این جلسات است. 

چگونگی برگزاری جلسات دیلی اسکرام

جلسات روزانه اسکرام فعالیتی است برای توسعه‌دهندگان که توسط خود توسعه‌دهندگان برگزار می‌شود؛ اگرچه در بعضی مواقع اسکرام مستر و مالک محصول نیز می‌توانند در این جلسات حاضر باشند. 

ازآنجایی‌که حضور اسکرام مستر و مالک محصول در این جلسات الزامی نیست، این خود توسعه‌دهندگان هستند که مدیریت و تسهیلگری جلسه را بر عهده می‌گیرند.

این جلسات الزاماً باید به‌صورت رودررو و تصویری - آنلاین یا حضوری - باشند. جلسات دیلی اسکرام باید روزانه باشند و معمولاً توصیه می‌شود که هر روز در یک زمان و مکان مشخص برگزار شوند. در این جلسات کوتاه‌مدت، اعضای تیم دغدغه‌ها و چالش‌هایی که دارند را مطرح می‌کنند و از دیگر توسعه‌دهندگان برای حل مسئله کمک می‌گیرند. 

بدیهی است که حل‌وفصل مشکلات همه اعضای تیم در 15 دقیقه ممکن نیست اما خب هدف جلسات روزانه اسکرام نیز این نیست؛ اعضای تیم باید در هر جلسه برای گفتگو و حل مسئله در زمانی خارج از جلسات دیلی، برنامه‌ریزی کنند و به بهترین شکلی که می‌دانند نسبت به آن اقدام کنند. 

افراد شرکت‌کننده در Daily Scrum به‌صورت پیش‌فرض باید به سه سؤال پاسخ دهند:

1. دیروز چه کردم؟

2. امروز چه می‌کنم؟

3. چه مشکلاتی دارم؟

این ساختاری بسیار ساده و کاربردی برای پیشبرد جلسات روزانه اسکرام است. توسعه‌دهندگان در این جلسات باید به‌صورت فعالانه «میزان و نحوه پیشرفت به سمت هدف اسپرینت» را مورد بازرسی قرار دهند.

 جلسات روزانه اسکرام باید گفتگوی صریح و چالشی در مورد وضعیت پیشرفت اسپرینت باشد و به این دغدغه پاسخ دهند که آیا نیاز به اصلاح و تغییر رویه‌ وجود دارد یا خیر.

ابزارهای کاربردی برای دیلی اسکرام

برای برگزاری مؤثر دیلی اسکرام - به‌ویژه در تیم‌های دورکار - استفاده از ابزارهای مناسب می‌تواند باعث صرفه‌جویی در زمان، افزایش وضوح ارتباط و بهبود هم‌راستایی تیم شود. در ادامه، انواع ابزارهای کلیدی که در جلسات دیلی اسکرام می‌توانند مفید باشند، معرفی شده‌اند:

ابزارهای مدیریت پروژه

• Jira

• Trello 

• Asana

• Monday.com

این ابزارها امکان مشاهده بک‌لاگ اسپرینت، وضعیت فعلی تسک‌ها و پیگیری روند پیشرفت هر عضو تیم را به‌صورت بصری فراهم می‌کنند. در جریان دیلی اسکرام، تیم می‌تواند مستقیماً از روی بردها یا داشبوردها صحبت کند؛ مثلاً مشخص کند چه تسکی در وضعیت «در حال انجام» مانده یا چه آیتمی نیاز به کمک دارد. همچنین، قابلیت‌هایی مانند فیلتر کردن بر اساس اسپریـنت یا عضو تیم، جلسه را هدفمندتر می‌کند.

ابزارهای ارتباطی

• Slack

• Microsoft Teams

• Google Meet

• Zoom

برای تیم‌های ریموت یا هیبرید، این ابزارها بستر اصلی برای برگزاری جلسات دیلی اسکرام هستند. تماس‌های ویدیویی یا صوتی روزانه به حفظ ارتباط انسانی کمک می‌کنند. ویژگی‌هایی مانند «اشتراک‌گذاری صفحه / Screen Sharing»، ضبط جلسات یا ادغام با ابزارهای دیگر (مثل تقویم یا برد اسپرینت) باعث می‌شود جلسه با تمرکز و بهره‌وری بیشتری برگزار شود. در Slack و Teams، حتی می‌توان «استندآپ‌های غیرهم‌زمان / Asynchronous Stand Ups» تنظیم کرد تا اعضا به‌صورت نوشتاری و در زمان مناسب به‌روزرسانی بدهند.

ابزارهای تخته سفید آنلاین

• Miro

• Mural

• Jamboard

این ابزارها در مواقعی که نیاز به ترسیم موانع، مسیرهای بلوکه‌شده یا هم‌فکری بصری وجود دارد، جایگزینی قدرتمند برای تخته فیزیکی محسوب می‌شوند. در تیم‌هایی که دیلی اسکرام فراتر از گزارش‌دهی و شامل حل مسئله یا تصمیم‌گیری سریع است، استفاده از این تخته‌های دیجیتال می‌تواند فرآیند را روان‌تر کند. همچنین، امکان ذخیره نسخه‌های قبلی و اشتراک‌گذاری لینک با تیم، استمرار بحث‌ها را ممکن می‌سازد.

چالش‌ها  رایج در دیلی اسکرام و راهکارهای آن

دیلی اسکرام اگرچه در ظاهر جلسه‌ای ساده و کوتاه است، اما در صورت عدم رعایت اصول آن، در عمل می‌تواند به یک جلسه فرمالیته، وقت‌گیر یا حتی خسته‌کننده تبدیل شود. در اینجا به پرتکرارترین چالش‌های تیم‌ها و راه‌حل‌های عملی برای هر کدام پرداخته‌ایم:

چالش: بیش از حد طولانی شدن جلسات

وقتی گفتگوها به جزئیات فنی و موضوعات خارج از دیلی اسکرام کشیده می‌شود، جلسه بیش از حد طولانی و خسته‌کننده می‌شود و انرژی تیم تحلیل می‌رود. این موضوع باعث می‌شود جلسه نتواند هدف اصلی‌اش یعنی هم‌راستایی سریع و موثر را محقق کند.

راهکارها:

• یک «نگهبان زمان / Timekeeper» تعیین کنید تا با احترام، پایان زمان هر نفر یا منحرف شدن گفتگو را یادآوری کند.

• از تایمر ۱۵ دقیقه‌ای استفاده کنید تا حس فوریت حفظ شود.

• تأکید کنید که گفتگوهای عمیق فنی باید در «جلسات پسا اسکرام» یا Breakout Session ادامه یابند.

 چالش: زیاد صحبت برخی و سکوت همیشگی برخی دیگر

وقتی فقط چند نفر غالباً صحبت می‌کنند و بقیه اعضا ساکت می‌مانند، مشارکت تیم کاهش پیدا می‌کند و اطلاعات کلیدی ممکن است منتقل نشود. عدم تعادل در مشارکت باعث می‌شود تصویر کامل وضعیت پروژه به دست نیاید و تصمیم‌گیری‌ها ناقص شود.

راهکارهای پیشنهادی:

• نقش تسهیل‌گر یا اسکرام‌مستر بسیار حیاتی است: باید فضا را برای مشارکت برابر مدیریت کند.
  از تکنیک‌هایی مثل "Pass the Token" یا "Round-Robin" استفاده کنید تا ترتیب صحبت شفاف باشد.

• از اعضا بخواهید فقط بر اطلاعات حیاتی و پیشرفت‌های مرتبط تمرکز کنند.

• در تیم‌های بزرگ، تقسیم تیم به زیرگروه‌های کوچک‌تر برای دیلی اسکرام مؤثرتر است.

چالش: بی‌اهمیت یا تکراری به نظر رسیدن جلسات

وقتی اعضا جلسه را صرفاً یک فرم پر کردن یا کار روتین می‌بینند و مشارکت کم می‌شود، ارزش دیلی اسکرام در چشم تیم کاهش یافته و انگیزه شرکت در جلسه پایین می‌آید. در نتیجه، فرصت‌های هماهنگی و شناسایی زودهنگام موانع از دست می‌رود.

راهکارهای پیشنهادی:

• هدف جلسه را دائماً یادآوری کنید: هم‌راستایی روزانه برای رسیدن به هدف اسپرینت.

• مواردی که در اثر دیلی اسکرام حل شده‌اند (مانند رفع مانع یا هماهنگی بهتر) را با تیم به اشتراک بگذارید تا اثر ملموس جلسه مشخص شود.

• گهگاه از یک عضو تیم بخواهید جلسه را تسهیل کند تا حس مالکیت و تنوع ایجاد شود.

چالش: عدم هرگونه اقدام در مورد مشکلات طرح‌شده

اگر موانع و مشکلاتی که در دیلی اسکرام مطرح می‌شوند پیگیری و رفع نشوند، تکرار مشکلات باعث ناامیدی و کند شدن روند پیشرفت تیم خواهد شد. این وضعیت به مرور منجر به کاهش اعتماد تیم به فرایند اسکرام و کاهش بهره‌وری می‌شود.

راهکارهای پیشنهادی:

• هر مانعی که در جلسه مطرح می‌شود باید یک «مالک / Owner» داشته باشد که پیگیری حل آن را به‌عهده گیرد.

• اسکرام‌مستر باید پیگیری فعال انجام دهد و اگر نیاز باشد، جلسه کوتاهی را بلافاصله بعد از اسکرام برای افراد مرتبط برنامه‌ریزی کند.

• می‌توانید یک تخته «موانع باز» داشته باشید که در پایان هر جلسه وضعیت هر مانع به‌روزرسانی شود (مثلاً در Jira یا Miro).

تصورات نادرست از دیلی اسکرام

تا اینجا جوانب مختلف جلسات روزانه اسکرام را توضیح دادیم و فهمیدیم جلسات روزانه اسکرام چه چیزی هست؛ اما این جلسات معمولاً با سوءتفاهم‌های بسیاری همراه‌اند. بد نیست کوتاه به این نیز بپردازیم که دیلی اسکرام چه چیزی نیست.

• جلسه «به‌روزرسانی وضعیت» نیست:

دنبال‌کردن ربات‌گونه روش «سه سؤال» که بالاتر به آن اشاره شد، می‌تواند جلسات روزانه اسکرام را به جلسات «به‌روزرسانی وضعیت یا Status Update» تقلیل دهد. این جلسه باید بر روی هم‌سنگ شدن اطلاعات و برنامه‌ریزی برای باقی روز باشد.

• جلسه «حل مسئله» نیست:

قرار نیست در جلسات روزانه اسکرام، جزئیات مسائل فنی برطرف شوند؛ برای این کار اعضای تیم باید جلسات اختصاصی مجزا داشته باشند.

• جلسه «یک به یک» نیست:

این جلسه برای همه اعضای تیم است؛ هیچ‌کدام از افراد نمی‌توانند و نباید دغدغه‌های شخصی خود را با دیگر اعضا یا اسکرام مستر و مالک محصول به بحث بگذارند.

• یک «گفتگوی رندوم و بدون قاعده» نیست:

جلسات روزانه اسکرام باید ساختارمند و منظم باشند؛ اعضای تیم باید توانایی برگزاری چنین جلسه‌ای را بدون نیاز به تسهیلگری شخصی خاص - مثلاً اسکرام مستر - داشته باشند.

• یک جلسه «دلبخواهی» نیست:

شرکت در این جلسه برای همه اعضای تیم و هر روز باید اجباری باشد. جلسه Daily Scrum یک تعهد هر روزه است. 

• جلسه‌ای برای «میکرو منیجمنت» نیست:

اسکرام مستر یا مالک محصول در صورت شرکت در جلسه نباید به دنبال کنترل یا مهارکردن تیم باشند و تنها مسئولیت تسهیل گفتگو را بر عهده خواهند داشت.

جمع‌بندی

دیلی اسکرام برخلاف ظاهر ساده‌اش، جلسه‌ای بسیار حیاتی است که در بعضی مواقع، برگزاری درست آن می‌تواند بسیار چالش‌برانگیز باشد. به طور خلاصه جلسات روزانه اسکرام یک جلسه متمرکز، تیمی و برای  برنامه‌ریزی است که باید در امور روزمره تیم، نظم، شفافیت و هماهنگی ایجاد کند.