به وب‌سایت «اجیلیتی/Agility» خوش آمدید. در اینجا به شما راهکارهای «چابک» را آموزش می‌دهیم تا نگرشتان به مدیریت کارها و پیشبرد اهدافتان به‌کلی دگرگون شود.
تصور کنید ایده‌ای در ذهن دارید که می‌تواند تغییر بزرگی ایجاد کند؛ اما این ایده بدون برنامه‌ریزی، هماهنگی و مدیریت صحیح تنها یک رؤیا باقی می‌ماند. اینجا جادوی مدیریت پروژه وارد عمل می‌شود!
Project Management، هنری است که به شما کمک می‌کند ایده‌ها را به واقعیت تبدیل کنید، تیم‌ها را هم‌راستا نگه دارید و پروژه‌ها را با موفقیت به پایان برسانید. از تعریف اهداف اولیه تا پیگیری پیشرفت و رفع موانع، این مهارت برای موفقیت هر کسب‌وکاری ضروری است.
در این مقاله، سفری جذاب به دنیای مدیریت پروژه خواهیم داشت. شما یاد می‌گیرید مدیریت پروژه چیست، چرا اهمیت دارد، چه مراحلی دارد و چگونه می‌توانید مهارت‌های خود را در این زمینه ارتقا دهید.
پروژه چیست؟
پروژه به زبان ساده، تلاشی است شامل انجام وظایف مختلف برای دستیابی به یک یا چند هدف معین، با بهره‌گیری از منابع محدود و در یک بازه زمانی مشخص. بر اساس این تعریف، واضح است که اکثر کسب‌وکارها، سازمان‌های غیرانتفاعی، دولت‌ها و انواع نهادهای تجاری و غیرتجاری دیگر، پروژه‌هایی را اجرا می‌کنند و در این بین، برای به نتیجه رساندن فعالیت‌هایشان، به فرایند مدیریت پروژه نیاز دارند.
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه به کل فرایندی گفته می‌شود که در آن یک یا تعدادی «مدیر پروژه» این امکان را دارند تا با کمک اعضای یک تیم، پروژه‌هایی که برای رسیدن به اهداف یک مجموعه یا تعدادی از افراد تعریف شده‌اند را برنامه‌ریزی، اجرا، پیگیری و تکمیل کنند.
برای این کار، مدیران پروژه باید از اصول، مهارت‌ها، «روش‌شناسی‌ها/Methodologies» و ابزارهای Project Management استفاده کنند تا تیم را در هر مرحله از «چرخه عمر پروژه/» هدایت کنند.
مراحل مدیریت پروژه
مدیریت پروژه فراتر از صرفاً شروع و انجام وظایف است. این فرایند از ابتدا نیاز به ایجاد زیرساخت‌های قوی دارد. بر اساس استاندارد مؤسسه مدیریت پروژه یا PMI، مدیریت پروژه شامل پنج مرحله مشخص است که در ادامه به‌تفصیل توضیح داده می‌شوند:
-
آغاز پروژه/Initiation
در اولین گام، هدف اصلی شما کسب تأیید ذی‌نفعان و تعریف چشم‌انداز پروژه است. این مرحله شامل موارد زیر است:
-
ایجاد «منشور پروژه» برای تعریف هدف کسب‌وکار.
-
بررسی امکان‌سنجی پروژه و پاسخ به سؤالات زیر:
-
آیا این پروژه ارزش انجام دارد؟
-
آیا پروژه امکان‌پذیر است؟
-
آیا باید این پروژه را پیگیری کنیم؟
-
استفاده از تکنیک‌های پیشگیرانه مثل «پریمورتِم/Premortem» برای پیش‌بینی مشکلات احتمالی و برنامه‌ریزی برای جلوگیری از آنها.
هدف این مرحله تصمیم‌گیری درباره ارزش و اهمیت پروژه پیش از سرمایه‌گذاری منابع است.
-
برنامه‌ریزی پروژه/Project Planning
در این مرحله شما نقشه راه دقیق پروژه را تهیه می‌کنید تا تیم بتواند آن را دنبال کند. برنامه‌ریزی دقیق از بروز اتفاق «خزش قلمرو»، یا انجام ابعاد بیشتر برای پروژه خارج از برنامه، جلوگیری می‌کند. نکات کلیدی در این مرحله عبارت‌اند از:
-
تعریف هدف پروژه و «شاخص‌های کلیدی عملکرد/KPIs»
-
تعیین دامنه، بودجه و منابع پروژه.
-
شناسایی ریسک‌ها و تخصیص وظایف تیمی.
-
برنامه‌ریزی «نقاط عطف» و زمان‌بندی دقیق.
این مرحله برای این است که تیم شما انتظارات مشترکی پیش از شروع پروژه داشته باشد.
-
اجرای پروژه/Project Execution
این مرحله، زمان عملیاتی‌کردن پروژه است. تیم شروع به انجام وظایف می‌کند و برنامه پروژه به‌عنوان راهنما عمل می‌کند. وظایف اصلی شامل:
-
تخصیص منابع لازم؛
-
اطمینان از اجرای صحیح وظایف توسط اعضای تیم؛
-
برگزاری جلسات وضعیت؛
-
راه‌اندازی سیستم‌های پایش.
این بخش بیشترین فعالیت‌ها را شامل می‌شود و پروژه عملاً در این مرحله شکل می‌گیرد.
-
نظارت و گزارش‌دهی پروژه/Project Monitoring and Reporting
تنظیم یک برنامه به‌تنهایی کافی نیست. برای اطمینان از پیشرفت صحیح پروژه باید آن را پایش کنید.
-
پیشرفت پروژه را با استفاده از KPIها ارزیابی کنید.
-
در صورت انحراف از برنامه یا بروز خزش دامنه، وضعیت را مجدداً ارزیابی کنید و تغییرات لازم را اعمال کنید.
این مرحله نقاط بررسی منظمی فراهم می‌کند تا مطمئن شوید که پروژه همچنان در مسیر دستیابی به اهداف قرار دارد.
-
اختتام پروژه/Project Closure
مرحله پایانی شامل جمع‌بندی و بستن رسمی پروژه است. اقدامات کلیدی در این مرحله:
-
برگزاری جلسات «Postmortem» یا پسا تجزیه برای مرور و ارزیابی پروژه.
-
تهیه گزارش نهایی پروژه.
-
جمع‌آوری و ذخیره مستندات پروژه در فضایی مشترک و امن با استفاده از ابزارهایی مانند «کانفلوئنس».
در این مرحله تیم پروژه را به‌طور رسمی پایان می‌دهد و امکان بازبینی و استفاده از تجربیات پروژه را در آینده فراهم می‌کند.
با پیروی از این پنج مرحله، شما می‌توانید مطمئن شوید که پروژه به‌طور مؤثر و با احتمال موفقیت بیشتری اجرا می‌شود.
تفاوت بین مدیریت پروژه، مدیریت برنامه و مدیریت پورتفولیو چیست؟
تفاوت بین Project Management، «مدیریت برنامه / Program Management» و «مدیریت پورتفولیو /Portfolio Management» در ماهیت کار و گستردگی دامنه انجام آنها نهفته است. به تعاریف و مثال زیر توجه کنید.
مدیریت پروژه
مدیریت پروژه فرایند برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و تکمیل یک پروژه با اهداف مشخص، منابع محدود و زمان مشخص است. در اینجا، هدف این است که پروژه با موفقیت در چارچوب زمانی و بودجه تعیین‌شده تکمیل شود.
-
ویژگی‌ها:
-
تمرکز بر یک پروژه خاص؛
-
دستیابی به اهداف خاص پروژه؛
-
اجرای پروژه در محدوده زمانی و هزینه‌ای تعیین شده.
مدیریت برنامه
مدیریت برنامه به فرایند هماهنگ‌کردن و نظارت بر مجموعه‌ای از پروژه‌های مرتبط برای دستیابی به یک هدف استراتژیک مشترک می‌پردازد. این مدیریت شامل نظارت بر وابستگی‌های بین پروژه‌ها و تخصیص منابع در بین آنها است.
-
ویژگی‌ها:
-
مدیریت چندین پروژه مرتبط با یکدیگر؛
-
هم‌راستایی پروژه‌ها با اهداف استراتژیک کلان سازمان؛
-
هماهنگی منابع و فرایندها در بین پروژه‌های مختلف.
مدیریت پورتفولیو
مدیریت پورتفولیو شامل نظارت و هماهنگی بر مجموعه‌ای از پروژه‌ها و برنامه‌ها است که ممکن است به‌طور مستقیم با یکدیگر مرتبط نباشند. هدف اصلی این مدیریت، اطمینان از اینکه پروژه‌ها و برنامه‌ها به طور مؤثر و با استفاده بهینه از منابع برای دستیابی به اهداف استراتژیک یک سازمان بزرگ عمل می‌کنند.
-
ویژگی‌ها:
-
نظارت بر مجموعه‌ای از پروژه‌ها و برنامه‌های غیرمرتبط با هم؛
-
تمرکز بر اهداف استراتژیک سازمان و تخصیص منابع بهینه؛
-
ارزیابی و مدیریت ریسک‌ها در سطح کلان.
مثال مقایسه‌ای:
فرض کنید سازمانی تصمیم دارد یک پروژه بزرگ زیرساختی انجام دهد که شامل چندین پل و جاده است.
-
مدیریت پروژه: پروژه ساخت یک پل خاص در یک منطقه معین، با زمان‌بندی و بودجه مشخص
-
مدیریت برنامه: ساخت مجموعه‌ای از پل‌ها و جاده‌ها در یک ناحیه جغرافیایی به‌عنوان بخشی از برنامه توسعه زیرساخت‌های حمل‌ونقل در آن منطقه
-
مدیریت پورتفولیو: نظارت بر تمامی پروژه‌های ساخت‌وساز سازمان (شامل پل‌ها، جاده‌ها، ساختمان‌ها و پروژه‌های دیگر) و تصمیم‌گیری در مورد تخصیص منابع بین پروژه‌های مختلف با هدف دستیابی به اهداف استراتژیک کلان سازمان مانند بهبود حمل‌ونقل یا رشد اقتصادی منطقه
تاریخچه مدیریت پروژه
مدیریت پروژه از اوایل دهه 1900 و با ترکیب چندین نوع مختلف مهندسی شکل گرفت، اما ابزارها و تکنیک‌های مدرن Project Management تا دهه 1950 به طور جدی ظهور نکردند. در آن زمان، مدیریت پروژه به‌عنوان یک متدولوژی مشخص و قابل‌شناسایی، بیشتر در پروژه‌های مهندسی به کار گرفته میشد. در سال 1969، مؤسسه مدیریت پروژه/PMI به‌طور رسمی تأسیس شد و نقش مهمی در تعریف و تثبیت مدیریت پروژه طی دهه‌های بعد ایفا کرد.
PMI علاوه بر ارائه گواهینامه‌های تخصصی برای مدیران پروژه، اولین نسخه راهنمای «بدنه دانش مدیریت پروژه/Project Management Body of Knowledge» یا به طور مصطلح‌تر PMBOK را در سال 1996 منتشر کرد و از آن زمان به‌طور مرتب به‌روزرسانی کرده است که در ادامه به‌طور کامل به آن خواهیم پرداخت.
در گذشته، مدیر پروژه یک نیروی متخصص و آموزش‌دیده بود که معمولاً با روش‌ها و ابزارهای مدیریت پروژه آشنا و اغلب از سازمان‌هایی مانند PMI گواهینامه دریافت می‌کرد. اجرای فرایند Project Management به حضور یک مدیر پروژه نیاز داشت، زیرا ابزارهای مدیریت پروژه پیچیده بودند و استفاده از آنها به دانش تخصصی نیاز داشت.
اما مدیریت پروژه مدرن متفاوت است. امروز دیگر نیازی به گواهینامه‌های پیچیده و اصطلاحات سخت نیست و تقریباً هر کسی می‌تواند مدیر پروژه باشد. در واقع، این باور وجود دارد که اگر شما یک پروژه را مدیریت می‌کنید، شما یک مدیر پروژه هستید. این انعطاف‌پذیری و دسترسی عمومی به مدیریت پروژه تا حد زیادی به دلیل پیشرفت نرم‌افزارهای مدرن مدیریت پروژه است. برخلاف ابزارهای سنگین و دشوار گذشته، مدیریت پروژه مدرن، انعطاف‌پذیر، بصری و متناسب با نیازهای کاربران طراحی شده است، نه بالعکس.
چرا مدیریت پروژه مهم است؟
مدیریت پروژه به تبدیل ایده‌ها به نتایج ملموس کمک می‌کند و باعث رشد کسب‌وکارها و نوآوری می‌شود. دلایل اهمیت مدیریت پروژه عبارت‌اند از:
-
افزایش بهره‌وری: مدیریت پروژه با ارائه یک رویکرد ساختاریافته به کار، هدررفت زمان و منابع را کاهش می‌دهد. تعریف وظایف، زمان‌بندی‌ها و مسئولیت‌ها به تیم‌ها کمک می‌کند روی مهم‌ترین اولویت‌ها تمرکز کنند.
-
سازمان‌دهی بهتر: مدیریت پروژه یک نقشه راه برای تیم‌ها فراهم می‌کند. این سازمان‌دهی از فراموش‌شدن وظایف مهم جلوگیری کرده و اطمینان می‌دهد که همه نقش‌ها و مسئولیت‌های خود را به‌خوبی می‌شناسند.
-
بهبود ارتباطات: مدیریت پروژه ارتباطات منظم و شفاف بین اعضای تیم و ذی‌نفعان را ترویج می‌دهد. این شفافیت از سوءتفاهم‌ها جلوگیری کرده، انتظارات را هم‌سو می‌کند و همکاری را تقویت می‌کند.
-
کاهش تأثیر ریسک‌ها: مدیریت پروژه به تیم‌ها کمک می‌کند در مراحل اولیه «چرخه عمر پروژه»، ریسک‌های احتمالی را شناسایی کرده و برای جلوگیری یا کاهش تأثیر آنها استراتژی‌هایی تدوین کنند تا از مشکلات پرهزینه پیشگیری شود.
-
نتایج قابل‌اندازه‌گیری: با تعیین اهداف و معیارهای مشخص، کسب‌وکارها می‌توانند به‌راحتی پیشرفت را پیگیری کرده و موفقیت پروژه‌ها را ارزیابی کنند.
-
رضایت بیشتر مشتریان: مدیریت پروژه به تیم‌ها کمک می‌کند پروژه‌ها را به‌موقع، با بودجه مشخص و طبق نیازها تحویل دهند و این باعث افزایش رضایت مشتریان می‌شود.
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه نیز به تحقق این مزایا کمک می‌کنند. این ابزارها امکانات قدرتمندی برای برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت مؤثر بر پروژه‌ها را فراهم می‌کنند. از ایجاد نمودارهای گانت چارت و تخصیص وظایف گرفته تا پیگیری پیشرفت و تولید گزارش، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، فرایندها را بهینه کرده و همکاری را تقویت می‌کند و در نهایت به موفقیت پروژه می‌انجامد.
حوزه‌های مدیریت پروژه چیست؟
در اینجا تعریف مختصری از «10 حوزه دانش مدیریت پروژه» آورده شده است که برای اولین بار توسط مؤسسه PMI در PMBOK معرفی شدند:
-
«مدیریت محدوده یا قلمرو/Scope Management»: مدیریت محدوده پروژه شامل وظایف، تحویل‌ها (خروجی‌ها) و نقاط عطفی است که باید ارائه شوند.
در پروژه ساخت یک ساختمان جدید، محدوده پروژه شامل طراحی، ساخت و تحویل ساختمان است. اگر طراحی اولیه تغییر کند یا پروژه نیاز به افزودن اتاق‌های اضافی داشته باشد، باید تغییرات در محدوده پروژه مدیریت شود تا از انحراف پروژه جلوگیری شود.
-
«مدیریت زمان‌بندی/Schedule Management»: ایجاد زمان‌بندی پروژه و تعیین دستورالعمل‌هایی برای ردیابی و نگهداری آن.
در پروژه تولید یک نرم‌افزار جدید، تیم پروژه، یک زمان‌بندی دقیق برای تکمیل فازهای مختلف پروژه مانند تحلیل نیازمندی‌ها، کدنویسی، تست و تحویل نهایی تعیین می‌کند. پیگیری زمان‌بندی به تیم کمک می‌کند تا از تاخیر جلوگیری کنند و پروژه به‌موقع به پایان برسد.
-
«مدیریت هزینه‌ها/Cost Management»: برآورد هزینه‌های پروژه برای ایجاد بودجه‌ای که در طول پروژه پایش می‌شود.
در پروژه ساخت یک پل، تیم Project Management باید هزینه‌های مواد، نیروی کار، تجهیزات و سایر منابع را پیش‌بینی کرده و یک بودجه دقیق تعیین کند. پس از شروع پروژه، باید هزینه‌ها را کنترل کرده و از بودجه تعیین شده تجاوز نکند.
-
«مدیریت کیفیت/Quality Management»: اطمینان از اینکه تحویل‌های پروژه با استانداردهای کیفی مطابقت دارند.
در پروژه ساخت یک دستگاه پزشکی، تیم باید اطمینان حاصل کند که دستگاه طبق استانداردهای بهداشتی و ایمنی تولید می‌شود و تمامی ویژگی‌های موردنظر به‌درستی عمل می‌کنند. این شامل بررسی و تست‌های دقیق در هر مرحله از تولید است.
-
«مدیریت منابع/Resource Management» تأمین، تخصیص و پایش منابع پروژه مانند نیروی کار، مواد و تجهیزات.
در پروژه تولید یک فیلم سینمایی، باید منابع مختلفی مانند بازیگران، تیم فنی، تجهیزات فیلم‌برداری و مکان‌های مختلف تأمین و به‌طور مؤثر تخصیص داده شوند تا تولید بدون وقفه پیش رود.
-
«مدیریت ارتباطات/Communication Management»: تعیین دستورالعمل‌های ارتباطی برای تیم‌های پروژه و ذی‌نفعان.
در یک پروژه جهانی برای راه‌اندازی یک نرم‌افزار جدید، باید خطوط ارتباطی مشخصی بین تیم‌های مختلف در کشورهای مختلف ایجاد شود. این شامل گزارش‌دهی منظم به ذی‌نفعان و ارتباطات روزانه برای حل مشکلات است.
-
«مدیریت ریسک/Risk Management»: شناسایی، ارزیابی و پیشگیری یا کاهش ریسک‌های احتمالی در پروژه.
در یک پروژه ساخت سد، ممکن است خطراتی مانند سیلاب یا مشکلات زمین‌شناسی پیش بیاید. تیم پروژه باید این ریسک‌ها را شناسایی کرده و برنامه‌ای برای کاهش یا مدیریت آنها ایجاد کند تا پروژه با کمترین آسیب ممکن پیش برود.
-
«مدیریت تدارکات/Procurement Management»: تأمین منابع پروژه و حفظ روابط با فروشندگان و تأمین‌کنندگان.
در پروژه ساخت یک برج، تیم مدیریت پروژه باید تأمین‌کنندگان مصالح، تجهیزات و خدمات مختلف را شناسایی کند. قراردادهایی برای تأمین این منابع با دقت تهیه کرده و نظارت بر تأمین به‌موقع آنها را انجام دهد.
-
«مدیریت ذی‌نفعان/Stakeholder Management»: شناسایی ذی‌نفعان پروژه و مدیریت آنها بر اساس انتظارات و تأثیرگذاری‌شان بر پروژه.
در پروژه طراحی یک محصول جدید، ذی‌نفعان ممکن است شامل مشتریان، سرمایه‌گذاران و تیم‌های بازاریابی باشند. تیم پروژه باید انتظارات این ذی‌نفعان را شناسایی کرده و با آنها ارتباط برقرار کند تا از پشتیبانی و موفقیت پروژه اطمینان حاصل کند.
-
«مدیریت یکپارچگی/Integration Management»: ایجاد چارچوبی که به تیم‌های پروژه کمک کند تا بهتر با یکدیگر کار کنند.
در پروژه راه‌اندازی یک سیستم جدید در یک سازمان بزرگ، تیم پروژه باید تمامی جنبه‌های پروژه از جمله منابع انسانی، فناوری، زمان و هزینه‌ها را به‌طور یکپارچه مدیریت کند تا همه قسمت‌ها هماهنگ با هم عمل کنند و پروژه به‌درستی پیش برود.
این حوزه‌های دانش باید در تمام مراحل فرایند مدیریت پروژه به‌درستی مدیریت شوند تا موفقیت پروژه تضمین شود.
انواع روش‌ها و رویکردهای مدیریت پروژه
مدیریت پروژه راهی است برای کمک به تیم شما تا تمامی کارهایی که باید انجام شوند را دنبال کنید و مطمئن شوید که الزامات پروژه در زمان معین برآورده می‌شوند. اما در داخل دسته‌بندی گسترده مدیریت پروژه، متدولوژی‌ها و رویکردهای مختلفی وجود دارند که در زیر به تعدادی از مهم‌ترین‌ها اشاره کرده‌ایم:
متدولوژی آبشاری/Waterfall
در روش آبشاری، فرایندهای پروژه به‌صورت خطی و مرحله به مرحله پیش می‌روند. یعنی هر فاز پس از تکمیل فاز قبلی آغاز می‌شود و نمی‌توان مراحل را هم‌زمان یا به‌طور موازی پیش برد. این مدل معمولاً برای پروژه‌هایی که اهداف و الزامات آنها از ابتدا مشخص است و تغییرات کمی در طول پروژه پیش‌بینی می‌شود، مناسب است.
روش مسیر بحرانی/CPM
«روش مسیر بحرانی/Critical Path Method» یکی از متدولوژی‌های اصلی مدیریت پروژه است که در دهه 1950 توسعه یافت. CPM الگوریتمی را برای ترسیم مسیر بحرانی بین وظایف پیچیده و متصل با زمان‌بندی‌های مشخص ارائه می‌دهد. با استفاده از CPM، تیم‌ها می‌توانند طولانی‌ترین بخش از فعالیت‌های وابسته به یکدیگر را شناسایی کنند.
تکنیک ارزیابی و بازبینی برنامه/PERT
«تکنیک ارزیابی و بازبینی برنامه/Program Evaluation and Review Technique» به تیم‌ها کمک می‌کند تا مسیر بحرانی را در مواقعی که زمان‌بندی‌ها نامشخص است، شناسایی کنند. در PERT، مدیران پروژه تمامی وظایفی که باید تکمیل شوند (نه فقط مسیر بحرانی) را شناسایی می‌کنند تا زمان حداقل برای اتمام کل پروژه را تعیین کنند.
مدیریت پروژه شش سیگما/Six Sigma
«شش سیگما» یک متدولوژی مبتنی بر داده برای مدیریت پروژه است که هدف آن کاهش نقص‌ها و تغییرات در فرایندها است. با استفاده از تحلیل‌های آماری و ابزارهای مدیریت کیفیت، شش سیگما به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کارایی را بهبود بخشند، هزینه‌ها را کاهش دهند و رضایت مشتری را افزایش دهند. این رویکرد برای پروژه‌هایی که بهینه‌سازی فرایند و کنترل کیفیت دارند، بسیار مناسب است.
مدیریت پروژه ناب/Lean
مدیریت پروژه ناب رویکردی است که بر حداکثرکردن ارزش و کاهش اتلاف در طول چرخه عمر پروژه تمرکز دارد. با تأکید بر بهبود مستمر، «اصول ناب» به تیم‌ها کمک می‌کنند تا فعالیت‌های غیر ارزش‌آفرین را شناسایی و حذف کنند، فرایندها را ساده‌سازی کرده و پروژه‌ها را به‌طور مؤثرتری تحویل دهند. این متدولوژی برای پروژه‌هایی با مهلت‌های زمانی کوتاه و منابع محدود بسیار مناسب است.
مدیریت پروژه چابک/Agile
«متدولوژی چابک» نوعی از مدیریت پروژه Lean است که در تیم‌های توسعه محصول و نرم‌افزار محبوب است. در چابک، تیم‌ها به بهبود مستمر، واکنش‌های انعطاف‌پذیر به تغییرات، فرایندهای تکراری و تکامل تدریجی اعتقاد دارند. برخی از چارچوب‌های محبوب چابک شامل «اسکرام» و «کانبان» هستند.
متدولوژی PRINCE2
عبارت PRINCE2 مخفف Projects IN Controlled Environments و به معنای «پروژه‌ها در محیط‌های کنترل شده» است. در متدولوژی مدیریت پروژه PRINCE2، پروژه‌ها به هفت فرایند تقسیم می‌شوند: هدایت پروژه، راه‌اندازی پروژه، آغاز پروژه، مدیریت مرزهای فازها، کنترل یک فاز، مدیریت تحویل محصول و بستن پروژه.
اصول مدیریت پروژه
در مدیریت پروژه، هیچ فهرست دقیقی برای تمام اجزا و بخش‌ها وجود ندارد. این امر عمدتاً به این دلیل است که انواع مختلفی از روش‌های Project Management وجود دارند که هر کدام ویژگی‌ها، فرایندها و قالب‌های خاص خود را دارند. اما به‌طورکلی، هر رویکرد یا ابزاری که برای مدیریت پروژه استفاده می‌کنید، شامل موارد زیر خواهد بود:
-
هزینه‌های پروژه/Costs: بیشتر پروژه‌ها بودجه‌ای دارند که محدوده و آنچه را که می‌توانید در طول پروژه انجام دهید، تعریف می‌کند. این بودجه، نحوه تخصیص منابع و برنامه‌ریزی فعالیت‌ها را تحت‌تأثیر قرار می‌دهد.
-
تحویل‌دادنی‌ها/Deliverables: تحویل‌دادنی‌ها شامل محصولات، فایل‌ها یا دارایی‌هایی هستند که در پایان زمان‌بندی پروژه باید تکمیل و تحویل داده شوند. این می‌تواند شامل تبلیغات برای یک برند یا فیچرهای جدید یک محصول باشد.
-
وابستگی‌ها/Dependencies: در پروژه‌ها ممکن است وابستگی‌هایی وجود داشته باشد، به این معنی که یک کار نمی‌تواند آغاز شود تا زمانی که کار دیگری تکمیل شود. درصورتی‌که پروژه شما وابستگی‌های زیادی داشته باشد، استفاده از نمودارها مانند «نمودار گانت» برای نمایش زمان‌بندی کارها مفید خواهد بود.
-
نقاط عطف/Milestones: نقاط عطف به‌عنوان مراحلی شناخته می‌شوند که نشان‌دهنده اتمام یک دسته از کارها یا آغاز دسته‌ای جدید از کارها هستند. برخلاف «تحویل‌دادنی‌ها/Deliverables» که نمایانگر یک محصول یا نتیجه هستند، نقاط عطف یک لحظه از زمان را نشان می‌دهند.
-
گزارش‌های پیشرفت و وضعیت: در حین مدیریت پروژه، لازم است که به ذی‌نفعان پروژه گزارش پیشرفت و وضعیت ارسال کنید. گزارش‌دهی مناسب می‌تواند باعث افزایش شفافیت و همکاری میان تیم‌ها شود.
-
برنامه پروژه/Project Plan: برنامه پروژه یک نقشه راه است که عناصر کلیدی که تیم شما باید انجام دهد تا اهداف پروژه را به‌طور موفقیت‌آمیز محقق کند، در آن مشخص شده است.
-
اهداف SMART: هر پروژه باید اهداف مشخصی داشته باشد. هنگام تعیین اهداف پروژه، از سبک SMART استفاده کنید تا مطمئن شوید که معیارها و شاخص‌های واضحی برای اندازه‌گیری موفقیت پروژه دارید. SMART یعنی:
-
معین/Specific
-
قابل‌اندازه‌گیری/Measurable
-
قابل‌دستیابی/Achievable
-
مرتبط/Relevant
-
محدود به زمان/Time-bound
این اصول، بخش‌های اساسی مدیریت پروژه هستند که در هر نوع پروژه، با هر رویکردی باید در نظر گرفته شوند.
اعضای کلیدی تیم‌های پروژه
هر پروژه باید با شناسایی نقش‌ها و مسئولیت‌ها آغاز شود. مشخص‌بودن نقش‌ها از ابتدا به همه اعضا کمک می‌کند تا پروژه را به‌موقع و با موفقیت به انجام برسانند. نقش‌های اصلی در یک پروژه شامل موارد زیر است:
مدیر پروژه/Project Manager
شخصی که بر کل پروژه نظارت دارد و مسئول موفقیت پروژه است. «مدیر پروژه» برنامه‌ریزی، هماهنگی و نظارت بر تمامی مراحل پروژه را بر عهده دارد.
حامی پروژه/Project Sponsor
مدیر ارشدی که از پروژه حمایت می‌کند و در همکاری نزدیک با مدیر پروژه اطمینان حاصل می‌کند که منابع و پشتیبانی‌های لازم در دسترس است.
اعضای تیم/Team Members
افرادی که به‌طور فعال وظایف پروژه را انجام می‌دهند. این افراد مسئول اجرای بخش‌های مختلف برنامه پروژه هستند.
تأمین‌کننده/Supplier
افرادی که کالا یا خدمات موردنیاز پروژه را تأمین می‌کنند. نقش آنها بسته به نوع پروژه ممکن است حیاتی باشد.
ذی‌نفعان/Stakeholders
افرادی که به‌نوعی به پروژه علاقه‌مند هستند یا در آن نقش دارند. ذی‌نفعان به سه دسته تقسیم می‌شوند:
-
ذی‌نفعان اصلی: افرادی که کارهای اصلی پروژه را انجام می‌دهند و به‌طور فعال درگیر آن هستند.
-
ذی‌نفعان فرعی: افرادی که در جلسات شرکت می‌کنند و نقش کوچکی دارند؛ اما تصمیم‌گیرنده اصلی نیستند.
-
ذی‌نفعان علاقه‌مند: افرادی که در جریان پروژه قرار دارند، اما نقش فعالی ایفا نمی‌کنند یا تأثیر زیادی ندارند.
مشتری/Client
شخص یا تیمی که در پروژه‌های خارجی (نه داخلی) نتیجه نهایی پروژه را دریافت می‌کند. مشتری می‌تواند یکی از مهم‌ترین ذی‌نفعان باشد که نظرات و نیازهایش در تمامی مراحل پروژه باید مدنظر قرار گیرد.
بهترین گواهینامه‌های مدیریت پروژه
در سراسر جهان سازمان‌های مختلفی گواهینامه‌ها و دوره‌های آموزشی مدیریت پروژه ارائه می‌دهند. در اینجا به محبوب‌ترین گواهینامه‌ها اشاره کرده‌ایم:
گواهینامه مدیریت پروژه گوگل/Google Project Management Certificate
گوگل اخیراً با همکاری Coursera این برنامه آموزشی را ایجاد کرده است که تمام مبانی مدیریت پروژه را آموزش می‌دهد. این دوره برای افراد مبتدی گزینه‌ای عالی است.
گواهینامه‌های PMI
Project Management Institute طیف گسترده‌ای از گواهینامه‌های مدیریت پروژه را ارائه می‌دهد. معروف‌ترین آنها،Project Management Professional یا PMP است که به‌عنوان یک استاندارد صنعتی شناخته می‌شود و برای مدیران پروژه حرفه‌ای توصیه می‌شود.
گواهینامه چابک/Agile Certification
برای مدیران پروژه‌های چابک و اسکرام، گواهینامه‌ها و دوره‌های آموزشی متعددی وجود دارد. این گواهینامه‌ها برای مدیریت پروژه‌های مبتنی بر «متدولوژی اجایل/Agile Methodology» ضروری هستند.
گواهینامه‌های PRINCE2
PRINCE2 یک چارچوب مدیریت پروژه است که در بریتانیا، استرالیا و اروپا به‌طور گسترده استفاده می‌شود. برای شرکت در پروژه‌های PRINCE2 باید گواهینامه‌های مربوطه را دریافت کنید. این گواهینامه‌ها به‌ویژه برای مدیرانی که در این مناطق کار می‌کنند اهمیت دارد.
جمع‌بندی
مدیریت پروژه یک ابزار کلیدی برای تبدیل ایده‌ها به واقعیت و دستیابی به اهداف سازمانی است. این فرایند با استفاده از مهارت‌ها، متدولوژی‌ها و ابزارهای مختلف، به شما کمک می‌کند تا پروژه‌ها را با برنامه‌ریزی دقیق، اجرای مؤثر و نظارت مستمر به پایان برسانید.
از تعریف اهداف و تعیین دامنه پروژه تا مدیریت منابع و کاهش ریسک‌ها، Project Management راهکاری ساختاریافته برای موفقیت در هر مقیاسی ارائه می‌دهد.
با درک اصول مدیریت پروژه و استفاده از ابزارهای مناسب، می‌توانید تیم خود را هماهنگ کنید، پروژه‌ها را به‌موقع و با بودجه تعیین‌شده تحویل دهید و نتایج قابل‌اندازه‌گیری و موفقیت‌آمیزی ایجاد کنید.