10 حوزه دانش مدیریت پروژه | حوزه های PMBOK با مثال‌های کاربردی

هر پروژه‌ای، از کوچک‌ترین فعالیت‌های داخلی گرفته تا بزرگ‌ترین طرح‌های عمرانی، نیاز به برنامه‌ریزی، هماهنگی و اجرا دارد. اما چه چیزی باعث می‌شود برخی پروژه‌ها به‌طور موفقیت‌آمیز به سرانجام برسند، درحالی‌که برخی دیگر با شکست روبه‌رو می‌شوند؟ پاسخ در مدیریت صحیح حوزه های دانش مدیریت پروژه  نهفته است.

تسلط بر اصول مدیریت پروژه نه‌تنها برای مدیران پروژه، بلکه برای هر کسی که در اجرای یک پروژه نقش دارد، ضروری است. در این مطلب، 10 حوزه دانشی مدیریت پروژه را کاملاً معرفی می‌کنیم و مثال‌های مختلفی برای هر یک خواهیم زد؛ از یکپارچه‌سازی و محدوده پروژه گرفته تا مدیریت هزینه‌ها، ریسک‌ها و ذی‌نفعان.

اجیلیتی مرکز آموزش تخصصی اجایل، مدیریت پروژه و مهارت‌های نرم است؛ با منابع حرفه‌ای ما، آموزش مدیریت پروژه را از پایه تا پیشرفته یاد بگیرید.

PMBOK چیست؟

حوزه‌های دانشی مدیریت پروژه در واقع آن بخش‌ها و حیطه‌هایی از بدنه دانش مدیریت پروژه / PMBOK هستند که باید درباره مدیریت پروژه کارآمد و اثربخش بدانید تا بتوانید تمام ابعاد یک پروژه را شناخته و برای آن برنامه‌ریزی کنید. «راهنمای پی‌ام‌بوک / PMBOK® Guide» مرجع مناسبی برای شروع آشنایی با این حوزه‌هاست. اما مقاله حاضر نیز می‌تواند برای شروع آشنایی، کافی باشد.

فرقی نمی‌کند که مدیر پروژه‌ای هستید که برای آزمون PMP آماده می‌شوید، یا می‌خواهید دانش خود را به‌روز کنید، یا حتی صرفاً به دنبال درک بهتری از بهینه‌سازی و مدیریت پروژه‌های خود یا دیگران هستید؛ آشنایی با این حوزه‌ها و کار عمیق روی آنها می‌تواند دانش و مهارت شما را بهبود ببخشد و دید شما را به پیشبرد اهداف یک پروژه بزرگ وسیع‌تر کند.

1. مدیریت یکپارچگی پروژه

در حوزه های دانش PMBOK، «مدیریت یکپارچگی پروژه» مانند چتری است که تمام حوزه‌های دانشی دیگر مدیریت پروژه را در بر می‌گیرد. این حوزه فرایندها و وظایف مختلف را به هم پیوند می‌دهد تا پروژه‌ای منسجم با اهداف و خروجی‌های مشخص شکل بگیرد.

اگر به دنبال درک تصویر کلی پروژه‌ای که در حال انجام است و دریافت جایگاه آن در سازمان خود هستید، مدیریت یکپارچگی پروژه همان حوزه‌ای است که به آن نیاز دارید. از آنجا که این حوزه، وسیع‌ترین بخش مدیریت پروژه محسوب می‌شود، بهتر است آن را در انتها مرور کنید یا پس از تکمیل برنامه پروژه، دوباره به آن بازگردید.

مثال 1 مدیریت یکپارچگی پروژه: توسعه یک نرم‌افزار مالی

تصور کن یه شرکت فناوری مالی (فین‌تک) قصد داره یه نرم‌افزار مدیریت سرمایه‌گذاری برای کاربران خودش توسعه بده. این پروژه شامل تیم‌های مختلفی مثل «توسعه‌دهندگان نرم‌افزار / Software Developers»، «طراحان تجربه کاربری / UX Designers»، «تحلیل‌گران داده / Data Analysts» و تیم بازاریابیه.

مدیریت یکپارچگی پروژه یعنی تمام این تیم‌ها طبق یه برنامه مشخص عمل کنن. مثلاً:

• تیم توسعه مطمئن بشه که نرم‌افزار با استانداردهای امنیتی سازگاره.

• تیم طراحی تجربه کاربری با تیم توسعه همکاری کنه تا محصول نهایی کاربرپسند باشه.

• تیم بازاریابی کمپین تبلیغاتی رو دقیقاً زمانی که نرم‌افزار آماده انتشاره، اجرا کنه.

تو حوزه های دانش PMBOK، مدیریت یکپارچگی پروژه باعث می‌شه که همه بخش‌ها هماهنگ باشن و پروژه بدون تأخیر و با هماهنگی بالا تحویل داده بشه.

مثال 2 مدیریت یکپارچگی پروژه: ساخت یک برج اداری

یه شرکت تصمیم داره یه برج اداری 20 طبقه بسازه. این پروژه شامل بخش‌های مختلفی مثل مهندسی سازه، معماری، تأسیسات، پیمانکاری و تأمین مالیه.

مدیریت یکپارچگی پروژه به شما می‌گه تمام این بخش‌ها باید به‌صورت هماهنگ پیش برن. مثلاً:

• معمارا و مهندسای سازه تو طراحی اولیه به محدودیت‌های ساختاری و بودجه توجه کنن.

• پیمانکارا بر اساس جدول زمان‌بندی، مراحل ساخت رو بدون تداخل پیش ببرن.

• تأمین مالی پروژه به‌گونه‌ای مدیریت بشه که تو هیچ مرحله‌ای به کمبود بودجه برنخوره.

تو این پروژه، مدیریت یکپارچگی پروژه کمک می‌کنه که تیم‌های مختلف با یه برنامه جامع جلو برن تا ساخت برج تو زمان مشخص و بدون هزینه‌های اضافی تکمیل بشه.

2. مدیریت محدوده پروژه

چند بار پیش آمده که پروژه‌ای را آغاز کنید، اما وظایف اضافی و پیش‌بینی‌نشده به آن اضافه شوند و زمان تکمیل پروژه افزایش یابد؟ به همین دلیل، محدوده پروژه باید به‌وضوح تعریف شود و در طول فرایند اجرا، تحت کنترل قرار گیرد.

در حین انجام فرایندهای مرتبط با محدوده یا قلمرو پروژه، یک برنامه مدیریتی تدوین می‌کنید که محدوده را مشخص، تأیید و کنترل می‌کند. این فرایندها کمک می‌کنند تا تمرکز روی وظایف اصلی حفظ شود و همه -  از جمله سفارش‌دهنده پروژه - دقیقاً بدانند چه وظایفی در پروژه گنجانده شده است. این کار از تغییرات غیرمنتظره و انتظارات برآورده نشده جلوگیری می‌کند.

مثال 1 مدیریت محدوده پروژه: طراحی و توسعه یک وب‌سایت شرکتی

فرض کن یه شرکتی سفارش طراحی یه وب‌سایت جدید داده به تیم شما. اول کار، قرار بود پنج صفحه اصلی طراحی بشه (خانه، درباره ما، خدمات، نمونه‌کارها و تماس با ما) و یه ماژول وبلاگ ساده هم اضافه بشه.

ولی وسط کار، مشتری می‌گه که یه فروشگاه اینترنتی، یه چت آنلاین و یه داشبورد مدیریتی هم می‌خواد به سایت اضافه بشه. اگه مدیریت محدوده پروژه درست انجام نشده باشه، تیم مجبور میشه این درخواست‌ها رو قبول کنه، که می‌تونه کل برنامه‌ریزی زمان و هزینه پروژه رو به هم بریزه.

اما اگه از اول محدوده پروژه مشخص باشه، تیم می‌تونه با استناد به سند محدوده، این تغییرات رو بررسی کنه و اگه لازم باشه، پیشنهاد بده که این ویژگی‌ها توی فاز بعدی پروژه اضافه بشن.

مثال 2 مدیریت محدوده پروژه: برگزاری یک همایش بین‌المللی

تصور کن تیمت مسئول برگزاری یه همایش تو حوزه تکنولوژیه. تو برنامه‌ریزی اولیه، قرار بود فقط سالن رزرو بشه، 10 تا سخنران دعوت بشن، تبلیغات آنلاین انجام بشه و پذیرایی هم از شرکت‌کنندگان بشه.

اما چند هفته مونده به همایش، بعضی از مدیرها پیشنهاد میدن که پخش لایو، ترجمه هم‌زمان و یه مراسم شام اختصاصی هم اضافه بشه. اگه مدیریت محدوده پروژه درست انجام نشده باشه، این تغییرات می‌تونه هزینه‌ها رو زیاد کنه و فشار زیادی به تیم اجرایی وارد کنه.

اما اگه محدوده پروژه دقیق مدیریت شده باشه، تیم می‌تونه بررسی کنه که آیا این تغییرات با بودجه و زمان‌بندی پروژه سازگاری داره یا نه، یا اونا رو به‌عنوان پیشنهادهایی برای رویدادهای آینده در نظر بگیره.

3. مدیریت زمان‌بندی پروژه

تقریباً تمام پروژه‌ها به چندین جدول زمانی و برنامه‌های افراد مختلف وابسته هستند. برخی از اعضای تیم ممکن است برای ایجاد حاشیه اطمینان و جلوگیری از فشار کاری، زمان مورد نیاز برای انجام وظایف را بیش از حد تخمین بزنند.

برخی دیگر ممکن است زمان مورد نیاز را کمتر از حد واقعی برآورد کنند و در ادامه به برنامه‌ریزی دیگر افراد هم لطمه بزنند. علاوه بر این، مشکلات غیرمنتظره نیز می‌توانند برنامه زمانی تیم شما را دچار اختلال کنند. این دقیقاً همان دلیلی است که مدیریت زمان اثربخش را به امری حیاتی برای پروژه‌تان تبدیل می‌کند.

برنامه‌ریزی مشخص می‌کند که کدام وظایف قابل‌تنظیم هستند و چگونه منابع تیم را در طول پروژه تخصیص دهیم و مدیریت کنیم. وقتی با چالش‌های پیش‌بینی‌نشده مواجه شوید، داشتن یک برنامه زمانی دقیق به شما کمک می‌کند تا در شرایط پرفشار آرامش خود را حفظ کرده و تصمیمات بهتری بگیرید.

مثال 1 مدیریت زمان پروژه: توسعه یک اپلیکیشن موبایل

فرض کن یه شرکت فناوری تصمیم می‌گیره یه اپلیکیشن مدیریت مالی شخصی رو توی 6 ماه توسعه بده. تیم شامل توسعه‌دهنده‌ها، طراح‌ها و متخصص‌های بازاریابیه.

• بعضی از توسعه‌دهنده‌ها برای احتیاط، زمان هر مرحله رو بیشتر از چیزی که واقعاً نیاز هست تخمین می‌زنن.

• بعضیا هم زمان‌بندی خیلی خوش‌بینانه‌ای میدن و ممکنه با تأخیر مواجه بشن.

• وسط پروژه، ممکنه مشکلاتی مثل تغییر نیازهای مشتری یا پیدا شدن باگ‌های پیچیده پیش بیاد که برنامه‌ریزی زمانی رو به هم بریزه.

مدیریت زمان پروژه توی مجموعه دانش مدیریت پروژه خیلی مهمه تا بتونیم درست برنامه‌ریزی کنیم، نقاط حساس پروژه رو شناسایی کنیم و وظایف ضروری رو تعیین کنیم. اگه مشکلی پیش بیاد، نیاز به راهکارهای جبرانی داریم.

مثال ۲ مدیریت زمان پروژه: ساخت یک خط تولید جدید در کارخانه

یه کارخانه تولید قطعات خودرو تصمیم می‌گیره یه خط تولید جدید رو توی 9 ماه آینده راه بندازه.

• تیم مهندسی باید تجهیزات رو طراحی و تأمین کنه.

• تیم اجرایی باید نصب و راه‌اندازی رو مدیریت کنه.

• تیم آموزش باید کارگران رو برای استفاده از دستگاه‌ها آماده کنه.

اگه برنامه زمانی پروژه دقیق نباشه، ممکنه تأخیر در تحویل تجهیزات باعث وقفه توی فرایند نصب بشه یا آماده نبودن کارگران باعث بشه بهره‌وری کم بشه.

مدیریت زمان پروژه باعث میشه همه مراحل درست هماهنگ بشن و تأخیرها به حداقل برسن.

 

4. مدیریت هزینه پروژه

چه بودجه‌ای برای پروژه تعریف شده باشد و چه نه، اجرای آن هزینه خواهد داشت. کنترل هزینه‌ها - یا حداقل نگه‌داشتن آن‌ها در سطحی منطقی و قابل پیش‌بینی - یکی از اصول کلیدی برای نشان‌دادن «بازگشت سرمایه / Return Of Investment» یا ROI پروژه است. در نهایت، اگر نتوانید به‌طور دقیق مشخص کنید که یک پروژه چقدر هزینه خواهد داشت، چگونه می‌توانید میزان سودآوری آن را ارزیابی کنید؟

مدیریت هزینه فقط به ایجاد یک بودجه در ابتدای پروژه محدود نمی‌شود. بلکه باید به‌طور مداوم هزینه‌ها را بررسی و مدیریت کنید تا در پایان پروژه با هزینه‌های غیرمنتظره روبه‌رو نشوید.

مثال 1 مدیریت هزینه پروژه: توسعه یک فروشگاه آنلاین

یه شرکت تصمیم می‌گیره یه فروشگاه اینترنتی برای فروش محصولاتش راه بندازه. برآورد اولیه هزینه‌ها شامل:

• طراحی و توسعه وب‌سایت: 200 میلیون تومان

• هزینه هاست و دامنه: 10 میلیون تومان سالانه

• تبلیغات دیجیتال برای جذب مشتری: 300 میلیون تومان

تو طول پروژه، تیم بازاریابی پیشنهاد می‌ده که تبلیغات ویدیویی گران‌تری اجرا بشه و تیم توسعه هم درخواست بودجه اضافی برای افزودن فیچرهای محصول سفارشی می‌کنه.

اگه مدیریت هزینه پروژه دقیق نباشه، هزینه‌های نهایی ممکنه خیلی بیشتر از بودجه اولیه بشه. اما با نظارت مستمر روی هزینه‌ها، میشه تغییرات رو به‌صورت کنترل‌شده انجام داد و در عین حال به ROI هم رسید.

مثال 2 مدیریت هزینه پروژه: برگزاری یک کنفرانس تجاری

یه شرکت قصد داره یه کنفرانس بزرگ با حضور 500 نفر برگزار کنه و برآورد هزینه‌های اولیه به شرح زیر هست:

• اجاره سالن همایش: 300 میلیون تومان

• پذیرایی و خدمات: 200 میلیون تومان

• تبلیغات و جذب مخاطب: 150 میلیون تومان

توی حین اجرا ممکنه هزینه‌های غیرمنتظره‌ای مثل نیاز به تجهیزات صوتی پیشرفته‌تر یا هزینه اضافی برای سخنران‌های بین‌المللی به بودجه اضافه بشه.

تو مجموعه دانش مدیریت پروژه، اگه مدیریت هزینه پروژه درست انجام نشه، ممکنه هزینه کل از حد تعیین‌شده بیشتر بشه و ضرر مالی ایجاد کنه. اما با کنترل مداوم هزینه‌ها، تیم اجرایی می‌تونه راه‌حل‌هایی برای کاهش هزینه‌های غیرضروری پیدا کنه و پروژه رو تو محدوده بودجه نگه داره.

5. مدیریت کیفیت پروژه

در مدیریت پروژه، کیفیت به معنای کمال و بی‌نقصی نیست. صرف زمان و منابع برای رساندن یک پروژه به حد بی‌نقصی نه‌تنها صحیح نیست، بلکه در بسیاری از موارد حتی امکان‌پذیر هم نیست. هدفِ مدیریت کیفیت پروژه این است که در تمام پروژه‌ها یک استاندارد مشخص و پایدار حفظ شود.

اگر انتظارات ذی‌نفعان را به‌خوبی بشناسید و توافقات منطقی و مشخصی با آن‌ها و تیم خود داشته باشید، کنترل کیفیت به شما کمک می‌کند که همیشه خروجی‌های مطلوبی ارائه دهید. درصورتی‌که پروژه‌ها به نتایج مورد انتظار نرسند، می‌توانید مسیر را اصلاح کرده و تغییراتی در فرایند یا محصول ایجاد کنید تا پروژه را به مسیر درست بازگردانید.

مثال 1 مدیریت کیفیت پروژه: ساخت یک اپلیکیشن موبایل

فرض کن تیم شما مسئول توسعه یه اپلیکیشن موبایل برای مدیریت امور مالی باشه. هدف اینه که اپلیکیشن هم از نظر عملکرد و هم از نظر تجربه کاربری به استانداردهای معقول و قابل‌قبولی برسه.

اینجا، مدیریت کیفیت شامل موارد زیره:

• تعیین ویژگی‌هایی که اپلیکیشن باید داشته باشه (مثل امنیت، سرعت و کاربرپسندی)

• ایجاد فرایندهای آزمایش و کنترل کیفیت برای اطمینان از عملکرد صحیح اپلیکیشن

• اجرای بازخوردهای کاربران اولیه و اصلاح مشکلات قبل از انتشار عمومی

اگه وسط پروژه بعضی ویژگی‌ها یا عملکردها مطابق انتظارات نباشه، تیم می‌تونه تغییرات لازم رو اعمال کنه تا محصول نهایی به استانداردهای مورد نظر برسه.

مثال 2 مدیریت کیفیت پروژه: برگزاری یک کنفرانس بین‌المللی

فرض کن یه شرکت در حال برگزاری یه کنفرانس بین‌المللی با بیش از 500 شرکت‌کننده باشه. هدف اینه که تجربه بی‌نقصی برای شرکت‌کنندگان فراهم بشه.

مدیریت کیفیت تو اینجا شامل موارد زیر هست:

• اطمینان از کیفیت محتوای سخنرانی‌ها و هماهنگی با سخنران‌ها برای ارائه مطالب طبق برنامه

• بررسی کیفیت خدمات پذیرایی، محل برگزاری و تجهیزات صوتی-تصویری

• جمع‌آوری بازخورد از شرکت‌کنندگان برای ارزیابی نقاط قوت و ضعف رویداد

اگه تیم از قبل فرایندهای تضمین و کنترل کیفیت رو درست انجام داده باشه و ناخواسته مشکلی تو هر بخشی از این رویداد پیش بیاد، مثل کیفیت پایین پذیرایی یا مشکل تو تجهیزات صوتی، تیم می‌تونه سریعاً اقدام کنه تا این مشکلات رو اصلاح کنه و کیفیت تجربه شرکت‌کنندگان حفظ بشه.

6. مدیریت منابع پروژه

شاید کارکردن با افراد، یکی از دلایلی است که شما به مدیریت پروژه پیوسته‌اید، درست است؟ یکی از لذت‌بخش‌ترین قسمت‌های مدیریت پروژه، ایجاد تیم‌هایی است که هماهنگ با هم کار می‌کنند و به رشد و یادگیری هم کمک می‌کنند. به همین دلیل، این حوزه از مدیریت پروژه بیشتر از صرفاً تنظیم برنامه‌ها و تخصیص وظایف است.

در حوزه های دانش PMBOK، مدیریت منابع مؤثر نیاز به آگاهی از توانمندی‌های تیم دارد. باید نقاط قوت، ضعف و اشتراکات اعضای تیم را شناسایی کنید. در نهایت، همه این‌ها به رشد اعضای تیم کمک می‌کنند.

مثال 1 مدیریت منابع پروژه: تیم توسعه نرم‌افزار

فرض کن تیم شما مسئول توسعه یه سیستم مدیریت پروژه باشه. تیم شامل برنامه‌نویس‌ها، طراح‌های رابط کاربری و تحلیلگرهای کسب‌وکار هست.

برای اینکه منابع رو درست مدیریت کنی، باید:

• نقاط قوت هر عضو تیم رو بشناس؛ مثلاً یه برنامه‌نویس ممکنه تو کار با دیتابیس‌ها قوی باشه، درحالی‌که یه طراح تو طراحی رابط کاربری تجربه بیشتری داشته باشه.

• با درک توانمندی‌های فردی، وظایف رو به‌درستی بین اعضای تیم تقسیم کن تا کارها سریع‌تر و با کیفیت بالاتر انجام بشه.

• خلأهای دانش تیم رو شناسایی کن؛ مثلاً اگه تیم به یادگیری بیشتر درباره امنیت نرم‌افزار نیاز داره، می‌تونی دوره‌های آموزشی براشون تهیه کنی.

• فرصت‌های آموزشی برای کل تیم ایجاد کن، مثل کارگاه‌های توسعه مهارت یا آشنایی با به‌روزرسانی‌های جدید.

این کار نه‌تنها کمک می‌کنه که تیم وظایفش رو به بهترین شکل انجام بده، بلکه باعث رشد شخصی و حرفه‌ای اعضای تیم هم می‌شه.

مثال 2 مدیریت منابع پروژه: تیم برگزاری کنفرانس

فرض کن یه شرکت قصد داره یه کنفرانس تجاری بزرگ با بیش از 300 شرکت‌کننده برگزار کنه. تیم برگزاری شامل افراد از بخش‌های مختلفی مثل بازاریابی، سازماندهی، پذیرایی و سخنرانی هست.

تو مدیریت منابع پروژه:

• برای هر بخش، افراد با مهارت‌های مرتبط انتخاب می‌شن؛ مثلاً برای بخش پذیرایی، کسی که تجربه مدیریت رویدادهای بزرگ رو داره، انتخاب می‌شه.

• با شناخت توانمندی‌های تیم، می‌تونی کارها رو جوری تقسیم کنی که همه وظایف با کیفیت بالا و سر وقت انجام بشه.

• بعضی اعضای تیم ممکنه نیاز به آموزش‌های بیشتر داشته باشن، مثل مدیریت بحران یا هماهنگی بین تیم‌ها.

• برای کل تیم، دوره‌های آموزشی در زمینه مهارت‌های ارتباطی و کار تیمی می‌تونه خیلی مفید باشه.

7. مدیریت ارتباطات پروژه

چند بار این جمله را شنیده‌اید: «من را در جریان بگذار!»؛ اما بااین‌حال، وقتی تغییراتی رخ می‌دهد، ممکن است برخی از ذی‌نفعان مهم از آن بی‌خبر بمانند.

بین ارتباطات ناکافی و ارتباطات بیش از حد یک مرز باریک وجود دارد. برنامه مدیریت ارتباطات شما نقشی اساسی در شناسایی این موضوع دارد که چه کسی، چه اطلاعاتی را و در چه زمانی باید دریافت کند، آن هم پیش از آغاز پروژه.

مثال 1 مدیریت ارتباطات پروژه: توسعه نرم‌افزار

فرض کن یه شرکت داره یه نرم‌افزار جدید برای مدیریت پروژه توسعه می‌ده و تیم‌های توسعه، بازاریابی و مدیریت محصول توی این پروژه درگیرن.

برای اینکه ارتباطات به درستی مدیریت بشه:

• باید مشخص بشه هر تیم چه اطلاعاتی نیاز داره و هر چند وقت یه‌بار باید آپدیت بشه. مثلاً تیم بازاریابی باید از ویژگی‌های جدید نرم‌افزار باخبر باشه تا کمپین‌های تبلیغاتیش رو درست تنظیم کنه.

• اگه توسعه‌دهنده‌ها یه ویژگی رو تغییر بدن ولی این موضوع به تیم بازاریابی اطلاع داده نشه، ممکنه تبلیغات اشتباهی منتشر بشه.

راه‌حل: جلسات هفتگی برای هماهنگی بین تیم‌ها و استفاده از ابزارهای ارتباطی یا «مدیریت پروژه» مثل Slack یا جیرا یا ترلو برای به‌روزرسانی‌های لحظه‌ای.

مثال 2 مدیریت ارتباطات پروژه: اجرای پروژه ساختمانی

یه شرکت ساختمونی داره یه مجتمع مسکونی می‌سازه و توی این پروژه چند تا پیمانکار، مدیر پروژه و سرمایه‌گذار درگیرن.

• اگه تو تأمین مصالح تأخیری پیش بیاد و پیمانکارا خبر نداشته باشن، ممکنه کارگرا بی‌دلیل معطل بمونن و کلی هزینه اضافه ایجاد بشه.

• همین‌طور، اگه سرمایه‌گذارها از مشکلات احتمالی بی‌خبر بمونن، ممکنه اعتمادشون نسبت به پروژه کم بشه.

راه‌حل: گزارش‌های هفتگی منظم برای اطلاع‌رسانی به همه ذی‌نفعا و استفاده از ابزارهای آنلاین برای نمایش وضعیت پروژه به‌صورت لحظه‌ای.

 

8. مدیریت ریسک پروژه

واقعیت این است که هیچ پروژه‌ای بدون مشکل پیش نمی‌رود. این که تصور کنیم همه چیز طبق برنامه و بدون چالش پیش خواهد رفت، غیرواقع‌بینانه است.

اگر بتوانید مشکلات را پیش‌بینی کرده و ریسک‌های اصلی پروژه را شناسایی کنید و برنامه‌هایی برای کاهش آن‌ها داشته باشید، تیم شما و ذی‌نفعان پروژه هنگام بروز مشکلات، آماده‌تر و منعطف‌تر خواهند بود.

علاوه بر این، در مجموعه دانش مدیریت پروژه، با صرف زمان و انرژی در ابتدای پروژه برای شناسایی و مدیریت ریسک‌ها، از مواجهه با بحران‌های لحظه آخری که باعث استرس تیم و فشار زمانی می‌شوند، جلوگیری خواهید کرد.

مثال 1 مدیریت ریسک پروژه: توسعه اپلیکیشن موبایل

فرض کن یه تیم داره یه اپلیکیشن موبایل برای یه استارتاپ توسعه می‌ده. یکی از ریسک‌های احتمالی این پروژه، ناسازگاری اپ با بعضی از دستگاه‌های قدیمی‌تره که می‌تونه باعث نارضایتی کاربرا بشه.

برای مدیریت این ریسک:

• تیم از همون اول تست‌های سازگاری رو روی دستگاه‌های مختلف برنامه‌ریزی می‌کنه.

• قبل از انتشار نسخه نهایی، یه نسخه بتا منتشر می‌کنه و بازخورد کاربرا رو جمع‌آوری می‌کنه.

• اگه مشکلی پیش بیاد، منابع و راهکارهایی برای بهینه‌سازی عملکرد اپلیکیشن در نظر گرفته می‌شه.

مثال 2 مدیریت ریسک پروژه: برگزاری کنفرانس بین‌المللی

فرض کن یه تیم مسئول برگزاری یه کنفرانس بین‌المللی با حضور سخنرانای خارجی باشه. یکی از ریسک‌های این پروژه، تأخیر یا لغو پروازهاست که می‌تونه برنامه کنفرانس رو مختل کنه.

برای کاهش این ریسک:

• از همون اول، گزینه‌های جایگزین مثل سخنرانان ذخیره یا امکان ارائه آنلاین در نظر گرفته می‌شه.

• بلیت‌های پرواز با شرایط قابل تغییر یا کنسلی رزرو می‌شن تا در صورت لزوم، بتونن تغییر کنن.

• تیم اجرایی از چند روز قبل وضعیت پروازها رو رصد می‌کنه تا اگه مشکلی پیش اومد، سریعاً راه‌حل جایگزین ارائه بده.

9. مدیریت تأمین و تدارکات پروژه 

در برخی موارد یا بخش‌هایی از یک پروژه، ممکن است منابع یا برخی اعضای تیم را برای انجام یک وظیفه خاص در اختیار نداشته باشید. اگر بخواهید برای انجام آن کارها، پیمانکاران یا تأمین‌کنندگانی خارج از شرکت را استخدام کنید یا به عبارتی وظایف را برون‌سپاری / Outsourcing کنید، باید مطمئن باشید که آن‌ها به‌طور مؤثر با تیم شما هماهنگ می‌شوند.

این حوزه دانش PMBOK، قوانین و چارچوب‌هایی را برای تعیین اینکه کدام کارها یا خدمات باید توسط پیمانکاران خارجی انجام شود، ارائه می‌دهد. 

این حوزه همچنین شامل برنامه‌ریزی برای اسناد قانونی و فرایندهای هماهنگی پیش از آغاز کار است. ممکن است همیشه به این حوزه نیاز نداشته باشید، اما زمانی که لازم باشد، این بخش مهم می‌شود.

مثال 1 مدیریت تأمین و تدارکات پروژه: توسعه یک وب‌سایت با قابلیت‌های پیشرفته

فرض کن یه شرکت فناوری در حال توسعه یه وب‌سایت جدید باشه، اما تیم داخلیش تجربه کافی در طراحی UI/UX نداشته باشه.

برای مدیریت تأمین و تدارکات پروژه:

• شرکت تصمیم می‌گیره یه تیم متخصص در طراحی UI/UX رو به‌عنوان پیمانکار خارجی استخدام کنه.

• قرارداد همکاری شامل مواردی مثل محدوده‌ کاری، زمان‌بندی تحویل، نحوه پرداخت‌ها و مالکیت حقوقی طراحی‌ها خواهد بود.

• تیم داخلی و پیمانکار از طریق جلسات منظم و ابزارهای مدیریت پروژه مثل جیرا و ترلو هماهنگ می‌شن تا خروجی نهایی دقیقاً مطابق نیازهای پروژه باشه.

 

مثال 2 مدیریت تأمین و تدارکات پروژه: برگزاری یک رویداد شرکتی بزرگ

یه شرکت مالی می‌خواد یه کنفرانس سالانه برای مشتریاش و شرکای تجاریش برگزار کنه، ولی تیم داخلیش تجربه کافی توی برگزاری رویداد نداره.

برای اینکه خیالش راحت باشه:

• تصمیم می‌گیره یه شرکت حرفه‌ای توی این کار رو بیاره که همه‌چی رو، از رزرو سالن و پذیرایی گرفته تا کارای فنی و برنامه‌ریزی، مدیریت کنه.

• قراردادشون هم دقیق بسته می‌شه که همه‌چیز مشخص باشه، از هزینه‌ها و زمان‌بندی گرفته تا استانداردهای کیفیت خدمات.

• تیم داخلی هم جلسات منظم با این شرکت برگزار می‌کنه که مطمئن بشه همه‌چی طبق برنامه پیش می‌ره.

10. مدیریت ذی‌نفعان پروژه

در نهایت، موفقیت یا شکست یک پروژه به نحوه ارائه و تحویل آن به ذی‌نفعان بستگی دارد. اما ذی‌نفعان چه کسانی هستند؟

ذی‌نفعان فقط شامل درخواست‌کننده‌های پروژه نمی‌شوند، بلکه اعضای تیمی که روی پروژه کار کرده‌اند، پیمانکاران، تأمین‌کنندگان، مشتریان، عموم مردم و بسیاری از افراد دیگر، چه درون سازمان و چه بیرون از آن جزو ذی‌نفعان حساب می‌شوند. البته همه ذی‌نفعان برای یک پروژه در یک سطح اهمیت قرار ندارند.

شناسایی اینکه چه کسانی در پروژه ذی‌نفع هستند و نقش آن‌ها در فرایندهای محصول چیست، باعث می‌شود هر فرد به میزان لازم اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت کند، نه بیشتر و نه کمتر.

مثال 1 مدیریت ذی‌نفعان پروژه: توسعه نرم‌افزار مدیریت پروژه

یه شرکت داره روی یه نرم‌افزار مدیریت پروژه کار می‌کنه که هم اعضای تیم خودش ازش استفاده کنن، هم بفروشنش به مشتری‌ها. خب، این پروژه چند تا ذی‌نفع داره:

• مدیران شرکت که بیشتر به بازگشت سرمایه و موفقیت تجاری اهمیت میدن.

• توسعه‌دهنده‌ها که کارشون کدنویسی و پیاده‌سازی قابلیت‌هاست.

• کاربران نهایی (مدیرای پروژه و تیم‌ها) که انتظار دارن نرم‌افزارشون کاربردی و راحت باشه.

• تیم پشتیبانی و آموزش که باید مستندات و آموزش‌های لازم رو برای کاربران فراهم کنن.

حالا، برای اینکه همه توی جریان باشن و اطلاعات متناسب با نیازشون بگیرن:

• مدیرا گزارش‌های مالی و پیشرفت پروژه رو دریافت می‌کنن.

• کاربرا توی جلسات تست نرم‌افزار شرکت می‌کنن و بازخورد میدن.

• توسعه‌دهنده‌ها با تیم‌های پشتیبانی در ارتباطن که مستندات و آموزش‌های لازم رو تهیه کنن.

اینجوری، پروژه هم روون پیش میره، هم همه ذی‌نفعا راضی می‌مونن.

مثال 2 مدیریت ذی‌نفعان پروژه: ساخت یک مرکز خرید جدید

یه شرکت ساختمونی داره یه مرکز خرید بزرگ توی یه منطقه از شهر می‌سازه. این پروژه هم ذی‌نفعای مختلفی داره که باید مدیریت بشه:

• سرمایه‌گذاران و سهام‌داران: که سودآوری و موفقیت پروژه برای اون‌ها مهمه.

• مقامات شهری و دولتی: که مسئول تأیید مجوزهای ساختمانی و اطمینان از رعایت استانداردهای شهری هستن.

• ساکنان منطقه: که ممکنه نگران مزاحمت‌های ساخت‌وساز و عوارض اون باشن.

• مغازه‌داران و صاحبان فروشگاه‌ها: که به دنبال یه فضای مناسب برای راه‌اندازی فروشگاه‌هاشون هستن.

برای مدیریت ذی‌نفعان در این پروژه:

• باید جلسات با مقامات دولتی برگزار بشه تا مجوزهای لازم گرفته بشه.

• باید جلسات عمومی برای اطلاع‌رسانی به ساکنان برگزار بشه و نظراتشون دریافت بشه.

• باید قراردادهایی با برندها و صاحبان فروشگاه‌ها تنظیم بشه تا فضاهای فروشگاهی تأمین بشه.

با این روش، همه با هم هماهنگ می‌شن و پروژه به‌خوبی پیش میره. 

در نهایت

امیدوارم توانسته باشیم بگوییم PMBOK چیست. PMBOK یعنی مدیریت پروژه و مدیریت پروژه یک هنر است؛ هنری که با تسلط بر 10 حوزه‌ دانشی مدیریت پروژه، می‌تواند پروژه‌های شما را از سردرگمی نجات دهد. با برنامه‌ریزی دقیق، مدیریت منابع، کنترل هزینه‌ها و ارتباطات مؤثر، می‌توانید پروژه‌های خود را به‌طور حرفه‌ای هدایت کنید و نتایجی فراتر از انتظار رقم بزنید. حالا که با این اصول آشنا شدید، بهتر می‌توانید پروژه بعدی خود را با اطمینان و مهارت مدیریت کنید.