تخته کانبان | راهنمای کامل استفاده از Kanban Board برای مدیریت پروژه

در مطلب گذشته درباره متدولوژی کانبان و روش‌های مدیریت کار بر پایه نگرش اجایل صحبت کردیم. اکنون در این مقاله قصد داریم کلیدی‌ترین ابزار این رویکرد را از زوایای مختلف بررسی کنیم: تخته کانبان یا Kanban Board.

در واقع می‌خواهیم با اجزای اصلی بورد کانبان، منطق عملکرد آن و همچنین یک نمونه عملی از پیاده‌سازی آن در یک پروژه واقعی را بررسی کنیم. اگر به دنبال ایجاد نظم، شفافیت و بهبود مستمر در جریان کارهای تیمی خود هستید، این راهنما نقطه آغاز خوبی برای شماست.

تخته کانبان چیست؟

تخته کانبان یک ابزار بصری برای مدیریت پروژه و جریان کارهاست که به کمک آن می‌توانیم وضعیت انجام کارها را به‌راحتی ببینیم. بورد کانبان معمولاً از ستون‌های زیر تشکیل شده است:

• «برای انجام»

• «در حال انجام»

• «انجام‌شده» 

هر کار یا وظیفه به‌صورت یک کارت روی این تخته قرار می‌گیرد و با پیشرفت کار، از ستونی به ستون دیگر منتقل می‌شود. این روش کمک می‌کند تا تیم‌ها روند کاری خود را بهتر رصد کنند، تعداد کارهای هم‌زمان برای انجام را کنترل و سریع‌تر موانع کاری را شناسایی کنند.

کانبان مسیری طولانی را از زمان پیدایشش در تولید ناب / Lean Manufacturing طی کرده است و این تحول را مدیون گروه کوچکی از علاقه‌مندان پرانرژی خود است. کارهای دیوید اندرسون در تعریف روش کانبان باعث شد این ابزار وارد دنیای نرم‌افزار و خدمات شود و کتاب «کانبان شخصی» نوشته جیم بنسون و تونیان دماریا، کاربردهای کانبان را به جاهایی گسترش داد که احتمالاً فکرش را نمی‌کنید.

پنج عنصر طلایی در بوردهای کانبان

دیوید اندرسون مشخص کرد که تخته‌های کانبان از پنج مؤلفه اصلی زیر تشکیل می‌شوند:

1. نشانه‌های بصری / Visual Signals

یکی از اولین چیزهایی که در تخته کانبان توجهات را به خود جلب می‌کند، کارت‌های رنگی یا چسبی (استیکی نوت‌ها) هستند. تیم‌های کانبان همه کارها و پروژه‌های خود را روی این کارت‌ها می‌نویسند؛ معمولاً هر کارت فقط مخصوص یک مورد کار است.

در تیم‌های اجایل، هر کارت می‌تواند یک داستان کاربر / User Story باشد. این کارت‌های تصویری کمک می‌کنند اعضای تیم و ذی‌نفعان خیلی سریع بفهمند تیم روی چه چیزی کار می‌کند.

2. ستون‌ها / Columns

یکی دیگر از ویژگی‌های بارز یک کانبان بورد، ستون‌ها هستند. هر ستون نماینده یک مرحله از جریان کاری / Workflow است که کارت‌ها در آن جابه‌جا می‌شوند تا به پایان برسند. این مراحل می‌توانند ساده باشند؛ مانند «برای انجام»، «در حال انجام»، «انجام‌شده» یا خیلی پیچیده‌تر.

3. محدودیت کار در حال انجام / WIP Limits

WIP یا Work In Progress یعنی کار در حال انجام. این تعداد کار در حال انجام به طور هم‌زمان باید برای مدیریت بهره‌وری تیم، مقدار محدودی باشد. مثلاً اگر ستونی WIP سه داشته باشد، نمی‌تواند بیشتر از سه کارت فعال داشته باشد.

وقتی ظرفیت ستون پر شد، تیم باید تمرکز خود را عمیقاً بر همان کارت‌های موجود بگذارد و آنها را جلو ببرد و نمی‌تواند کارت جدیدی اضافه کند. این محدودیت‌ها برای شناسایی گلوگاه‌ها و افزایش جریان کار حیاتی هستند و به‌نوعی زنگ خطری برای تعهد بیش از حد هم محسوب می‌شوند.

4. نقطه تعهد / Commitment Point

تیم‌های کانبان معمولاً یک بک لاگ دارند که همه ایده‌ها و درخواست‌های پروژه در آن قرار می‌گیرند. نقطه تعهد لحظه‌ای است که تیم تصمیم می‌گیرد روی یک ایده یا پروژه کار کند و آن ایده را از بک‌لاگ وارد جریان کاری فعلی می‌کند.

5. نقطه تحویل / Delivery Point

این نقطه پایان مسیر کار روی داشبورد کانبان است. برای بیشتر تیم‌ها، این یعنی وقتی که محصول یا خدمت به دست مشتری می‌رسد.

هدف این است که کارت‌ها هرچه سریع‌تر از نقطه تعهد (شروع به کار) به نقطه تحویل (اتمام کار) برسند. فاصله زمانی بین این دو نقطه، زمان تحویل / Lead Time نامیده می‌شود و تیم‌ها دائماً در تلاش‌ هستند که این زمان را تا حد امکان کاهش دهند.

تخته‌ای که پنج عنصر بالا را داشته باشد، قطعاً تیم شما را در مسیر موفقیت قرار می‌دهد.

قانون طلایی جیم بنسون برای ساده‌سازی کانبان

جیم بنسون می‌گوید کانبان فقط دو قانون دارد:
«محدودکردن کار در حال انجام (WIP) و قابل‌مشاهده کردن کارها.»

به گفته او، اگر فقط با همین دو قانون شروع کنید و آن را در کار خود پیاده‌سازی کنید، تخته کانبان شما ممکن است ظاهر کاملاً متفاوتی داشته باشد و این اصلاً اشکالی ندارد!

جیم اعتقاد دارد:
«هر چی قانون بیشتری اضافه کنیم، کانبان در زمینه‌های کمتری قابل‌استفاده می‌شه.»

از کارخانه تویوتا تا تیم‌های نرم‌افزاری چابک؛ داستان تحول کانبان

تاریخچه تخته‌های کانبان به سال 1963 و کارخانه تویوتا برمی‌گردد، جایی که «تاایچی اونو» اصول اولیه کانبان را برای مدیریت جریان قطعات در زنجیره تأمین طراحی کرد.

در حدود سال 2006، توسعه‌دهندگان نرم‌افزار از این روش برای نمایش وضعیت پروژه‌های خود روی تخته‌های سفید استفاده کردند و با اضافه‌کردن ستون‌ها و ساختار، شکل مدرن تخته‌های کانبان امروزی شکل گرفت. امروزه کانبان در صنایع مختلف برای بهبود نظم و شفافیت کار استفاده می‌شود.

انواع تخته‌های کانبان؛ کدام برای تیم شما بهتر است؟

تخته‌های کانبان در انواع مختلفی وجود دارند و بسته به نوع محیط مثلاً تولید، منابع انسانی، توسعه چابک نرم‌افزار یا DevOps، می‌توانند فیزیکی یا دیجیتال باشند.

تخته‌های فیزیکی ساده‌ترین نوع هستند؛ معمولاً یک وایت‌برد با ستون‌هایی برای مراحل کار و یادداشت‌های چسبان (استیکی نوت) که بین ستون‌ها جابه‌جا می‌شوند. این تخته‌ها برای تیم‌های حضوری خیلی مؤثرند، چون همیشه جلوی چشم هستند و باعث گفت‌وگوی مفید درباره نحوه انجام کار می‌شوند. مثلاً شرکت Optimizely با استفاده از تخته‌های فیزیکی بزرگ، به شفافیت بالایی در فرایندهایش رسید.

تخته‌های دیجیتال مثل آنچه نرم‌افزارهای ترلو یا جیرا ارائه می‌دهند، مناسب تیم‌های دورکار یا تماماً آنلاین هستند و به‌راحتی قابل ساخت، اشتراک‌گذاری و پیگیری وضعیت پروژه‌ها هستند.

در جدول زیر جزئیات تعدادی از ابزارهایی که تخته کانبان را ارائه می‌دهند برای شما آورده‌ایم:

کانبان فقط برای دولوپرها نیست!

خیلی‌ها وقتی اسم کانبان را می‌شنوند، فوراً یاد تیم‌های نرم‌افزاری یا دولوپرهایی می‌افتند که وظایف فنی‌شان را روی بوردهای ترلو یا جیرا جابه‌جا می‌کنند. اما کانبان یک ابزار جهانی برای مدیریت کارهاست و تقریباً در هر تیم و هر صنعتی قابل‌استفاده است.

تیم‌های مارکتینگ

تیم‌های بازاریابی همیشه با کمپین‌ها، تقویم محتوا، تولید محتوای چندمرحله‌ای و هماهنگی‌های سریع با بخش‌های مختلف همراه هستند. در تخته کانبان می‌توان مراحل مختلف تولید یک کمپین (مثل تحقیق، نوشتن، طراحی، بررسی، انتشار) را به‌وضوح مشخص کرد.

منابع انسانی

در تیم‌های HR می‌توان از کانبان برای پیگیری فرایند استخدام، آنبوردینگ نیروها، پیگیری درخواست‌های داخلی یا اجرای برنامه‌های آموزشی استفاده کرد. مثلاً مراحل استخدام (دریافت رزومه، غربالگری، مصاحبه، پیشنهاد همکاری، استخدام نهایی) را می‌توان روی یک تخته کانبان به‌خوبی مدیریت کرد.

پشتیبانی مشتری

تیم‌هایی که خدمات مشتری ارائه می‌دهند، با درخواست‌های متعدد در لحظه سروکار دارند. با استفاده از کانبان می‌توان هر تیکت پشتیبانی را به‌صورت یک کارت درآورد و آن را از مراحل بررسی، پاسخ، پیگیری و بستن عبور داد.

تیم‌های تولید محتوا

در پروژه‌های تولید محتوا، وظایف متعددی مثل ایده‌پردازی، نگارش، ویرایش، طراحی گرافیکی و انتشار وجود دارد. تخته کانبان کمک می‌کند که این مراحل به‌صورت قابل‌مشاهده باشند و محتوای تولیدشده از ایده تا انتشار، قابل‌پیگیری باشد. حتی می‌توان دسته‌بندی‌هایی مثل نوع محتوا (بلاگ، اینستاگرام، ویدیو) را هم در بورد مشخص کرد.

مدیریت شخصی و فردی

حتی بسیاری از افرادی که به دنبال نظم شخصی بیشتر در کارهای روزمره، پروژه‌های فریلنسری یا یادگیری مهارت‌های جدید هستند هم دارند از یک تخته کانبان شخصی استفاده می‌کنند.

چطور یک تخته کانبان واقعی طراحی کنیم؟ (مثال عملی)

فرض کن تیم بازاریابی قراره یک کمپین تبلیغاتی برای معرفی محصول جدید اجرا کنه. اعضای تیم شامل مدیر پروژه، کپی‌رایتر، طراح گرافیک، کارشناس شبکه‌های اجتماعی و کارشناس تبلیغات آنلاین هستن.

ستون‌های تخته:

• Backlog: ایده‌ها و تسک‌های تأییدنشده

• To Do: کارهایی که تصمیم گرفتن که به‌زودی شروع کنن

• In Progress: کارهای در حال انجام

• Review: کارهایی که انجام شده و نیازمند بازبینی یا تأیید هستن

• Done: کارهایی که نهایی و تأیید شدن

چند کارت نمونه روی تخته:

محدودیت WIP

برای جلوگیری از آشفتگی و افت بهره‌وری، تیم تصمیم می‌گیره که در ستون In Progress حداکثر 3 کارت هم‌زمان فعال باشه تا اعضا روی تکمیل کارها تمرکز کنن، نه فقط روی شروع‌کردن تسک‌های جدید، به طوری که تسک‌های قبلی تلنبار بشن.

نتیجه نهایی:

با این ساختار، تیم همیشه می‌تونه در یک نگاه بفهمه:

• هر عضو در حال انجام چه کاریه

• کدوم کارها گیر کردن (مثلاً توی بازبینی)

• چه کارهایی تموم شدن

در نهایت

تخته کانبان را فقط نخوانید؛ یک تخته ساده برای خودتان بسازید، حتی شده با چند یادداشت کاغذی روی دیوار. تجربه کار با بورد کانبان، خیلی بیشتر از مطالعه آن، به شما نشان می‌دهد که شفاف‌سازی و محدودکردن کار در لحظه چطور می‌تواند تمرکز، سرعت و آرامش ذهنی شما را افزایش دهد.

اولین قدم، عمل‌کردن است؛ حتی اگر با ابتدایی‌ترین ابزارها شروع کنید.