رام کردن زمان سرکش | نگاهی به پیچیدگی‌های روان‌شناسی مدیریت زمان

چرا اینطور به نظر می‌رسد که بعضی از آدم‌ها زمان را در کنترل خودشان دارند اما باقی ما زیر بار سنگینی زمان از دست رفته و زمان پیش رو خم شده‌ایم؟ پاسخ احتمالاً در نحوه ادراک ما از زمان و روان‌شناسی مدیریت زمان نهفته است.

زمان یک منبع محدود است - این جمله تکراری! - و اینکه چطور بتوانیم آن را مدیریت کنیم، نقشی کلیدی در شکست و موفقیت ما در زندگی دارد.

زمان، تجربه‌ای عینی نیست، بلکه بر اساس احساسات و توجه ما حس می‌شود. وقتی عمیقاً درگیر چیزی هستیم، زمان سریع می‌گذرد؛ اما وقتی بی‌حوصله‌ایم یا درگیر  کاری یا فردی(!) کسالت‌بار، زمان کش می‌آید. درک ما از زمان بسیار محدود و مخدوش است.  

مدیریت وقت، تنها به معنای فشرده‌تر کردن زمان نیست؛ بلکه به معنای تسلط بر مفهوم زمان است؛ این راهنما به شما کمک خواهد کرد تا ذهنیت خود را تغییر دهید، مهارت‌های کلیدی مدیریت زمان را تقویت کنید و به راهکارهای واقعاً کاربردی برای کنترل زمان مسلط شوید. 

هنر و علم مدیریت زمان

مدیریت زمان به معنای «کنترل» کردن زمان نیست؛ هر چه باشد آدمیزاد اگر بخواهد هم نمی‌تواند گذر زمان را به کنترل خود دربیاورد. مدیریت زمان بیش از هر چیز درباره مدیریت انرژی، مدیریت اولویت‌ها و مدیریت سطح استرس ما در طول روز است. 

 این تیکه تست است. تست است. 

خیلی از افرادی که در به انجام‌رساندن کارهای خود در زمان مقرر مشکل دارند، سریعاً دچار این سوءتفاهم می‌شوند که در طول روز یا هفته به اندازه کافی زمان ندارند؛ اما در واقع در سازماندهی و اولویت‌بندی به کارهای خود مشکل دارند. 

هرچه در بحث زمان عمیق‌تر شویم می‌فهمیم که مدیریت زمان مهارت ساده‌ای نیست؛ بلکه  هم هنر است و هم علم. علم به استراتژی‌ها، تکنیک‌ها و ابزارهایی مربوط می‌شود که بهره‌وری را افزایش می‌دهند، در حالی که هنر آن در تسلط بر تمرکز، انضباط و انطباق‌پذیری است.

مدیریت زمان تقریباً به هر چیزی ارتباط دارد به جز خود «زمان»! اجازه بدهید کمی در این مورد عمیق‌تر شویم و ابتدا به روان‌شناسی مدیریت زمان بپردازیم و سپس ببینیم افرادی که هیچ‌وقت زمان ندارند چه تیپ آدم‌هایی هستند. 

روان شناسی مدیریت زمان

مدیریت زمان اغلب به‌عنوان برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی کارها در نظر گرفته می‌شود، اما در واقع، یک چالش روان‌شناختی است. ذهن انسان به‌طور طبیعی برای مدیریت زمانِ بهینه طراحی نشده است و همین باعث می‌شود که دچار تعلل، حواس‌پرتی و اولویت‌بندی نادرست شویم. 

سوگیری‌های شناختی باعث تحریفِ درک ما از زمان و ضعف در توانایی ما برای مدیریت آن می‌شوند. شناختن این سوگیری‌ها و آگاهی به نیروهای ذهنی و احساسی که بر درک ما از زمان تأثیر می‌گذارند، کلید حل این چالش‌هاست.

چرا مغز ما در مدیریت زمان مشکل دارد؟

انسان‌ها زمان را به‌صورت ذهنی تجربه می‌کنند، نه عینی؛ چندین سوگیری شناختی باعث ایجاد خطا در درک زمان می‌شوند:

• نابینایی زمانی: مغز ما در برآورد دقیق زمان دچار مشکل است، بنابراین اغلب کارها بیشتر از حد انتظار طول می‌کشند؛ در واقع ما در تخصیص مدت‌زمان مناسب برای کارها دقیق نیستیم. 

• تمایل به زمان حال: ما اغلب لذت فوری را به منافع بلندمدت ترجیح می‌دهیم، که باعث به‌تعویق‌انداختن کارهای مهم و دنبال کردن لذت دوپامین می‌شود. 

• قانون پارکینسون: قانون Parkinson می‌گوید «کار تا زمانی که برای آن زمان در نظر گرفته شده کش می‌یابد». یعنی اگر برای نوشتن یک مقاله 15 ساعت زمان در نظر بگیرید، احتمالاً نوشتن آن حدوداً همان 15 ساعت از شما وقت می‌گیرد؛ اما اگر برای آن 3 ساعت در نظر بگیرید، به احتمال زیاد خیلی زودتر کار را به انجام می‌رسانید. 

• اثر زیگارنیک: اثر Zeigarnik می‌گوید «کارهای ناتمام در ذهن ما باقی می‌مانند». حتی نوشتن آنها در دفتر یادداشت یا در گوشی یا دیگر ابزارهای دیجیتال هم چندان دردی را دوا نمی‌کنند؛ کارهای ناتمام مثل تب‌های باز در یک مرورگر از ما انرژی می‌گیرند و فضای ذهن ما را اشغال می‌کنند. 

چگونه احساسات، درک ما از زمان را تحت تأثیر قرار می‌دهند؟

مدیریت زمان به‌شدت تحت تأثیر احساسات قرار دارد:

• استرس و فشار ذهنی؛ اضطراب باعث کاهش تمرکز می‌شود و انجام کارهای ساده را زمان‌برتر می‌کند.

• خستگی تصمیم‌گیری؛ گرفتن تصمیمات متعدد، انرژی ذهنی را تحلیل می‌برد و منجر به استفاده‌ی نامناسب از زمان می‌شود.

• ترس از شکست؛ کمال‌گرایی اغلب باعث اجتناب از شروع کارها می‌شود که این خود، تأخیر را بیشتر می‌کند.

قدرت خودآگاهی در مدیریت زمان

برای تسلط بر زمان، ابتدا باید الگوهای رفتاری خود را بشناسیم:

• شناسایی اوج بهره‌وری شخصی؛ برخی افراد صبح‌ها بیشترین بازدهی را دارند، در حالی که برخی دیگر شب‌ها کارایی بیشتری دارند.

• ردیابی سطح انرژی و تمرکز؛ تمام ساعات روز یکسان نیستند؛ برنامه‌ریزی برای کارهای عمیق در زمان‌های پرانرژی، کارایی را افزایش می‌دهد.

• شناسایی محرک‌های تعلل؛ خستگی، ترس یا عدم شفافیت وظایف، دلایل اصلی تعلل هستند. برطرف کردن این موانع، چرخه اهمال‌کاری را متوقف می‌کند.

غلبه بر موانع روان‌شناختی

• مدیریت زمان را به‌عنوان یک تغییر ذهنی ببینید؛ به‌جای تمرکز بر «انجام کارهای بیشتر»، اولویت را روی انجام کارهای معنادارتر بگذارید.

• از ترفندهای رفتاری استفاده کنید؛ تکنیک‌هایی مانند بسته‌بندی انگیزشی (ترکیب کارهای کسل‌کننده با فعالیت‌های لذت‌بخش) و ابزارهای تعهد (تعهد عمومی به یک ضرب‌الاجل) باعث افزایش مسئولیت‌پذیری می‌شوند.

• از اثر زیگارنیک بهره ببرید؛ مغز ما کارهای ناتمام را به خاطر می‌سپارد و این باعث ایجاد استرس ذهنی می‌شود. فقط شروع کردن یک کار برای دو دقیقه می‌تواند مقاومت ذهنی را کاهش داده و انگیزه ایجاد کند.

مدیریت زمان به داشتن دقایق و ساعات بیشتر مربوط نمی‌شود، بلکه به استفاده هوشمندانه از ساعات موجود بستگی دارد. با درک نحوه پردازش زمان در مغز، می‌توانیم تمرکز را بهبود ببخشیم، تعلل را کاهش دهیم و بر اساس تمایلات طبیعی ذهن خود کار کنیم، نه در مقابل آن.

انواع تیپ‌ها در وقت‌تلف‌کردن!

پیش از آنکه به بخش پایانی برسیم، باید در مورد مسئله‌ای ریشه‌ای صحبت کنیم: همه افرادی که در طول روز برای انجام کارهای خود زمان کم می‌آورند، مثل هم نیستند؛ در واقع افراد از نظر ذهنیت و نوع رفتاری که در قبال زمان و اولویت‌های خود دارند را می‌توان به تیپ‌های مختلف تقسیم کرد:

• شهید زمان / Time Martyr

اگر شهید زمان باشید، یعنی زمان خود را تماماً برای دیگران ایثار می‌کنید! البته دلیل این کار همیشه هم از خودگذشتگی شما نیست. در واقع در بسیاری از اوقات شما برای فرار از انجام کارها و مسئولیت‌های خود، برنامه‌ روزتان را با درخواست‌های دیگران پر می‌کنید. با این کار از سوی دیگران تأیید می‌شوید و رضایت آنها را به خود جلب می‌کنید اما به چه قیمتی؟

• اهمال‌کار / Procrastinator

شهیدان زمان حداقل کارهای دیگران را انجام می‌دهند؛ از آنها بدتر اهمال‌کاران‌اند که هیچ کاری انجام نمی‌دهند! اگر یک اهمال‌کار باشید به دلایل مختلف - نداشتن انگیزه کافی، بزرگ یا سخت بودن تسک، ترس از شکست، شفاف نبودن تسک‌ها - انجام کارها را مدام به تأخیر می‌اندازید تا دیگر زمانی برای انجام هیچ کار مهم نداشته باشید.

• حواس‌پرت / Distractor

دست خودتان نیست اما به آسانی حواستان پرت می‌شود. به‌طور اعتیادگونه‌ای به کسب رضایت‌های لحظه‌ای و ترشح دوپامین نیاز دارید و مدام به سراغ لذت‌های آنی ‌می‌روید. ساده‌ترین چیزها مثل نوتیف گوشی، یا صدایی از بیرون می‌تواند شما را برای دقایق یا حتی ساعات طولانی از کاری که باید انجام دهید دور کند.

• آسان‌گیر / Underestimator

در تخمین سختی و حجم کاری که باید انجام دهید دچار اشتباه می‌شوید و به‌ندرت پیش می‌آید که بتوانید به ددلاین‌های خوش‌بینانه‌ای که برای خود در نظر می‌گیرید وفادار بمانید. در واقع می‌توان گفت مشکل شما نه ضعف در مدیریت زمان، بلکه ناتوانی در تخمین صحیح زمان موردنیاز برای هر کار است؛ این مسئله نیز خود می‌تواند به دلیل درک نادرست از میزان انرژی فیزیکی و روانی خودتان یا پیچیدگی‌های کار یا نادیده گرفتن احتمال اتفاقات وقت‌گیر در طول روز باشد.

• آتش‌نشان / Firefighter

می‌خواهید تمام کارها را خودتان انجام دهید و مدام از جایی به جای دیگر و از تسکی به تسک دیگر در رفت‌وآمد هستید. حتماً باید بیست هندوانه را هم‌زمان بزنید زیر بغلتان و می‌خواهید مثل یک آتش‌نشانِ قهرمان هر شعله‌ای که اطراف خود می‌بینید را خاموش کنید؛ دیر یا زود اما خود را در این تلاش بیهوده می‌سوزانید!

• کمال‌گرا / Perfectionist

شبیه اهمال‌کاران هستید اما عدم توانایی‌تان در تمام کردن هر کاری یک دلیل بزرگ و باشکوه دارد: کمال‌گرایی!ً شما آرزو دارید همه چیز بی‌نقص انجام شود و حتی کوچکترین ضعف و ایرادی در کارها برایتان پذیرفته نیست. ریشه‌های کمال‌گرایی بیهوده خود را شناسایی و برطرف کنید تا ببینید چقدر زمان در اختیارتان است!

یک گپ دوستانه: مشکل تو زمان نیست!

پیش از آنکه وارد بحث تکنیک‌ها، مهارت‌ها و استراتژی‌های مدیریت زمان شویم، لازم است در مورد موضوعی مهم با یکدیگر صحبت کنیم و آن هم فکر کردن به پاسخ این سؤال است که: «اساساً چرا می‌خواهیم زمان خود را مدیریت کنیم؟»

به نظر سؤالی بدیهی می‌آید با پاسخ‌هایی از پیش‌آماده؛ اما فارغ از صبحت‌های همیشگی، نیاز داریم که بعضی از چیزها را برای خودمان شفاف کنیم.

شاید همه ما واقعاً نیازی به مدیریت زمان نداریم! شاید بسیاری از ما کمابیش در مسیر درستی گام برمی‌داریم و به قول معروف سری که درد نمی‌کند هم نیازی به مدیریت و دستمال‌بستن ندارد.

شاید مشکل واقعی ما اصلاً «مدیریت زمان» نیست؛ شاید شما به «مدیریت انرژی» نیاز دارید؛ شاید مسئله شما «تاب آوری» است؛ شاید اصلاً مسئله شما فلسفی باشد و نیاز به پیدا کردن «معنا» یا «هدفی معنادار» در زندگی خود داشته باشید…

لب کلام اینکه شناسایی بیماری از علاج آن مهم‌تر است. پیش از آنکه خودتان را با تکنیک‌ها و روش‌های مدیریت زمان غرق کنید، پیش از آنکه با هر بار عقب افتادن از برنامه‌ریزی‌هایتان به دام همیشگی گفتگوهای منفی ذهنی و سرزنش خود بیفتید، کمی برای کنکاش درونی خود، وقت - باز هم این کلمه! - بگذارید تا بدانید اساساً چرا می‌خواهید «زمان» خود را «مدیریت» کنید. 

این جمله را دو بار بخوانید؛ چون من در مورد زمان صحبت نمی‌کنم: 

تنها با درک «چرایی» خودتان می‌توانید درکی صحیح از زمان پیدا کنید.