نظام 5S؛ نقشه مخفی سازمان‌ها در بهینه‌سازی و پیشرفت مستمر

بهره‌وری و بهینه‌سازی در جهان پررقابت‌ و پرهزینه استارتاپ‌ها و سازمان‌های کوچک و بزرگ نه یک مزیت که یک ضرورت اساسی است. از صنایع تولیدی و آموزش گرفته تا بهداشت‌ودرمان و توسعه نرم‌افزار، کسب‌وکارها نیاز شدید به جلوگیری از هدررفت منابع دارند. نظام 5S پاسخی است راهگشا به این نیاز اساسی.

در این مطلب می‌بینیم تعریف نظام آراستگی یا 5S چیست، چطور اجرا می‌شود و چرا سال‌هاست در سرتاسر دنیا یکی از روش‌های کاربردی و اثرگذار در حوزه مدیریت سازمان‌ها باقی مانده است.

  5S چیست؟

«نظام 5S یا نظام آراستگی» یک تکنیک مدیریت و سازماندهی در محیط‌های کاری است که افزایش بهره‌وری و کاهش هدررفت منابع و حفظ استانداردها را دنبال می‌کند. اجرای تکنیک 5S یا نظام آراستگی، یکی از روش‌های بنیادین مدیریت بهره‌وری است که ریشه در فرهنگ کاری ژاپن دارد و به‌ویژه در محیط‌های تولیدی و صنعتی به‌کار می‌رود.

5S مخفف چیست؟ سامان‌دهی / Seiri، نظم‌دهی / Seiton، پاکیزه‌سازی / Seiso، استانداردسازی / Seiketsu و انضباط / Shitsuke. هدف نهایی این اصول، ایجاد محیطی منظم، کارآمد و ایمن است که در آن هر چیز جای مشخصی دارد و فرایندها به‌صورت شفاف، پایدار و قابل بهبود اجرا می‌شوند.

پیاده‌سازی نظام آراستگی موجب کاهش اتلاف زمان، افزایش کیفیت، بهبود روحیه کارکنان و ایجاد فرهنگ کاری منظم می‌شود و به‌عنوان پایه‌ای برای سایر ابزارهای بهبود مستمر مانند کایزن و تولید ناب / Lean شناخته می‌شود.

اصول 5s به ترتیب کدامند ؟

این روش همانطور که اشاره شد بر پنج اصل استوار شده است که از پنج کلمه ژاپنی الهام‌گرفته‌اند؛ در این بخش یک به یک این موارد را به همراه مثال‌های متعدد بررسی می‌کنیم. 

1. ساماندهی / Seiri 

ساماندهی (یا Sort در انگلیسی) یعنی حذف تمامی آیتم‌هایی که فضا را اشغال کرده و آن را بهم‌ریخته کرده است.

👈 در شرکت‌های توسعه نرم‌افزار، این کار می‌تواند جایگزینی نرم‌افزارهای کهنه و غیربهینه با اپلیکیشن‌های جدید و حذف فایل‌ها و داده‌هایی باشد که دیگر استفاده‌ای ندارند و تنها باعث بهم‌ریختگی فضای کاری برنامه‌نویسان می‌شوند.

👈 اگر در یک انبار یا کارگاه کار می‌کنید یا مسئولیت مدیریت و نظارت بر آنها را برعهده دارید، نگاهی به تمامی آیتم‌ها و ابزارهای موجود بیندازید و آنها را فهرست کنید: کدام یک را در یک سال اخیر هرگز استفاده نکرده‌اید؟ وقت حذف کردن آن آیتم فرارسیده است. 

👈 در یک محیط درمانی مانند اتاق اورژانس یا درمانگاه، بررسی روزانه و حذف داروها و لوازم مصرفی غیر قابل استفاده باید بخشی از روتین روزانه کارکنان باشد. 

👈 به‌عنوان یک حسابدار، کارمند بانک یا کارمندی که در یک محیط اداری کار می‌کند، منظم و خلوت نگه‌داشتن میز کار، دسته‌بندی کاغذها و مدارک در پوشه‌ها و زونکن‌ها باید بخشی مهم از فعالیت‌های روزانه باشد.

👈 در بعد فردی، لغو اشتراک خبرنامه‌های غیرضروری که تنها اینباکس شما را شلوغ می‌کنند. همچنین آنفالو کردن صفحات اینستاگرام، تلگرام، یوتیوب یا هر صفحه و کانال و گروهی که در شبکه‌های اجتماعی مختلف تنها جز اضافه کردن به حجم نوتیفیکیشن‌ها و افزایش حواس‌پرتی‌ها، ارزش افزوده‌ای برای ما ندارند. 

2.  نظم و ترتیب / Seiton

نظم‌وترتیب (یا Set In Order در انگلیسی) یعنی قرار دادن ابزارها و مصالح به نحوی که در سریع‌ترین حالت بتوانیم به آنها دسترسی داشته باشیم.

👈 در یک محیط اداری، ایجاد یک سیستم دیجیتال مدیریت تسک‌ها و فایل‌ها - مانند انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه - می‌تواند کار دسترسی و میزان هماهنگی اعضای تیم به فایل‌ها و آخرین تغییرات در پروژه را ساده کند.

👈 در کارگاه‌ها، کارخانه‌ها، انبارها و فضاهایی که ابزارهای متعددی برای کار وجود دارد، استفاده از «تخته ابزار»، تکنیکی قدیمی ولی عمیقاً کاربردی برای نظم دادن به فضا و فراهم کردن دسترسی به ابزارهاست.

👈 در تیم‌های توسعه نرم‌افزار، ایجاد فولدرهایی با سیستم نامگذاری مشخص مانند «جاری/Current»، «آرشیو/Archive»، «کدها/Codes»، کار دسترسی به فایل‌ها را آسان می‌کند.

👈 به‌عنوان یک فریلنسر یا کسی که از خانه کار می‌کند، مرتب‌سازی میز کار و داشتن جای مشخص برای وسایلی مانند شارژر، دفترچه یادداشت و هدفون، تمرکز را افزایش داده و از حواس‌پرتی جلوگیری می‌کند.

3. پاکیزه‌سازی / Seiso

پاکیزه‌سازی (یا Shine در انگلیسی) یعنی تمیز نگه‌داشتن محیط کار به‌منظور افزایش ایمنی و کاهش نقایص.

👈 در تیم‌های IT، پاکیزه‌سازی یعنی تمیز نگه‌داشتن منظم اتاق‌های نگهداری سرورها و اطمینان یافتن از اینکه گرد‌وغبار و آلودگی احتمالی در محیط و هوا عملکرد دستگاه‌ها را مختلف نمی‌کند؛ به این‌ ترتیب احتمال اخلال و ارور در سیستم‌ها کاهش می‌یابد. 

👈در تیم‌های نرم‌افزار و به‌طور کلی تیم‌هایی که با ابزارهای دیجیتال سر و کار دارند، پاکسازی فایل‌های دیجیتالی مانند دیلیت کردن فایل‌های تکراری/Duplicate، خالی نگه داشتن Recycle Bin، منظم کردن نام و محل فایل‌های جدید همگی باید بخشی از فرایندهای هفتگی تیم‌ها باشند.

👈 قانون Clean As You Go یکی از تکنیک‌های مؤثر در جا انداختن فرهنگ «نظام آراستگی» است؛ بر اساس این قانون کارگران پس از اتمام کار با هر کدام از ابزارها، در همان لحظه نسبت به نظافت و پاکسازی محیط خود اقدام می‌کنند.

👈 در محیط‌های تولیدی و صنعتی، پاکیزه‌سازی به معنای تمیز نگه‌داشتن دستگاه‌های تولیدی و چک کردن قطعات متحرک است تا از کارکرد بهینه دستگاه‌ها و خرابی‌های ناگهانی جلوگیری شود.

4. استانداردسازی / Seiketsu

استانداردسازی (یا Standardize در انگلیسی) یعنی تعیین فرایندهایی برای ثبات در برداشتن سه گام ابتدایی؛ (در ادامه با مثال توضیح خواهیم داد.)

👈 کمپانی تویوتا که خود مبدع روش 5S بوده است از روشی استاندارد برای پیشبرد جریان کار بهره می‌برد؛ روشی که در آن تمامی گام‌ها و تسک‌های لازم در هر گام - از انبار قطعات گرفته تا تست کنترل کیفیت - به‌طور شفاف مشخص ‌شده‌اند. به این ترتیب تمامی کارکنان می‌دانند هرکسی در هر زمانی و در هر موقعیتی چه کاری را باید و چه کاری را نباید انجام دهد.

👈 در تیم‌های توسعه نرم‌افزار، استفاده از سیستم استاندارد و مشخص برای نامگذاری فایل‌ها مانند «ClientName_ProjectName_VersionNumber» باعث می‌شود هیچ فایل مهمی در بین انبوه داکیومنت‌ها گم نشود.

👈 در سازمان‌‌ها، تیم منابع انسانی یا مدیریت می‌تواند چک‌لیستی از فعالیت‌های روزانه یا هفتگی لازم به‌منظور ایجاد فرایندی استاندارد برای تمامی کارکنان فراهم کند؛ برای مثال یک چک‌لیست برای هر یک از کارمندان بخش اداری می‌تواند چیزی شبیه به این باشد:

• آیا دسکتاپ یا میز کار در پایان روز مرتب و بدون فایل‌ها،  فولدرها، وسایل و لوازم اضافی است؟

• آیا مدارک کاغذی یا دیجیتال در پوشه‌های مورد نظر ذخیره شده‌اند؟

• آیا بوکمارک‌های غیرضروری از روی مرورگر حذف شده‌اند؟

👈 در یک انبار، با خط‌کشی و رنگ‌بندی بخش‌ها و قفسه‌های مختلف، فرایند پیگیری بسته‌ها و مرسوله‌ها را در ساختاری ساده و استاندارد قرار دهید؛ برای مثال قفسه‌های دارای برچسب قرمز مختص محصولات ارسالی و قفسه‌های دارای برچسب آبی مختص بسته‌های دریافتی.

👈 تیم‌های خدمات و پشتیبانی مشتریان معمولاً از سناریویی ثابت و ساختارمند پیروی می‌کنند: 

• سلام و معرفی خود

• شنیدن مشکل مشتری

• گرفتن اطلاعات لازم

• ارائه راه‌حل و راهکار

• تشکر و خداحافظی

5. حفظ و نگهداشت / Shitsuke

حفظ‌ونگهداشت (یا Sustain به انگلیسی) یعنی پرورش فرهنگ دیسیپلین برای پایبندی طولانی‌مدت به سیستم کاری به‌منظور تبدیل کردن فایو اس به یک عادت دائمی در سازمان.

👈 کمپانی آمازون با به‌کارگیری مدل 5S در سیستم انبارداری‌اش، کارکنان خود را به بررسی مستمر هر بخش از انبار و نظافت و منظم کردن آن تشویق می‌کند. این کار در واقع بخشی از روتین روزانه کارکنان انبارهای آمازون است.

👈 استفاده از تصاویر قبل و بعد برای نشان دادن تفاوت و میزان اثرگذاری این فرایند به کارکنان یک مجموعه و متقاعدسازی آنها برای پیروی از آن

👈 استفاده از یادداشت‌ها و استیکی‌نوت‌ها برای یادآوری دائمی برخی امور به کارکنان مانند قرار دادن نوشته «آیا دست‌هایت را شسته‌ای؟» بر تابلوی اعلانات اتاق استراحت یا آبدارخانه.

👈 در تیم‌های نرم‌افزاری، از برنامه‌ریزی جلسات منظم کدگذاری و مرور کد برای حفظ کیفیت و سازگاری کدها استفاده می‌شود. این جلسات کمک می‌کند تا اعضای تیم به‌طور مداوم به استانداردهای پروژه پایبند باشند و از هر انحرافی در سیستم جلوگیری کنند.

روش 5S یکی از پایه‌های «متد  ناب» است بر روی حداقل‌سازی هدررفت و حداکثرسازی ارزش تأکید دارد. نظام 5S سازمان‌ها را تشویق می‌کند تا بهره‌وری را به حداکثر خود برسانند؛ این کار از طریق بهبود مستمر فرایندها در طول زمان ممکن می‌شود.

ریشه‌ها و تاریخچه نظام آراستگی

این روش نیز مانند بسیاری دیگر از روش‌ها، سیستم‌ها، مفاهیم و ایده‌های تعیین‌کننده در دنیای کسب‌وکار، مدیریت و تولید، در ژاپن و در کمپانی تویوتا متولد شد. نظام 5S ابتدا بخشی از سیستم تولید معروف تویوتا یعنی «TPS یا Toyota Production System» بود.

به‌مرور این متد از مرزهای صنعت تولید فراتر رفت و راه خود را به صنایع متفاوت و متعدد دیگری مانند بهداشت‌ودرمان، اطلاعات فناوری و تجارت باز کرد.

نظام 5S عمیقاً با فلسفه «کایزن/Kaizen» که بر پیشرفت مستمر و بهبود دائمی متمرکز است در ارتباط است؛ چیزی که در هسته سیستم Toyota Production System قرار گرفته و بر تغییرات آرام و حرکت روبه‌جلوی گام‌به‌گام به‌منظور بهبود بهره‌وری و فرهنگ محیط کار تأکید دارد. 

چالش‌ها و راهکارهای پیاده سازی نظام 5S 

نظام 5S ساختاری ساده و شفاف در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد تا بهره‌وری خود را بهبود دهند؛ با این حال سازمان‌های بسیاری هستند که به پیاده‌سازی نظام 5S مقاومت نشان می‌دهند و نسبت به مزایای آن متقاعد نشده‌اند. در این بخش مزیت‌های نظام 5S را مرور و سپس چالش‌ها و راه‌حل‌های هر یک را مورد به مورد بررسی می‌کنیم.

صنایع مختلف چطور 5S را به‌کار می‌گیرند؟

درست است که این متد از دل کمپانی تویوتا بیرون آمده است اما به‌هیچ وجه نمی‌توان آن را محدود به صنعت تولید دانست؛ در ادامه به صنایع مختلفی می‌پردازیم که از نظام 5S در فرایندهای خود استفاده می‌کنند. 

5S؛ فراتر از یک متد 

نظام 5S یا نظام آراستگی 5S فراتر از صرفاً نظم دادن به برخی فضاها و مرتب کردن برخی فرایندهاست؛ 5S یک ذهنیت و یک رویکرد است که حتی در زندگی شخصی هم می‌توان آن را به کار گرفت. ذهنیتی که بر ایجاد عادت و فرهنگی مبتنی بر دیسیپلین و پرورش عادت‌های سازنده متکی است.