هیچ‌چیز ناامیدکننده‌تر از پروژه‌ای نیست که با هیجان شروع می‌شود اما وسط راه در آشفتگی زمانبندی و کارهای نصفه رها می‌شود. گانت چارت ساخته شده تا جلوی همین فاجعه را بگیرد. گانت چارت یک ابزار تصویری برای برنامهریزی و مدیریت پروژه است که وظایف را در قالب نوارهای زمانی نمایش میدهد و نشان میدهد هر کار چه زمانی شروع و تمام می‌شود و چگونه با سایر وظایف ارتباط دارد.
اگر پروژه‌تان را مثل یک سفر ببینید، گانت چارت همان نقشه‌ای است که به شما می‌گوید کجا باید بروید، کی باید برسید و چه کسی باید شما را همراهی کند. در این راهنما، گانت چارت را به همراه مثال از پایه توضیح می‌دهیم: اینکه چیست، چرا اهمیت دارد و چطور می‌توانیم برای پروژه‌های خود یک نمودار گانت کاربردی و استاندارد طراحی کنیم.
گانت چارت چیست؟
گانت چارت را مثل جدول زمانبندی فیلمبرداری یک کارگردان تصور کنید. هر سکانس (هر بخش از کار) باید به ترتیب درست، با بازیگران مشخص (اعضای تیم) و صحنه‌های آماده فیلمبرداری (منابع آماده بهره‌برداری) در زمان مناسب فیلمبرداری شود.
بدون یک برنامهریزی شفاف، همه‌چیز به هم می‌ریزد: بازیگران منتظر می‌مانند، صحنه‌ها به موقع آماده نمی‌شوند و پروژه عقب می‌افتد.گانت چارت این مشکل را با تبدیل پروژه به یک خط زمانی چند لایه حل میکند.
گانت چارت در اوایل دهه ۱۹۰۰ توسط هنری گانت، مهندس مکانیک و مشاور مدیریت آمریکایی، ابداع شد. در آن زمان، پروژه‌های صنعتی بزرگ مثل ساخت کشتی یا خطوط تولید، ابزاری برای نمایش زمانبندی کارها نداشتند. ایده گانت ساده اما انقلابی بود: نمایش وظایف به صورت نوارهای افقی روی یک خط زمانی؛ چیزی که برنامهریزی و پیگیری کارها را بسیار راحت می‌کرد.
چطور از گانت چارت استفاده کنیم؟
برای استفاده از گانت چارت، ابتدا باید پروژه را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کرده و آنها را در یک خط زمانی قرار دهید. در ادامه، با یک مثال واقعی از راه‌اندازی یک وب‌سایت، اجزای کلیدی آن را توضیح می‌دهیم:
-
وظایف / Tasks
وظایف یا تسک‌ها، مراحل اصلی پروژه هستند. در مثال ما، این مراحل می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
-
تحقیق و برنامهریزی
-
تولید محتوا
-
طراحی سایت
-
توسعه (کدنویسی)
-
تست نهایی
-
راه‌اندازی
-
بازه‌های زمانی / Time Periods
برای هر وظیفه، زمان شروع و پایان مشخص می‌شود. مثلاً «تولید محتوا» ممکن است ۵ روز طول بکشد و «توسعه» ۱۰ روز زمان ببرد. هر یک از تسک‌ها به شکل یک نوار افقی بر روی نمودار قرار می‌گیرد.
-
وابستگیها / Dependencies
برخی از وظایف فقط پس از پایان وظیفه‌ای دیگر می‌توانند آغاز شوند؛ مثلاً «توسعه» نباید قبل از پایان «طراحی» شروع شود. نمودار گانت این ارتباط‌ها و وابستگیها را با کشیدن فلشی از یک تسک/نوار به تسک/نوار دیگر شفاف میکند.
-
نقاط عطف / Milestones
مایلستون‌ها زمان‌های مهمی در طول پروژه هستند که تیم به یک دستاورد مشخص رسیده است؛ مثل «اتمام طراحی» یا «آماده شدن محصول برای راه‌اندازی»؛ نقاط عطف کمک می‌کنند تا مسیر پیشرفت را بهتر دنبال کنیم و انگیزه خود را بالا ببریم.
-
تخصیص منابع / Assigned Resources
در نمودار گانت، منابع تخصیص داده‌شده به این معناست که برای هر وظیفه یا فعالیت، مشخص می‌شود چه کسی یا چه چیزی مسئول انجام آن است؛ هر نوار وظیفه در نمودار گانت می‌تواند به یک یا چند منبع متصل شود تا مشخص کند چه کسی مسئول است یا چه منابعی برای انجام آن وظیفه استفاده می‌شوند.
|
پروژه: راه‌اندازی وب‌سایت شرکتی ساده |
مرحله |
شروع پس از |
مدت زمان |
|
تحقیق |
تحقیق و برنامهریزی |
- |
2 روز |
|
طراحی طراحی وایرفریم و UI سایت |
طراحی رابط کاربری |
تحقیق و برنامهریزی |
5 روز |
|
محتوا نوشتن متون صفحات اصلی |
تولید محتوا |
تحقیق و برنامهریزی |
8 روز |
|
توسعه پیاده‌سازی طراحی |
توسعه و کدنویسی |
طراحی |
8 روز |
|
تست بررسی باگ‌ها، عملکرد، ریسپانسیو بودن سایت |
تست نهایی |
توسعه |
4 روز |
|
لانچ و تحویل آپلود روی سرور و تنظیمات نهایی |
راه‌اندازی نهایی |
تست |
1 روز |
وابستگی‌های این پروژه:
-
تولید محتوا بعد از پایان تحقیق شروع می‌شود؛
-
توسعه باید پس از اتمام طراحی آغاز شود؛
-
راه‌اندازی نهایی فقط بعد از تست امکان‌پذیر است.
نقاط عطف این پروژه:
-
پایان نوشتن محتوای سایت
-
پایان طراحی سایت
-
پایان فرایند توسعه سایت
این مثال نشان میدهد چگونه یک پروژه واقعی (مثل ساخت یک وب‌سایت) به وظایف قابل مدیریت شکسته می‌شود و چطور با استفاده از نمودار گانت می‌توان:
-
زمانبندی شفاف داشت؛
-
وابستگیها را کنترل کرد؛
-
مسئولیت‌ها را مشخص کرد؛
-
و مسیر پروژه را در یک نگاه دید.
7 نکته طلایی در به‌کارگیری Gantt Chart
ساختن نمودار گانت کار ساده‌ای است، اما ساختن نموداری که واقعا به موفقیت پروژه کمک کند، کمی متفاوت است. برای اینکه نمودارتان به یک ابزار کاربردی و قدرتمند تبدیل شود، نکات زیر را مد نظر داشته باشید.
۱. ابتدا ساختار شکست کار / WBS را ایجاد کنید
قبل از اینکه سراغ تعیین تاریخ‌ها و زمان‌بندی‌ها بروید، پروژه را به بخش‌های قابل مدیریت تقسیم کنید. مثلاً برای راه‌اندازی وب‌سایت، کار را به بخش‌هایی مثل «تولید محتوا»، «طراحی»، «توسعه» و «تست» تقسیم کنید. این تقسیم‌بندی واضح، ساخت و فهم نمودار را ساده‌تر میکند. پیشنهاد می‌کنم برای انجام اصولی این کار، مقاله ساختار شکست کار را مطالعه کنید.
۲. وابستگیها را قبل از اختصاص تاریخ‌ها مشخص کنید
قبل از اینکه تاریخ شروع و پایان را تعیین کنید، حواستان باشد کدام وظایف به وظایف دیگر وابسته‌اند. اگر مشخص نکنید که کدام وظایف به هم وابسته‌اند، نموداری خواهید داشت که در آن همه کارها می‌توانند هم‌زمان شروع شوند و خب چنین چیزی تقریباً در هیچ پروژه‌ای در دنیا ممکن نیست.
هر وابستگی را با پیکان یا لینک مشخص کنید؛ مثلاً طراحی ← توسعه ← تست ← انتشار. این کار کمک میکند شما و اعضای تیم‌تان بفهمید تأخیر در هر مرحله چه تأثیری بر کار بقیه و روند کلی پروژه خواهد گذاشت.
۳. برای تسک‌های مختلف از رنگ‌های متفاوت استفاده کنید
به هر گروه از تسک‌ها رنگ خاصی بدهید؛ مثلاً آبی برای طراحی، سبز برای محتوا، نارنجی برای توسعه و غیره؛ این تفکیک بصری به تیم‌ها کمک میکند سریع مسئولیت‌های خود را ببینند و پیشرفت را دنبال کنند.
۴. از نقاط عطف به عنوان نشانگر پیشرفت استفاده کنید
مایلستون یا نقاط عطف کلیدی مثل «آماده شدن صفحه اصلی سایت» یا «انتشار نسخه بتا» را تعیین کنید. این نقاط به تیم کمک می‌کنند پیشرفت را فراتر از وظایف روزمره ببینند و انگیزه‌شان حفظ شود.
۵. نسخه‌ای مختصر و ساده برای ذی‌نفعان آماده کنید
همه افراد نیازی به دیدن نمودار کامل و جزئیات آن ندارند. نسخه‌ای ساده با تاریخ‌ها و نقاط عطف کلیدی برای مشتریان یا مدیران تهیه کنید تا بتوانید تصویر واضحی از روند پروژه به آنها ارائه کنید.
۶. در صورت امکان از ابزارهای پیشرفته استفاده کنید
از ابزارهایی مثل ClickUp ،TeamGantt یا Microsoft Project استفاده کنید تا به‌روزرسانی‌ها و اعلان‌ها به‌صورت خودکار انجام شوند. اتوماسیون باعث صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطا به ویژه در پروژه‌های پویا و پر تغییر مثل راه‌اندازی سایت می‌شود.
۷. همیشه زمان بافر / Buffer در نظر بگیرید
پروژهها معمولاً مطابق برنامه پیش نمی‌روند. برای وظایف حساس و ایجاد یک حاشیه امن، زمانی اضافی یا اصطلاحاً زمان Buffer - معمولاً بین ده تا بیست درصد - در نظر بگیرید تا اگر به هر دلیلی در فرایند کار تأخیری پیش آمد، کل جدول زمانبندی به هم نخورد. برای تعیین زمانبندی تسک‌ها با خود اعضای تیم مشورت کنید؛ در اکثر مواقع خود آنها بهتر می‌دانند چقدر زمان برای تحویل هر تسک لازم دارند.
3 اشتباه رایج در استفاده از نمودار Gantt
حتی تیم‌های باتجربه هم گاهی در استفاده از نمودار گانت دچار خطا می‌شوند. در اینجا پنج اشتباه متداول را بررسی می‌کنیم و برای هر یک راه‌حلی ساده و کاربردی نیز پیشنهاد می‌دهیم.
-
تعریف تسک‌ها و ساب‌تسک‌های بیش از حد
چرا مشکل‌سازه؟ اگر برای هر تسک، یک یا چند ساب‌تسک جداگانه تعریف کنید، باید فاتحه نمودار خود را بخوانید. مثلاً اگر برای تسک «نوشتن مقاله» ساب‌تسک‌های «تحقیق» یا «انتخاب تصویر» و «ویراستاری» را هم اضافه کنید، نمودار برایتان غیرقابل خواندن می‌شود.
راه حلش چیه؟ ساب‌تسک‌ها را در دسته‌های بزرگ‌تر گروه‌بندی کنید؛ بر روی مراحل کلیدی و خروجی‌های قابل‌تحویل متمرکز بمانید.
-
به‌روزرسانی نکردن نمودار
چرا مشکل‌سازه؟ اگر نمودار به‌روز نشود، به‌سرعت از واقعیت پروژه فاصله می‌گیرد. مثلاً اگر تیم طراحی تأخیر داشته باشد و نمودار اصلاح نشود، باقی تیم در شروع و تحویل تسک‌های خود دچار سردرگمی می‌شوند.
راه حلش چیه؟ در جلسات هفتگی (یا حتی دوبار در هفته) زمان مشخصی برای بررسی و به‌روزرسانی نمودار در نظر بگیرید، به‌ویژه در پروژه‌های پرسرعتی مثل طراحی و راه‌اندازی سایت.
-
طراحی ضعیف نمودار در اکسل
چرا مشکل‌سازه؟ خواندن و اشتراک‌گذاری نموداری که ظاهری شلوغ یا ناهماهنگ دارد دشوار است و به‌علاوه به‌اشتراک‌گذاری آن با ذی‌نفعان تصویری حرفه‌ای از شما ارائه نمی‌کند.
راه حلش چیه؟ اگر اصرار دارید از اکسل استفاده کنید، یک قالب تمیز و منظم با رنگ‌بندی‌ها و دسته‌بندی‌های مشخص طراحی کنید. یا از ابزارهای مدیریت پروژه مثل ClickUp، Microsoft Project یا TeamGantt استفاده کنید که قالب گانت چارت را به‌صورت آماده در اختیارتان قرار می‌دهند.
جمع‌بندی
نمودار گانت فقط یه تصویر ساده از زمانبندی کارها نیست. این ابزار به شما کمک میکند پروژه‌های پیچیده را راحت‌تر ببینید و بهتر برنامهریزی کنید. مثلاً وقتی می‌خواهید یک وب‌سایت راه‌اندازی کنید، با کمک نمودار گانت می‌توانید دقیقا بدانید هر تیم (محتوا، طراحی، توسعه، تست) چه کاری را در چه زمانی باید انجام دهد و چطور همه کارها به هم مرتبط هستند.
|
در اجیلیتی، آموزش مدیریت پروژه فراتر از تئوری‌های رایج ارائه می‌شود. ما بر مفاهیم عملی، تجربه‌های واقعی و ابزارهایی تمرکز داریم که مدیران پروژه واقعاً به آنها نیاز دارند.
|