مایلستون‌، کلید پنهان تضمین موفقیت هر پروژه

پرتاب موشک به فضا، افتتاحیه یک فیلم و اولین فیش حقوقی‌تان: نقطه اشتراک این سه در چیست؟ خب، هر کدام از آنها را می‌توان یک مایلستون یا به عبارتی، یک نقطه عطف در نظر گرفت.

اما تفاوت یک مایلستون با یک هدف چیست؟ چطور می‌توان مایل‌استون‌هایی را تعیین کرد که موفقیت را تضمین کنند؟ اگر  پروژه‌ای به موقع به یک مایل استون نرسد چه اتفاقی می‌افتد؟

در این یادداشت به این سؤالات خواهیم پرداخت و توضیح می‌دهیم که چطور انتظاراتی واقعی از مایلستون‌ها داشته باشیم، نمونه‌های ملموس از آن را مثال می‌زنیم و توصیه‌های حرفه‌ای برای تسلط بر هنر مدیریت مایلستون در پروژه‌ها خواهیم داشت. 

نگاهی به واژه مایلستون

ریشه این واژه به دوران روم باستان برمی‌گردد؛ زمانی که در جاده‌ها برای شناسایی میزان مسافت طی‌شده، یک Miliarium یا ستون‌هایی سنگی قرار می‌دادند؛ این سنگ‌ها را می‌توان از اولین نمونه‌‌های علائم جاده‌ای در نظر گرفت.

کلمه Mile در زبان انگلیسی - که حدوداً برابر با یک‌و‌نیم کیلومتر است - از ریشه کلمه Miliarium گرفته شده است. کلمه مایلستون به مرور زمان ماهیتی استعاری پیدا کرد و از آن برای اشاره به اتفاقات یا دستاوردهای مهم کاری و حرفه‌ای استفاده می‌شود.

مایلستون در مدیریت پروژه چیست؟

مایلستون‌ها، نقاطی از پیش تعیین‌شده در یک مسیر هستند که کمک می‌کنند تیم‌ها در یک پروژه به شکلی بهینه به سمت هدف حرکت کنند.  

مایلستون‌ها صرفاً تعیین‌کننده‌ نقطه‌ای در مسیر هستند که موفقیتی مشخص به دست آمده باشد؛ تکمیل یک فاز از پروژه، گرفتن تأییدیه برای مرحله‌ای تازه یا اتخاذ تصمیمی کلیدی در فرایند پروژه همگی می‌توانند به‌عنوان یک مایلستون یا نقطه عطف تلقی شوند.

از مایلستون‌ها به‌عنوان یک نقطه مرجع برای ارزیابی روند پروژه استفاده می‌شود. موارد زیر برخی از ویژگی‌های کلیدی یک مایلستون هستند:

• فازها و رویدادهای مهم پروژه را نشانه‌گذاری می‌کند

هر پروژه به‌طور کلی دارای برخی از مایلستون‌های رایج است مثل شروع پروژه، تکمیل هر فاز از پروژه، تأیید بودجه، تکمیل تست و لانچ محصول.

• نقش یک شاخص موفقیت را ایفا می‌کند

مایلستون‌ها به تیم‌ها و ذی‌نفعان کمک می‌کند میزان پیشرفت پروژه را اندازه‌گیری کنند.

• می‌تواند نقطه‌ای تعیین‌کننده برای ادامه یا توقف پروژه باشد

در برخی از مایل‌استون‌ها، ذی‌نفعان باید نسبت به ادامه پروژه به فاز بعدی یا لغو کامل آن تصمیم‌گیری کنند.

اهمیت مایلستون در مدیریت پروژه

مایلستون‌ها کمک می‌کنند درکی شفاف از جهت و مسیری که تیم‌ها در آن حرکت می‌کنند به دست آورند؛ اهمیت Milestoneها را می‌توان در موارد زیر خلاصه کرد:

• مدیریت پیچیدگی پروژه با تقسیم آن به فازهای سازمان‌یافته 

• تقویت ارتباط با ارائه به‌روزرسانی‌های قابل درک و ارزیابی به ذی‌نفعان 

• تقویت مسئولیت‌پذیری با تعیین انتظارات و ددلاین‌های مشخص

• شناسایی زودهنگام تأخیرهای احتمالی و ایجاد فرصت پیشگیری از مشکلات

تفاوت مایلستون و هدف

درک کامل تعریف مایلستون و تفاوت‌های آن با هدف یا Goal می‌تواند گیج‌کننده باشد؛ در این بخش سعی کردیم به‌طور خلاصه تفاوت‌های بین آنها را شفاف‌سازی کنیم.

هدف، خروجی نهایی و ایده‌آل پروژه است؛ اهداف، تصویر بزرگ و مسیر کلی پروژه را مشخص می‌کنند. برای مثال در یک پروژه توسعه نرم‌افزار، هدف می‌تواند لانچ یک اپلیکیشن جدید موبایلی باشد.

مایلستون، نقطه‌ای مشخص در یک مسیر است؛ مایلستون‌ها میزان پیشرفت به سمت هدف را نشان می‌دهند. در مثال بالا، تکمیل پروتوتایپ (نسخه اولیه) از اپلیکیشن مد نظر می‌تواند یک مایلستون یا نقطه عطف باشد.

انواع مایلستون در مدیریت پروژه

همان‌طور که همه پروژه‌ها شبیه هم نیستند، مایلستون‌ها هم بسته به صنعت، ابعاد و اهداف پروژه می‌توانند شکل‌های مختلفی داشته باشند. به‌طور کلی می‌توان مایلستون‌ها را در چهار دسته اصلی جای داد:

۶ معیار طلایی برای مایلستون‌های حرفه‌ای

تعریف و تعیین مایلستون به شکلی مؤثر بخشی کلیدی از موفقیت هر پروژه است. مایلستون‌هایی که به‌درستی تعیین شده باشند می‌توانند شفافیت زیادی به روند پروژه اضافه کرده و پیشرفت آن را تضمین کنند. فهرست زیر معیارهای اصلی تعیین یک مایلستون را نشان می‌دهد:

1. مایلستون باید مشخص و قابل اندازه‌گیری باشد

ابهام در یک مایلستون جایی ندارد؛ یک Milestone استاندارد باید دستاوردی ملموس و قابل اندازه‌گیری باشد. مثلاً «تکمیل فاز یک»، مایلستونی واضح است که می‌توان دستیابی یا عدم دستیابی به آن را به‌راحتی ارزیابی کرد. 

2. مایلستون باید زمانمند باشد

مایلستون‌ها باید داری یک چارچوب زمانی مشخص باشند. برای مثال «تکمیل فاز یک» باید در 45 روز انجام و تحویل شود. 

3. مایلستون باید نقطه‌ای مهم در پروژه باشد

مایلستون‌ها باید دستاوردی قابل اعتنا در مسیر پروژه را نشان دهند؛ مایلستون‌ها فهرستی از تسک‌هایی که باید انجام شوند نیستند؛ بلکه رسیدن به نقطه‌ای مهم در فرایند کار را علامت‌گذاری می‌کنند. 

4. مایلستون باید صفر و یکی باشد

یک مایلستون یا محقق شده یا نشده است؛ حالت تقریبی، ناقص یا بینابینی ندارد.

5. مایلستون باید با اهداف پروژه هم‌راستا باشد

هر مایلستون باید مستقیماً به تحقق اهداف کلان پروژه کمک کند. مایلستونی که ارتباطی با اهداف اصلی نداشته باشد، فقط منابع تیم را هدر می‌دهد.

6. مایلستون باید از افورتی که می‌برد، مجزا باشد

مایلستون نتیجه تلاش‌هاست، نه خودِ تلاش. مثلاً «تکمیل طراحی رابط کاربری» یک مایلستون است، اما «کار روی طراحی به مدت ۲۰ ساعت» تنها بیانگر میزان افورت است. تمرکز باید بر خروجی ملموس باشد نه میزان انرژی صرف‌شده.

حالا که ویژگی‌های اساسی یک مایلستون استاندارد و درست را می‌دانیم، ببینیم چطور می‌توان در یک پروژه نقطه عطف تعیین کرد.

چطور مایلستون‌های درست تعریف کنیم؟

مایلستون‌ها مثل تابلوهای راهنمای جاده‌ای‌اند؛ اگر مسیرتان و در جای درست نباشند، ممکن است کیلومترها در مسیر اشتباه پیش بروید؛ در این بخش می‌بینیم چطور می‌توان مراحل تعیین مایلستون را به‌گونه‌ای چید که پروژه نه‌تنها بدون چالش پیش برود، بلکه به موقع هم به مقصد برسد.

چطور مایلستون‌ها را مثل حرفه‌ای‌ها مدیریت کنیم؟

تبدیل مایلستون‌ها به موفقیتی حتمی نیازمند چیزی بیشتر از صرفاً تعیین تاریخ و تفویض وظایف است؛ در این بخش توصیه‌هایی ساده اما اثربخش برای مدیریت موفقیت‌آمیز مایلستون‌ها داریم.

مایلستون‌های بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید

مایلستون‌ها گاهی می‌توانند بسیار اضطراب‌آور باشند؛ خرد کردن آنها به بخش‌های کوچک‌تر بسیار راهگشاست. برای مثال اگر مایلستون شما «تکمیل طراحی سایت» است، می‌توان آن را به بخش‌های کوچک‌تری مانند «طراحی صفحه اصلی» و «طراحی منوی سایت» تقسیم کرد. 

از گانت چارت و بورد کانبان استفاده کنید

استفاده از ابزارهایی مانند «نمودار گانت» یا «بورد کانبان» برای به تصویر کشیدن روند پیشرفت می‌تواند بسیار اثرگذار باشد. گانت چارت، زمان‌بندی پروژه و وابستگی‌های هر تسک را نشان می‌دهد و بورد کانبان نیز وضعیت هر تسک - به‌صورت انجام شود، در حال انجام، انجام شده - را به نمایش می‌گذارد. 

نظارت دائمی و سازگاری بالا داشته باشید

برگی از آموزه‌های متد اجایل در مدیریت مایلستون‌ها می‌تواند بسیار کارساز باشد. ذهنیت اجایل می‌گوید پیوسته فرایندها را رصد کنید و با توجه به شرایط، هر جا که لازم بود در تسک‌ها، شیوه‌ها و اولویت‌ها تغییر ایجاد کنید. خودتان را به برنامه‌ریزی اولیه زنجیر نکنید. 

از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید

نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و همه امکاناتی که در اختیار شما و اعضای تیم‌ شما قرار می‌دهند می‌توانند کمک بسیار بزرگی باشند. این ابزارها کمک می‌کنند روند کارها را زیر نظر داشته باشید، زمان انجام تسک‌ها را فراموش نکنید و ریسک از مسیر خارج شدن را به میزان قابل توجهی پایین بیاورید.

۳ خطای رایج و خطرناک در تعیین مایلستون

دور ماندن از چاله‌ها در مسیر یک پروژه تضمین‌کننده دستیابی شما به مایلستون‌ها و هدف نهایی هستند.  وقتی می‌خواهید مایلستون تعیین کنید، موارد زیر را مد نظر داشته باشید. 

تعیین مایلستون‌های خیلی زیاد یا خیلی کم

یک برنامه بسیار شلوغ با مایلستون‌های متعدد فقط به آشفتگی منجر می‌شود؛ از طرفی نبود مایلستون‌های کافی نشان از نبود ساختار مناسب است و ردگیری روند پیشرفت را سخت می‌کند. 

اشتباه گرفتن مایلستون با تسک

تسک‌ها فعالیت‌هایی مشخص‌اند؛ برای مثال «نوشتن ده بلاگ‌پست در 20 روز». اما مایلستون‌ها قرار است دستیابی به یک نقطه مشخص از پروژه را تعیین کنند مانند «تکمیل و تأیید استراتژی محتوای سایت».

به‌روزرسانی نکردن مایلستون بر اساس روند کار

کم و کیف پروژه‌ها با توجه به شرایط در دنیای واقعی تغییر می‌کند و طبیعتاً مایلستون‌های تعیین‌شده برای آنها نیز باید به شکلی متناسب مجدداً تنظیم شوند. عدم توجه به این مسئله تنها باعث شکست در رسیدن به اهداف خواهد شد. 

مایلستون‌های نادرست: اشتباهاتی که پروژه‌ها را به بیراهه می‌برند

در کنار چالش‌های عمومی، گاهی اوقات مایلستون‌هایی که به‌طور خاص اشتباه تعیین می‌شوند، می‌توانند موجب مشکلات بزرگی در پروژه گردند. در ادامه، به چند نوع مایلستون غلط اشاره می‌کنیم که معمولاً در پروژه‌ها مشاهده می‌شود:

مثال‌هایی از مایلستون در پروژه‌های مختلف

مایلستون‌ها با توجه به صنعت و  ماهیت هر پروژه می‌توانند بسیار متفاوت باشند. در این بخش سه مثال از سه صنعت متفاوت آورده‌ایم تا تفاوت‌ها و شباهت‌های آنها در تعریف مایلستون را به شکلی شفاف‌تر درک کنیم. 

1. مایلستون در پروژه توسعه نرم‌افزار

«تکمیل نسخه بتا از محصول» می‌تواند یک نمونه مایلستون در توسعه چابک نرم افزار باشد. این مایلستون، نقطه‌ای در پروژه را نشان می‌دهد که محصول برای تست توسط کاربرانی خارج از تیم توسعه آماده باشد؛ یک نقطه حیاتی برای دریافت بازخورد و اصلاح نرم‌افزار.

2. مایلستون در پروژه ساخت و ساز

در یک پروژه عمرانی، «تکمیل فونداسیون» ساختمان، یکی از اولین و البته مهم‌ترین مایلستون‌ها در ساخت یک ساختمان است.

3. مایلستون در پروژه بازاریابی و مارکتینگ

راه‌اندازی و انتشار وب‌سایت - چه به‌عنوان یک محصول، ری‌برند یک کمپانی یا به‌عنوان بخشی از استراتژی محتوای یک کسب‌وکار - از مایلستون‌های تعیین‌کننده‌ای است که می‌تواند آغازگر فعالیت‌های مارکتینگی آن کسب‌وکار باشد. 

جمع‌بندی

پروژه‌های خود را یک سفر در نظر بگیرید و مایلستون‌ها را تابلوهایی که به شما می‌گویند چقدر از مسیر را رفته و چقدر آن باقی مانده است. حس رضایت‌بخش رسیدن به هر Milestone، خود انگیزه‌ای برای رسیدن به مایلستون بعدی است.