WBS یا ساختار شکست کار چیست؟ | راهنمای کامل + مثال‌های کاربردی برای مدیریت پروژه

تا حالا پروژه‌ای رو شروع کردی که از وسط راهش فهمیدی بعضی کارها جا افتاده؟ یا نمی‌دونستی دقیقاً چه کسی قراره چی رو تحویل بده؟

مشکل از برنامه‌ریزی نیست؛ مشکل از نداشتن یک نقشه‌ راه جزئی‌ و دقیق برای کل پروژه‌ست. اینجا همان جایی است که ساختار شکست کار یا WBS در مدیریت پروژه مهم می‌شود؛ ابزاری که پروژه را مثل یک پازل، قطعه‌قطعه می‌کند تا همه چیز سر جای خودش باشد.

WBS مثل خرد کردن یه پیتزای بزرگه؛ تا وقتی برشش نزنی، کسی نمی‌دونه از کجا شروع کنه یا چقدر باید بخوره!

این مقاله راهنمای ساده‌ای‌ست برای اینکه بفهمیم WBS چیست و بتوانیم در پروژه‌هایمان آن را اجرا کنیم.

ساختار شکست کار چیست؟

ساختار شکست کار یا WBS که مخفف Work Breakdown Structure است، روشی‌ست در مدیریت پروژه برای سلسله‌مراتبی کردن پروژه و تجزیه آن به اجزای کوچک‌تر و قابل‌مدیریت‌تر. این شکست ساختار از بالاترین سطح پروژه یعنی هدف کلی پروژه شروع می‌شود و به‌تدریج به بخش‌ها و خروجی‌های جزئی‌تر می‌رسد.

هر سطح از ساختار شکست کار، باید جزئیات بیشتری از فعالیت‌های پروژه را ارائه دهد. در ابتدا هدف کلی پروژه مشخص می‌شود، سپس خروجی‌های اصلی، خروجی‌های جزئی‌تر و در نهایت بسته‌های کاری  / Work Packages که قابل‌انجام و مدیریت هستند، تعریف می‌شوند.

هدف ساختار شکست کار در مدیریت پروژه چیست؟

WBS با تقسیم پروژه به بخش‌های کوچک و قابل‌مدیریت، به مدیر پروژه کمک می‌کند محدوده پروژه / Project Scope را سازماندهی و تعریف کند. این ساختار چارچوبی روشن برای برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل پروژه است.

هر پکیج کاری دارای جزئیات کافی برای برآورد دقیق منابع موردنیاز و مدت زمان اجرای آن است که در نتیجه کمک می‌کند تخمین هزینه‌ها و زمان‌بندی پروژه بسیار بهتر انجام شود.

دو حالت WBS وجود دارد که در ادامه به توضیح آن خواهیم پرداخت.

دو نوع ساختار شکست کار

WBS مبتنی بر تحویل‌دادنی‌ها

در Deliverable-based WBS، کارها بر اساس خروجی‌ها یا موارد تحویل‌دادنی پروژه به‌صورت سلسله‌مراتبی سازمان‌دهی می‌شوند. به زبان ساده، ابتدا محدوده کلی پروژه را بررسی می‌کنیم و سپس آن را به خروجی‌هایی که پروژه باید تحویل دهد تقسیم می‌کنیم.

این روش برای پروژه‌های کوتاه‌مدت با نتایج مشخص، مثل تهیه گزارش درآمد سالانه، بسیار مناسب است.

WBS مبتنی بر فازهای پروژه

در Phase-based WBS، پروژه به فازهای مختلف تقسیم می‌شود و در هر فاز، گروهی از تسک‌ها (پکیج‌های کاری) تعریف می‌شوند. این تسک‌ها به‌صورت مرحله‌به‌مرحله انجام می‌شوند. این نوع WBS برای پروژه‌های بلندمدت با اهداف کلی‌تر مناسب‌تر است. مثلاً زمانی که می‌خواهید طی سه سال آینده نرخ نگه‌داری مشتریان / Customer Retention را ۲۰٪ افزایش دهید.

در بخش‌های بعد، این مفاهیم را با مثال توضیح خواهیم داد.

اجزای کلیدی WBS در مدیریت پروژه

هر جز از WBS در مدیریت پروژه نقش خاصی در برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت بر پروژه ایفا می‌کند تا پروژه را به بخش‌های کوچک‌تر و ساده تر برای مدیریت تبدیل کند.

در ادامه، اجزای اصلی WBS را با تعریف و مثال برای هرکدام بررسی می‌کنیم:

1. فازها / Phases

فازها نمایانگر مراحل اصلی چرخه عمر پروژه هستند. هر فاز یک بخش مجزا از فرایند کلی پروژه است و شامل مجموعه‌ای از وظایف مرتبط به هم است.

مثال: تو یه پروژه «راه‌اندازی فروشگاه اینترنتی»، فازها می‌تونن شامل موارد زیر باشن:

• تحلیل و بررسی نیازمندی‌ها

• طراحی رابط و تجربه کاربری (UX/UI)

• توسعه وب‌سایت

• تست و تضمین کیفیت

• راه‌اندازی نهایی و بازاریابی

2. بسته‌های کاری / Work Packages

پکیج‌های کاری، کوچک‌ترین واحد کاری در ساختار شکست کار هستند. هر بسته کاری شامل فعالیت‌های دقیق، با رعایت زمان‌بندی و قابل تخصیص به افراد تیم هستند.

مثال: پکیج کاری «برنامه‌نویسی فرم ثبت‌نام کاربران» می‌تونه به شکل زیر باشه:

• طراحی فرم ثبت‌نام

• پیاده‌سازی ولیدیشن

• اتصال فرم به پایگاه داده

3. وظایف / Tasks

تسک‌ها فعالیت‌هایی هستند که باید درون هر فاز انجام گیرند. آن‌ها باید کاملاً مشخص، شفاف، قابل‌اندازه‌گیری و دارای هدفی مشخص باشند.

مثال: تو فاز «طراحی UI»، تسک‌ها احتمالاً یه چیزی شبیه زیرن:

• طراحی وایرفریم صفحات

• انتخاب پالت رنگ و فونت

• طراحی نسخه موبایل

4. زیر وظایف / Subtasks

تسک‌های اصلی را می‌توان برای دقت بیشتر و مدیریت بهتر و بهینه‌تر به زیر وظایف / Subtask تقسیم کرد؛ این کار به بهبود کنترل و زمان‌بندی پروژه ما کمک شایانی می‌کند.

مثال: برای تسک «طراحی وایرفریم صفحات»، زیر تسک‌ها می‌تونن شامل طراحی وایرفریم برای موارد زیر باشن:

• صفحه اصلی

• صفحه دسته‌بندی محصولات

• صفحه محصول

• سبد خرید

5. تحویل‌دادنی‌ها / Deliverables

تحویل‌دادنی‌ها خروجی‌های مشخص و قابل تحویل از انجام یک یا چند تسک هستند. تحویل‌دادنی‌ها می‌توانند فیزیکی (مثل محصول) یا غیرفیزیکی (مثل گزارش) باشند.

مثال: تو فاز توسعه یه نرم‌افزار، تحویل‌دادنی‌ها به شکل زیرن:

• نسخه بتای سایت

• کدهای توسعه‌یافته

• مستندات فنی پروژه

6. زیر تحویل‌دادنی‌ها / Sub-deliverables

زیر تحویل‌دادنی‌ها بخش‌هایی از یک تحویل‌دادنی بزرگ‌تر هستند که برای رسیدن به آن باید تکمیل و مدیریت شوند.

مثال: تحویل‌دادنی اصلی «نسخه نهایی وب‌سایت» ممکنه شامل زیر تحویل‌دادنی‌‌هایی زیر باشه:

• پنل مدیریت محصولات

• سیستم پرداخت آنلاین

• سیستم ثبت‌نام کاربران

7. وابستگی‌ها / Dependencies

وابستگی‌ها در واقع روابط بین وظایف را نشان می‌دهند که گاه می‌تواند ساده باشد و گاه پیچیده؛ و مشخص می‌کنند که چه فعالیت‌هایی باید پیش از سایر کارها انجام شوند تا بتوانیم باقی کارها را پیش ببریم.

مثال: تسک «توسعه بک‌اند» وابستس به «تأیید طراحی پایگاه داده»، پس تا طراحی تأیید نشه، فرایند توسعه نمی‌تونه آغاز بشه.

8. برآوردها / Estimates

منظور از برآوردها تخمین‌هایی‌ست درباره زمان، منابع و هزینه‌های موردنیاز برای هر وظیفه یا پکیج کاری.

مثال: برای پکیج کاری «توسعه پنل مدیریت»، تخمین زده می‌شه که ۸ روز کاری و دو توسعه‌دهنده نیازه؛ با هزینه تقریبی 20 میلیون تومان.

9. نقاط عطف / Milestones

مایلستون‌ها یا نقاط عطف، نقطه‌های کلیدی و مهمی در طول پروژه هستند که پایان یک فاز، ارائه یک تحویل‌دادنی یا رسیدن به یک دستاورد بزرگ را نشان می‌دهند.

مثال:

• تأیید طراحی اولیه توسط کارفرما

• پایان فاز تست و دریافت تأییدیه نهایی

• راه‌اندازی رسمی وب‌سایت

چگونه یک WBS پروژه بسازیم؟

حالا نوبت به بخش جذاب ماجرا رسید! از آنجایی که ساختار شکست کار به‌صورت یک سلسله مراتب بصری طراحی می‌شود، روش‌های مختلفی برای ساخت آن وجود دارد. نکته جالب اینجاست که شما می‌توانید روشی را انتخاب کنید که برای تیم و پروژه‌تان مناسب‌تر است.

روش‌های رایج برای طراحی WBS شامل ابزارهای بصری مانند تایم‌لاین‌ها / Timelines، تخته‌های کانبان / Kanban Boards و تقویم‌ها / Calendars هستند. بسته به نرم‌افزاری که استفاده می‌کنید، ممکن است ظاهر این ویژگی‌ها کمی با هم متفاوت باشد.

در ادامه، این سه روش را بررسی می‌کنیم تا ببینیم چطور می‌توانیم با کمک هرکدام، ساختار شکست کار بهتری ایجاد کنیم.

تایم‌لاین‌ها (یا نمودارهای گانت)

تایم‌لاین‌ها ابزارهای فوق‌العاده‌ای برای نمایش تصویری پروژه‌ها به شکلی جذاب و رنگارنگ هستند. این ابزارها روند کار را دیدنی‌تر می‌کنند و امکاناتی کاربردی برای طراحی WBS در اختیار شما می‌گذارند. گانت چارت / Gantt Chart یکی از معروف‌ترین انواع تایم‌لاین‌هاست.

در ادامه به برخی از قابلیت‌هایی که با استفاده از تایم‌لاین‌ها در اختیار دارید اشاره می‌کنیم:

• واردکردن داده‌ها از فایل‌های اکسل یا گوگل شیت

• مانیتورکردن پیشرفت پروژه

• ویرایش یا جابه‌جایی تسک‌ها

• اتصال تسک‌ها به‌هم بر اساس وابستگی‌ها

• تنظیم و جبران تغییرات در ددلاین‌ها

• تخصیص مسئول برای هر وظیفه

• نگهداری وظایف برنامه‌ریزی‌نشده

• تعیین رنگ برای ردیابی راحت‌تر

• تقسیم وظایف بر اساس سطح‌ها و فازها

• فیلترکردن و مرتب‌سازی وظایف

برای شروع ساخت WBS، هم می‌توان فایل‌های خود مانند اکسل را وارد نرم‌افزار تایم‌لاین کرد، هم مستقیماً آن را در همان ابزار طراحی کرد.

تایم‌لاین‌ها با تخته‌های کانبان یا تقویم‌ها فرق دارند، چون در تایم‌لاین‌ها شما می‌توانید وظایف را در یک نمای گرافیکی قابل ویرایش ببینید و جابه‌جا کنید. اینکه کدام ابزار برای تیم شما بهتر است، بستگی به ترجیح و سبک کاری‌تان دارد.

تخته‌های کانبان

بورد کانبان از نظر عملکرد شباهت‌هایی با تایم‌لاین دارد، اما از نظر چیدمان بصری کاملاً متفاوت‌ است. برخلاف تایم‌لاین که به‌صورت افقی و خطی سازمان‌دهی می‌شود، تخته‌های کانبان به شکل ستون‌هایی طراحی شده‌اند که وظایف در آن‌ها جابه‌جا می‌شوند.

تصور کن یه تخته وایت‌برد که روش کلی یادداشت چسبوندی. یه ستون اسمش «تو ذهنمه»، یکی «دارم روش کار می‌کنم» و آخری هم «ایول، تموم شد!»

نرم‌افزارهایی که بورد کانبان دارند می‌توانند در موارد زیر به شما کمک کنند تا پروژه‌تان را در مسیر درست نگه دارید:

• ردیابی میزان پیشرفت کارها

• ویرایش و به‌روزرسانی وظایف

• مشخص کردن وابستگی میان وظایف

• مدیریت تغییرات در ددلاین‌ها

• ترسیم جریان‌های کاری / Workflow

• ایجاد بستر ارتباطی متمرکز برای تیم

• کمک به برنامه‌ریزی نقشه راه محصول

تخته کانبان در واقع یکی از پرکاربردترین ابزارها برای مدیریت منابع در WBS است که در کارهای روزمره به کار می‌آید.

بهترین روش برای شروع WBS در کنترل پروژه، ساختن سلسله مراتب کارها در دل تخته کانبان است. با استفاده از ستون‌ها برای فازهای پروژه و کارت‌ها برای وظایف، می‌توانید به‌تدریج ساختار شکست کار خود را بسازید.

تقویم‌ها

سومین گزینه برای تدوین ساختار شکست کار، استفاده از نرم‌افزارهای تقویم تیمی است. اگرچه تقویم‌ها به اندازه تایم‌لاین‌ها یا تخته‌های کانبان برای ساخت WBS در پروژه رایج نیستند، اما ابزارهای بسیار خوبی برای تصویرسازی پروژه‌ها از زاویه‌ای متفاوت هستند. به‌ویژه برای پروژه‌های بزرگ، امکان جابه‌جایی بین نماهای روزانه، هفتگی و ماهانه بسیار کاربردی است.

تقویم‌ها تجربه بصری متفاوتی نسبت به دو ابزار قبلی ارائه می‌دهند و می‌توانند در سازمان‌دهی کارها بر اساس زمان بسیار مؤثر باشند.

برای شروع ساخت WBS در یک تقویم:

• می‌توانید یک فایل اکسل یا اسپردشیت موجود را وارد نرم‌افزار تقویم کنید.

• یا مستقیماً یک پروژه جدید را در همان تقویم بسازید و وظایف را طبق تاریخ‌ها بچینید.

خلاصه‌ای از ابزارهای WBS در جدول زیر آمده است:

یک مثال ساختاریافته از WBS در پروژه

در ادامه یک مثال ساختاریافته از ساختار شکست کار را با هم مرور می‌کنیم.

پروژه: طراحی و توسعه یک اپلیکیشن مدیریت وظایف

فاز ۱: تحلیل و برنامه‌ریزی

• پکیج کاری: جمع‌آوری نیازمندی‌ها

• تسک: مصاحبه با کاربران هدف

• تسک: تحلیل رقبا

• تحویل‌دادنی: گزارش نیازمندی‌ها

• پکیج کاری: طراحی محدوده پروژه / Scope

• نقطه عطف: تأیید سند نیازمندی‌ها

فاز ۲: طراحی رابط کاربری / UI

• پکیج کاری: طراحی وایرفریم

• تسک: طراحی وایرفریم صفحه اصلی

• تسک: طراحی وایرفریم صفحه تسک‌ها

• تحویل‌دادنی: وایرفریم نهایی

• پکیج کاری: طراحی گرافیکی

• تسک: انتخاب رنگ و فونت

• تسک: طراحی آیکون‌ها

• زیر تحویل‌دادنی: کیت رابط کاربری / UI Kit

• نقطه عطف: تأیید طراحی UI نهایی توسط کارفرما

فاز ۳: توسعه فنی

• پکیج کاری: توسعه بک‌اند

• تسک: طراحی دیتابیس

• وابستگی: باید منتظر تأیید از فاز تحلیل باشیم

• تسک: پیاده‌سازی APIها

• تحویل‌دادنی: ماژول بک‌اند به طور کامل

• پکیج کاری: توسعه فرانت‌اند

• تسک: پیاده‌سازی صفحه اصلی

• تسک: پیاده‌سازی صفحه ایجاد/ویرایش تسک‌ها

• زیرتحویل‌دادنی: نسخه اولیه رابط کاربری

• برآورد: ۲۰ روز کاری – ۳ نفر – هزینه تقریبی ۶۰ میلیون تومان

فاز ۴: تست و رفع اشکال

• پکیج کاری: تست کاربردپذیری / Usability Testing

• پکیج کاری: تست فنی / Unit + Integration

• تحویل‌دادنی: گزارش اشکالات کشف‌شده

• نقطه عطف: تأییدیه تیم تست

فاز ۵: انتشار و بازاریابی

• پکیج کاری: بارگذاری نسخه نهایی در مارکت‌ها

• پکیج کاری: اجرای کمپین معرفی اپلیکیشن

• زیرتحویل‌دادنی: ویدیو معرفی + پست‌های شبکه اجتماعی

• نقطه عطف: انتشار رسمی در Google Play

نقطه عطف پایانی:

• اتمام پروژه و برگزاری جلسه رونمایی رسمی

در نهایت

متوجه شدیم که ساختار شکست کار یا WBS در پروژه، چارچوبی دقیق و هدفمند برای نظم‌دهی به پروژه‌هاست؛ ابزاری که با تجزیه پروژه به اجزای کوچک‌تر، مسیر اجرای آن را شفاف‌تر و قابل‌کنترل‌تر می‌کند. به این ترتیب، به‌جای حدس و گمان، با Work Breakdown Structure همه چیز روشن و قابل پیگیری‌ست. اگر به‌دنبال اجرای پروژه‌ای منسجم، قابل مدیریت و حرفه‌ای هستید، WBS نقطه شروع درستی خواهد بود.

حالا که یاد گرفتیم چطوری پروژه‌مون رو تبدیل کنیم به یه پازل خوشگل و منظم، دیگه وسط پروژه به این در و اون در نمی‌زنیم! فقط کافیه یه WBS قشنگ بچینیم و بگیم: «خب، حالا از کجا شروع کنیم؟»