قانون 80/20 (اصل پارتو) | چگونه با کمترین تلاش بیشترین نتیجه را بگیریم؟

اگر بتوانیم با کمترین تلاش بیشترین بهره را ببریم؟ در کسب‌وکار، مدیریت پروژه، بازاریابی و حتی زندگی شخصی، همیشه بخش کوچکی از اقدامات بیشترین تأثیر را دارند.

اگر برایتان بهره‌وری چندبرابری، گرفتن تصمیمات بهتر و تمرکز روی کارهای واقعاً اساسی مهم است، با ما همراه باشید تا ببینیم قانون پارتو چگونه عمل می‌کند.

«تفکر چابک فقط یک متدولوژی نیست، بلکه یک نگاه متفاوت به کار تیمی و حل مسئله است. در اجیلیتی، آموزش Agile با رویکردی عملی، تدریجی و متناسب با فضای کاری تیم‌های ایرانی طراحی شده است. این آموزش‌ها برای کسانی‌ست که می‌خواهند واقعاً چابک کار کنند.»

قانون پارتو یا قانون  80/20 چیست؟ 

به بیان ساده، 80% از نتایجی که به دست می آوریم ناشی از انجام 20% کارهایی است که انجام می‌دهیم که این کارها بسیار تأثیرگذارند. درک این مفهوم برای انجام فعالیت هایی نظیر مدیریت پروژه، مدیریت محصول و مدیریت زمان اهمیت زیادی دارد، زیرا به ما کمک می‌کند بفهمیم کدام اقدامات را باید در اولویت قرار دهیم تا بیشترین تأثیر و خروجی را از کار بگیریم.

قانون پارتو از کجا آمده است؟

اصل پارتو را یک اقتصاددان ایتالیایی به نام ویلفردو پارتو / Vilfredo Pareto، در سال 1896 مطرح کرد. او به مشاهده و تحلیل علاقه‌مند بود و با بررسی‌هایی که کرد متوجه شد که 80% از زمین‌های ایتالیا متعلق به تنها 20% از جمعیت آن کشور است. همچنین، در باغی که خود داشت متوجه شد که 20% از گیاهانش 80% از میوه‌ها را تولید می‌کنند!

حتی این مسئله این‌طور تحلیل می‌شود که این قانون در واقع یک رابطه ریاضی برای توزیع دو متغیر به‌صورت توانی است؛ به این شکل که وقتی دو متغیر به‌صورت توانی با هم در ارتباط هستند، تغییر نسبتاً کوچک در یکی منجر به تغییر قابل‌توجهی در متغیر دیگر می‌شود.

به این پدیده نام‌های دیگری نیز نسبت داده می‌شود:

• قاعده 80/20 که رایج‌ترین نام آن است.

• اصل پارتو

• قانون تعداد اندک حیاتی؛ یعنی همان 20% اندکی که 80% نتایج حیاتی را در بر میگیرند.

• اصل پراکندگی فاکتورها

البته ناگفته نماند قاعده 80/20 یک معادله ریاضی رسمی نیست، بلکه پدیده‌ای کلی است که می‌توانیم آن را در اقتصاد، کسب‌وکار، مدیریت زمان و حتی ورزش به کرات مشاهده کنیم.

نمونه‌های کلی از اصل پارتو:

• 20% از یک گیاهان یک باغ، 80% از میوه‌های آن باغ را تولید می‌کنند.

• 80% سود یک شرکت از 20% از مشتریانش حاصل می‌شود؛ این مثال در کسب‌وکار بسیار معروف است.

• معمولاً 20% از بازیکنان یک تیم (یا حتی در یک لیگ)، 80% از گل‌ها یا امتیازات را کسب می‌کنند.

اما...

چگونه از قانون 80/20 استفاده کنیم؟

اگرچه با دقت در حوزه‌های مختلف می‌بینیم که این پدیده تقریباً در هر صنعتی رخ می‌دهد، اما اصل پارتو بیشتر در کسب‌وکار و اقتصاد است که معروف شده و به کار گرفته می‌شود. دلیل آن هم این است که قانون پارتو به ما کمک می‌کند بفهمیم کجا باید بیشترین تلاش و تمرکز خود را بگذاریم تا بیشترین بازدهی برایمان حاصل شود.

اگر کار را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کنیم، این قانون کمک می‌کند که بفهمیم کدام بخش‌ها بیشترین تأثیر را در نتایج‌مان دارد.

در ادامه با هم چند نمونه از کاربردهای عملی آن را بررسی کنیم.

1. بهره‌وری / Productivity 

از قانون پارتو می‌توانیم برای اولویت‌بندی کارهایی که باید در طول روز انجام دهیم، استفاده کنیم.

ایده اصلی اینجاست که از بین تمام کارهایی که در لیست روزانه خود داریم، انجام 20% از آن‌ها باعث ایجاد 80% از نتیجه‌ای که در آن روز می‌خواهیم می‌شود؛ بنابراین، برای دستیابی به بیشترین بازدهی، باید مشخص کنیم که کدام وظایف بیشترین تأثیر را بر تیم ما دارند و روی همان‌ها تمرکز کنیم.

برای این کار:

1. همه کارهایی را که باید در طول روز انجام دهیم، لیست می‌کنیم.

2. مشخص می‌کنیم کدام کارها بیشترین تأثیر را دارند.

• آیا برخی از کارها نیاز به همکاری با اعضای دیگر تیم دارد؟

• آیا کارهایی هست که اجرای پروژه‌های دیگر را متوقف کرده و ابتدا نیاز به تکمیل آن باشد؟

این نوع کارها اگرچه ساده به نظر می‌رسند، اما اجرای آن‌ها تأثیر بزرگی بر روحیه و روند حرکتی تیم دارد و باعث می‌شود کارها روان‌تر پیش بروند.

مثلاً به‌عنوان یک مدیر پروژه 10 کار مهم در لیست روزانه خود دارید. با این قانون، متوجه می‌شوید که 2 تا از مهم‌ترین کارها - مثلاً هماهنگی با تیم توسعه و ارائه گزارش به مدیران - باعث پیشرفت 80% پروژه می‌شود. بنابراین، به‌جای صرف وقت روی کارهای دیگر، ابتدا این دو کار را انجام می‌دهید تا بیشترین نتیجه را بگیرید.

2. تصمیم‌گیری / Decision Making

قانون پارتو در فرایند تصمیم گیری به ما کمک می‌کند بهترین تصمیمات ممکن را بگیریم. وقتی مشکلی داریم که علل مختلفی دارد، پارتو میگوید راه‌حل‌های مرتبط را اولویت‌بندی کن. به شکل مراحل زیر:

1. مشکلات تیم را شناسایی کن: تمام مسائلی که می‌خواهیم در مورد آن تصمیم‌گیری کنیم را لیست کنید.

2. علت‌ها را مشخص کن: برای هر مشکل، تمام علت‌های ممکن را شناسایی و استخراج کنید.

3. مشکلات را دسته‌بندی کن: اگر برخی مشکلات دلایل مشترکی دارند، آن‌ها را در یک دسته مشابه قرار دهید. این کار کمک می‌کند تا با یک راه‌حل چندین مشکل را برطرف کنیم.

4. به هر مشکل بر اساس تأثیر آن بر کسب‌وکار یک ارزش بده: این ارزش می‌تواند یک عدد ساده بین 1 تا 10 باشد که میزان اهمیت آن را نشان می‌دهد.

5. روی 20% از مشکلاتی که بیشترین تأثیر را بر کسب‌وکار دارند، تمرکز کن: ایده اصلی این است که یک راه‌حل بتواند چندین مشکل را حل کند. بر اساس عددهایی که به مشکلات داده‌اید، مشخص کنید که کدام 20% مهم‌تر هستند. سپس، با استفاده از استراتژی‌های حل مسئله، راه‌حلی طراحی کنید که 80% نتایج مطلوب را برایتان ایجاد کند.

مثلاً در یک فروشگاه آنلاین، با بررسی 100 شکایت آخر مشتریان، متوجه می‌شوید که بیشتر شکایات به علت دریافت کالاهای آسیب‌دیده است. تیم متوجه می‌شود که 80% از پولی که به مشتریان برمی‌گرداند مربوط به این کالاهای معیوب است. ازآنجاکه شما می‌خواهید تعداد بازگشت مبلغ‌ها را کم کنید، این مشکل را در اولویت قرار می‌دهید.

راه‌حل هم این است که تیم شما تصمیم می‌گیرد بسته‌بندی محصولات را بهتر کند تا در حمل‌ونقل آسیب نبینند. به این صورت مشتریان دیگر کالاهای معیوب دریافت نمی‌کنند و مشکل تا حد زیادی برطرف می‌شود.

3. کنترل کیفیت / Quality Control

در مقاله کنترل کیفیت به روشی به نام «شش سیگما / Six Sigma» اشاره کردیم که می‌توانید آن را مطالعه کنید. تحلیل پارتو و نمودار پارتو از ابزارهای کلیدی در روش کنترل کیفیت شش سیگما هستند.

در این روش، استفاده از نمودار پارتو به ما کمک می‌کند تا داده‌های خود را به‌صورت تصویری ببینیم و اقدامات را بر اساس اولویت‌بندی صحیح انجام دهیم. به مثال زیر توجه کنید:

مثال:

فرض کنید یک کارخانه تولید قطعات الکترونیکی متوجه شده است که نرخ ضایعات در خط تولید بالا است. تیم کنترل کیفیت تصمیم می‌گیرد از نمودار پارتو برای شناسایی مهم‌ترین علل نقص محصولات استفاده کند.

مراحل اجرای تحلیل پارتو

1. جمع‌آوری داده‌ها: تیم QC آنها کیفیت 1000 قطعه معیوب را بررسی کرده و دلایل نقص را دسته‌بندی کردند:

• لحیم‌کاری نادرست: 400 مورد

• خرابی قطعات اولیه: 250 مورد

• خطای مونتاژ: 200 مورد

• مشکلات بسته‌بندی: 150 مورد

2. ترسیم نمودار پارتو: در نمودار زیر، مشکلات از بیشترین به کمترین فراوانی مرتب شده و یک منحنی تجمعی (خط نارنجی) رسم می‌شود.

3. تحلیل نتایج: نمودار نشان می‌دهد که لحیم‌کاری نادرست و خرابی قطعات اولیه 65% مشکلات را شامل می‌شوند.

4. اتخاذ راه‌حل: تیم کنترل کیفیت شش سیگما تصمیم می‌گیرد فرایند لحیم‌کاری را بهبود دهد و کیفیت قطعات ورودی را نیز بیشتر کنترل کند.

این نمودار نشان می‌دهد که بیشترین مشکلات تولید از لحیم‌کاری نادرست و خرابی قطعات اولیه ناشی می‌شوند. منحنی تجمعی نیز مشخص می‌کند که این دو مشکل 65% از نقص‌ها را تشکیل می‌دهند، بنابراین اصلاح آن‌ها بیشترین تأثیر را در بهبود کیفیت کار خواهد داشت.

شاید بپرسید چرا 65%؟ در بخش «محدودیت‌های اصل پارتو» به این توضیح خواهیم پرداخت.

مزایای قانون پارتو 

در دنیای کسب‌وکار، اصل پارتو تأثیر قابل‌توجهی دارد و می‌تواند در جنبه‌های مختلف کسب‌وکار نقش کلیدی داشته باشد. برخی از مهم‌ترین مزایای آن را در زیر آورده‌ایم:

• بازدهی سرمایه‌گذاری در فرایندهای بازاریابی: می‌توانیم کانال‌های بازاریابی که بیشترین بازدهی را دارند شناسایی کرده و فقط بر آنها تمرکز کنیم.

• فروش: می‌توانیم اهداف فروشی که بیشترین فرصت را برای افزایش درآمد سازمان ما ایجاد می‌کنند را تعیین کنیم.

• محصولات و خدمات: محصولات یا خدماتی که بیشترین درآمد را برای ما می‌سازند را پیدا کرده و برای برنامه‌های بعدی خود اولویت‌بندی کنیم.

• سودآوری: بیشتر بر منابع درآمدی که سود کلانی به ما می‌دهند تمرکز کنیم.

محدودیت‌های اصل پارتو

قانون 80/20 پدیده‌ای است که زیاد مشاهده شده است، اما یک وحی منزل نیست. در عرصه کسب‌وکار و زندگی، شرایط دائماً در حال تغییر است و همیشه استثنائاتی نیز وجود دارد. همچنین ممکن است نسبت‌های این قانون گاهی به‌صورت 70/30، 90/10 یا حتی 60/40 نیز دیده شوند.

برخی از محدودیت‌های این اصل:

• در همه شرایط کاربرد ندارد: در برخی موقعیت‌ها، این قانون ممکن است معکوس عمل کند یا کاملاً بی‌معنی شود. پارتو یک اصل کلی است، نه یک قانون طبیعی مثل جاذبه.

• اتفاقات گذشته تضمینی برای آینده نیست: تحلیل‌های پارتو معمولاً بر اساس داده‌های گذشته انجام می‌شوند، اما پیش‌بینی آینده بر این مبنا همیشه دقیق نیست. پس همچنان به بررسی‌های خود ادامه دهید.

نکته‌ای درباره برداشت نادرست از این قانون

یکی از رایج‌ترین اشتباهات این است که تنها بر 20% مهم تمرکز کنیم و 80% دیگر را کاملاً نادیده بگیریم. این کار باعث مشکلات اساسی می‌شود، چون تصویر کلی کسب‌وکار را از دست می‌دهیم.

برای مثال، اگر فقط روی مشتریان اصلی که بیشترین درآمد را ایجاد می‌کنند تمرکز کنیم و مشتریان کوچک‌تر را نادیده بگیریم، ممکن است کسب‌وکار را در معرض ریسک‌های جدی قرار دهیم. با این کار مشتریان کوچک را که آنها نیز پتانسیل رشد دارند، از دست می‌دهیم و در بلندمدت به ثبات سازمان لطمه می‌زنیم.

جمع‌بندی

اصل پارتو یا قانون 80/20 نشان می‌دهد که بخش کوچکی از اقدامات ما بیشترین تأثیر را دارند. این اصل در کسب‌وکار، بهره‌وری، تصمیم‌گیری و حتی مدیریت زمان کاربرد دارد. با شناسایی و تمرکز بر 20% از مهم‌ترین فعالیت‌ها، می‌توانیم 80% نتایجی که به دنبال آن هستیم را به دست آوریم. اما فراموش نکنید که نباید 80% کارهای دیگر را کاملاً نادیده گرفت! ایجاد تعادل و استفاده هوشمندانه از این قانون، کلید موفقیت ماست.