در مقالات گذشته به تفصیل در مورد 10 حوزه دانشی مدیریت پروژه PMBOK و متدولوژیها و مراحل اجرای PMBOK صحبت کردیم و بحثهای بسیاری را موشکافی کردیم.
در این مقاله، 12 اصل کلیدی مدیریت پروژه در نسخه هفتم PMBOK که در سال 2021 منتشر شد را بررسی میکنیم و توضیح میدهیم که چگونه این اصول میتوانند در مدیریت پروژههای واقعی به کار گرفته شوند.
در پایان نیز، یک مثال جامع و کاربردی ارائه خواهیم کرد که نشان میدهد چگونه این اصول در یک پروژه واقعی پیادهسازی میشوند. این بخش میتواند درک شما از کاربرد عملی PMBOK را عمیقتر کند، پس حتماً تا انتها همراه ما باشید!
12 اصل PMBOK در مدیریت پروژه (ویرایش 7ام)
در ویرایش هفتم راهنمای PMBOK که در سال 2021 میلادی تدوین و منتشر شد، دوازده اصل اساسی ذکر شده است که تک به تک به آنها میپردازیم.
-
سرپرستی: مسئولیتپذیر بودن
Stewardship یا سرپرستی در مدیریت پروژه به معنای رهبریِ مسئولانه و اخلاقمدار است. مدیران پروژه علاوه بر اینکه وظیفه دارند پروژه را به موفقیت برسانند، بلکه باید تلاش کنند این موفقیت بهصورت شفاف، پایدار و مطابق با اصول اخلاقی به دست آید.
این اصل شامل رعایت صداقت، پاسخگویی و مسئولیتپذیری در تصمیمگیریها و تعامل با ذینفعان پروژه است. یک مدیر پروژه متعهد، نهتنها به اهداف سازمانی فکر میکند، بلکه به حقوق تیم و تأثیرات اجتماعی پروژه نیز توجه دارد.
-
تیم: ساختن تیمهایی با عملکرد بالا
یک تیم قوی و هماهنگ اساس موفقیت هر پروژه است. PMBOK تأکید دارد که مدیران پروژه باید محیطی انگیزشی و حمایتی برای تیم خود ایجاد کنند تا اعضا بتوانند بهرهوری، خلاقیت و همکاری را در میان خود به حداکثر برسانند.
عوامل کلیدی در ساختن یک تیم موفق عبارتاند از:
-
ارتباطات شفاف: ایجاد تعاملات باز و سازنده میان اعضای تیم
-
تنوع و جامعیت: استفاده از مهارتها و دیدگاههای متنوع برای افزایش خلاقیت
-
انگیزه و توسعه فردی: تشویق کارکنان به رشد و یادگیری مستمر
-
ذینفعان: درگیرکردن ذینفعان به طور مؤثر
یکی از مهمترین چالشهای مدیریت پروژه، شناسایی و مدیریت انتظارات ذینفعان است. ذینفعان شامل مشتریان، سرمایهگذاران، مدیران ارشد و اعضای تیم میشوند که هرکدام نیازها و انتظارات متفاوتی دارند.
PMBOK بر اهمیت تعامل مستمر و شفاف با ذینفعان تأکید میکند. مدیران پروژه باید:
-
انتظارات و نیازهای ذینفعان را بهدرستی شناسایی کنند.
-
ارتباطات مؤثر و شفافی را برای جلوگیری از سوءتفاهمها برقرار کنند.
-
بازخوردها را بهصورت مداوم دریافت و مدیریت کنند تا پروژه مطابق با انتظارات پیش رود.
-
ارزش: ارائه ارزش واقعی
یکی از اصول کلیدی در PMBOK، تمرکز بر ارزشآفرینی تجاری است. هر پروژه باید در نهایت به تحقق اهداف استراتژیک سازمان و ایجاد ارزش واقعی برای ذینفعان و کسب سود منجر شود.
برای اطمینان از این موضوع، مدیران پروژه باید:
-
هماهنگی پروژه با اهداف کسبوکار مانند درآمدزایی، جلب اعتماد و… را حفظ کنند.
-
نتایج قابلاندازهگیری ارائه دهند که تأثیر مثبتی بر رشد سازمان و رسیدن به ارزشهای اساسی / Core Values آن داشته باشد.
-
به بهینهسازی منابع و هزینهها توجه کنند تا بازدهی حداکثری حاصل شود.
-
تفکر سیستمی: درک پیچیدگیها
مدیریت پروژه فراتر از مدیریت تکتک وظایف بهصورت جداگانه است و نیازمند درک چگونگی تعامل بخشهای مختلف پروژه با یکدیگر و با کل سازمان است. این دیدگاه، که به تفکر سیستمی / Systems Thinking معروف است، به مدیران پروژه کمک میکند تا پیچیدگیها و «وابستگی / Dependency»های متقابل در پروژهها را بهتر مدیریت کنند.
مزایای تفکر سیستمی در مدیریت پروژه شامل موارد زیر است:
-
شناسایی و کاهش ریسکهای پنهان از طریق درک وابستگیهای متقابل
-
افزایش هماهنگی بین بخشهای مختلف سازمان برای تحقق بهتر اهداف
-
بهبود تصمیمگیری با در نظر گرفتن تصویر کلی پروژه
این رویکرد به مدیران کمک میکند تا چالشهای پیچیده را بهصورت ریشهای حل کنند و پروژه را در مسیر درست هدایت کنند.
-
رهبری: توانمندسازی تیمها
در نسخههای قدیمیتر PMBOK، مدیر پروژه بیشتر بهعنوان یک مدیر اجرایی و کنترلکننده افراد و فرایندها معرفی میشد؛ اما در ویرایش هفتم، نقش مدیر پروژه به یک رهبر الهامبخش و توانمندساز تغییر یافته است.
مدیر پروژه باید:
-
اعضای تیم را برای تصمیمگیریهای مستقل توانمند کند.
-
محیطی حمایتی ایجاد کند که خلاقیت و نوآوری را تقویت کند.
-
تعاملات مثبت با ذینفعان را حفظ کند و پروژه را با دیدگاههای استراتژیک هدایت کند.
این تغییر رویکرد باعث میشود که تیمها چابکتر، مستقلتر و خلاقتر عمل کنند و در نتیجه، نتایج بهتری برای پروژه و سازمان رقم بخورد.
-
تطبیق: تطبیق فعالیتهای مدیریت پروژه
مدیریت پروژه یک فرایند ثابت و یکسان برای همه پروژهها نیست. هر پروژه ویژگیها، پیچیدگیها و الزامات خاص خود را دارد. به همین دلیل، PMBOK بر اصل تطبیقپذیری / Tailoring تأکید دارد.
مدیران پروژه باید:
-
رویکردهای مدیریت پروژه را متناسب با نوع و اندازه پروژه تنظیم کنند.
-
بین روشهای سنتی (مانند آبشاری) و روشهای چابک تعادل ایجاد کنند.
-
از ابزارها و تکنیکهایی استفاده کنند که بهترین نتیجه را در شرایط خاص پروژه ارائه میدهند.
این رویکرد، انعطافپذیری را افزایش داده و امکان مدیریت مؤثرتر پروژهها را فراهم میکند.
-
کیفیت: تمرکز بر کیفیت سراسری
کیفیت در پروژهها فقط به محصول نهایی مربوط نمیشود، بلکه باید در تمامی مراحل پروژه لحاظ شود. PMBOK بر اصل مدیریت همیشگی کیفیت تأکید دارد تا از ایجاد نقصها و مشکلات احتمالی جلوگیری شود.
راهکارهای کلیدی برای اطمینان از کیفیت:
-
ایجاد استانداردهای کیفیت از ابتدای پروژه
-
بازبینی و بهبود مستمر فرایندها
-
درگیرکردن ذینفعان در ارزیابی کیفیت و دریافت بازخورد مداوم
-
پیچیدگی: راهبری چالشهای پروژه
پروژهها به دلایل مختلف، از جمله محیطهای پویا، تغییرات تکنولوژی و انتظارات متنوع ذینفعان، میتوانند پیچیده شوند. PMBOK مدیران پروژه را به داشتن نگاهی استراتژیک و توانایی حل مسئله در شرایط پیچیده ترغیب میکند.
استراتژیهای مدیریت پیچیدگی شامل موارد زیر است:
-
شکستن پروژه به بخشهای کوچکتر و قابلکنترلتر
-
تحلیل ریسکهای پیچیده و ایجاد برنامههای جایگزین
-
استفاده از تفکر سیستمی برای درک بهتر وابستگیهای پروژه
با درک بهتر پیچیدگیهای پروژه، مدیران پروژه میتوانند ریسکها را کاهش داده و کارایی پروژه را افزایش دهند.
-
ریسک: مدیریت فعالانه عدم قطعیتها
ریسکها بخش جداییناپذیر هر پروژه هستند، اما مدیریت مؤثر آنها میتواند تأثیرات منفی را به حداقل برساند و فرصتهای بالقوه را افزایش دهد. PMBOK تأکید دارد که مدیران پروژه باید بهجای واکنش نشان دادن به مشکلات، بهصورت پیشگیرانه ریسکها را شناسایی و مدیریت کنند.
راهکارهای کلیدی برای مدیریت ریسک:
-
شناسایی زودهنگام ریسکها و مستندسازی آنها
-
ارزیابی احتمال و تأثیر هر ریسک بر پروژه
-
ایجاد استراتژیهای پاسخگویی، از جمله اجتناب، کاهش، انتقال یا پذیرش ریسک
مدیریت فعالانه ریسکها باعث میشود پروژه پیشبینیپذیرتر، پایدارتر و کمهزینهتر اجرا شود.
-
سازگاری و تابآوری: انعطافپذیر بودن
امروزه پروژهها در محیطهایی پیچیده و در حال تغییر اجرا میشوند؛ بنابراین، ثبات بیش از حد در روشهای مدیریت پروژه میتواند مانع موفقیت شود. PMBOK بر اصل انعطافپذیری و تطبیقپذیری تأکید دارد تا تیمها بتوانند بهسرعت با تغییرات محیطی، فنی و سازمانی سازگار شوند.
عوامل کلیدی در ایجاد انعطافپذیری:
-
پذیرش تغییرات بهعنوان بخشی طبیعی از پروژه
-
ایجاد فرایندهای چابک و قابلیت تنظیم برنامهها
-
تشویق تیمها به یادگیری مداوم و بهبود مستمر
-
مدیریت تغییر: استقبال از تغییر
هیچ پروژهای بدون تغییر باقی نمیماند. درخواستهای تازه، نیازهای جدید ذینفعان و تحولات بازار میتوانند بر پروژه تأثیر بگذارند. PMBOK توصیه میکند که مدیران پروژه باید تغییرات را بهصورت کنترلشده مدیریت کنند تا از بینظمی و افزایش غیرقابلکنترل دامنه پروژه جلوگیری شود.
اقدامات کلیدی برای مدیریت تغییر:
-
ایجاد فرایندهای رسمی برای بررسی و تصویب تغییرات
-
مدیریت انتظارات ذینفعان و اطلاعرسانی شفاف درباره تغییرات
-
ارزیابی تأثیر تغییرات بر زمان، هزینه و کیفیت پروژه
با مدیریت ساختارمند تغییرات، پروژهها میتوانند هم انعطافپذیر باشند و هم در مسیر اهداف اصلی باقی بمانند.
یک مثال جامع و شفاف از 12 اصل مدیریت پروژه PMBOK
در یک شرکت IT، تصمیم بر این شد تا یک سامانه جامع مدیریت داده برای بهبود فرایندهای داخلی و افزایش بهرهوری شرکت ایجاد شود. این پروژه نمونهای عالی از بهکارگیری 12 اصل PMBOK در یک پروژه واقعی است:
-
سرپرستی: مسئولیتپذیر بودن
مدیر پروژه از همان ابتدا با صداقت و شفافیت مسئولیتهای خود را بر عهده گرفت. او با برگزاری جلسات اولیه با تیم و ذینفعان، ارزشهای اخلاقی را تبیین کرد و تأکید نمود که تمامی تصمیمها و فعالیتهای پروژه باید منطبق با استانداردهای حرفهای و اخلاقی باشد.
-
تیم: ساختن تیمهایی با عملکرد بالا
برای اجرای پروژه، مدیر پروژه تیمی متشکل از متخصصان حوزههای نرمافزار، امنیت اطلاعات، تحلیل داده و مدیریت سیستمها را گردآوری کرد. با برگزاری کارگاههای آموزشی و جلسات منظم، فضای همکاری و تعامل مؤثر میان اعضای تیم ایجاد شد تا بتوانند با انگیزه و هماهنگی بالا به اهداف پروژه دست یابند.
-
ذینفعان: درگیرکردن ذینفعان به طور مؤثر
باتوجهبه اهمیت نظرات و نیازهای مشتریان، مدیر پروژه جلسات مشترکی با نمایندگان کاربران نهایی، مدیران ارشد و سرمایهگذاران برگزار کرد. این تعاملات مداوم موجب شد تا انتظارات ذینفعان بهدقت شناسایی شده و در برنامهریزی پروژه لحاظ شود.
-
ارزش: ارائه ارزش تجاری
هدف اصلی پروژه، ایجاد یک سامانه بود که با بهبود کارایی و کاهش هزینههای عملیاتی، ارزش واقعی برای شرکت به همراه آورد. مدیر پروژه از ابتدا تأکید کرد که نتایج پروژه باید به تقویت جایگاه رقابتی شرکت و افزایش درآمد آن منجر شود.
-
تفکر سیستمی: درک پیچیدگیها
باتوجهبه پیچیدگیهای موجود در زیرساختهای تکنولوژی شرکت، مدیر پروژه از رویکرد سیستمی استفاده کرد. او فرایندها و اجزای مختلف سیستمهای اطلاعاتی را بهطور جامع مورد بررسی قرار داد تا مطمئن شود که سامانه جدید بهخوبی با سیستمهای موجود یکپارچه خواهد شد.
-
رهبری: توانمندسازی تیمها
مدیر پروژه بهجای آنکه صرفاً یک کنترلگر باشد، با توانمندسازی اعضای تیم، نقش یک رهبر الهامبخش را بازی کرد. او با اعتماد به تخصص تیم، فضای خلاقانهای ایجاد نمود و اعضا را تشویق کرد تا در تصمیمگیریهای کلیدی پروژه مشارکت داشته باشند.
-
تطبیق: تطبیق فعالیتهای مدیریت پروژه
باتوجهبه خصوصیات منحصربهفرد پروژه، مدیر پروژه فرایندها و متدولوژیهای استاندارد را بر اساس نیازهای خاص سازمان تطبیق داد. او ترکیبی از روشهای چابک و سنتی را انتخاب کرد تا از انعطافپذیری کافی برای مدیریت چالشهای پروژه برخوردار شود.
-
کیفیت: تمرکز بر کیفیت سراسری
کیفیت سامانه در هر مرحله از طراحی تا پیادهسازی و تست سامانه مورد توجه ویژه قرار گرفت. استانداردهای کیفیت از همان آغاز تعریف و با استفاده از نظارتهای دورهای و بازخورد مستمر از ذینفعان، تضمین شد که خروجی نهایی مطابق با انتظارات باشد.
-
پیچیدگی: راهبری چالشهای پروژه
پروژه با چالشهای متعدد از جمله ادغام دادههای قدیمی، هماهنگی با چندین واحد سازمانی و نیاز به پشتیبانی از حجم بالای داده مواجه بود. برای مدیریت این پیچیدگی، پروژه به بخشهای کوچکتر تقسیم شد و هر بخش با دقت برنامهریزی و اجرا گردید تا چالشهای ناشی از پیچیدگی بهطور سیستماتیک رفع شود.
-
ریسک: مدیریت فعالانه عدم قطعیتها
از ابتدای پروژه، تیم مدیریتی یک برنامه جامع شناسایی و ارزیابی ریسک تدوین کرد. با تعیین سناریوهای مختلف، اقداماتی مانند کاهش ریسک، انتقال آن به شرکای مرتبط و برنامهریزی برای مواجهه با عدم قطعیتها، تضمین شد که چالشهای احتمالی بهسرعت شناسایی و رفع شوند.
-
سازگاری و تابآوری: انعطافپذیر بودن
در طول پروژه، تغییرات سریع در نیازهای بازار و فناوری وجود داشت. تیم با داشتن ساختارهای چابک و انعطافپذیر، توانست بهسرعت به تغییرات پاسخ دهد و استراتژیهای خود را منطبق کند. این انعطافپذیری به حفظ روند پروژه حتی در شرایط ناپایدار نیز کمک کرد.
-
مدیریت تغییر: استقبال از تغییر
باتوجهبه تغییرات مداوم در الزامات پروژه و بازخوردهای دریافتشده از ذینفعان، یک فرایند رسمی برای مدیریت تغییرات تدوین شد. تمامی تغییرات در محدوده پروژه بهطور دقیق ثبت، ارزیابی و تصویب میشد تا از پراکندگی اهداف جلوگیری و هماهنگی کلی پروژه حفظ شود.
در نهایت
این پروژه نهتنها بهعنوان یک سامانه فناوری اطلاعات جدید اجرا شد، بلکه با بهکارگیری دقیق 12 اصل PMBOK، نمونهای از مدیریت پروژه جامع، انعطافپذیر و با کیفیت بالا را به نمایش گذاشت.
در این مقاله نشان دادیم که ترکیب اصول اخلاقی، تیمسازی قوی، مدیریت ذینفعان، ایجاد ارزش کسبوکار، تفکر سیستماتیک، رهبری الهامبخش، تطبیقپذیری، تضمین کیفیت، مدیریت پیچیدگی، کنترل ریسک، انعطافپذیری و مدیریت تغییر میتواند به موفقیت یک پروژه بزرگ کمک کند و یک راهنمای عملی برای سایر مدیران پروژه باشد.
|
در اجیلیتی، آموزش مدیریت پروژه فراتر از تئوریهای رایج ارائه میشود. ما بر مفاهیم عملی، تجربههای واقعی و ابزارهایی تمرکز داریم که مدیران پروژه واقعاً به آنها نیاز دارند.
|