«دیوانگی یعنی اینکه یک کار را بارها و بارها تکرار کنی و انتظار نتیجه متفاوتی داشته باشی.»
درست است که شاید آن موقع او داشت درباره مکانیک کوانتوم حرف می‌زد (که راستش هنوز هم خیلی از ما آن را نمی‌فهمیم)، ولی این جمله یک درس طلایی برای مدیریت پروژه است.
فرض کنید یک پروژه مثل قبل پیش نمی‌رود، کارها گره خورده‌اند، تیم خسته شده و نتیجه‌ها ناامیدکننده هستند. حالا اگر همچنان بخواهیم همان روش‌های قبلی را ادامه دهیم، راستش داریم راه دیوانگی اینشتین را می‌رویم!
اما راه درست چیست؟
این است که یک لحظه بایستیم، نفس عمیق بکشیم و با تیم خود، نگاهی به پشت سر بیندازیم؛ بررسی کنیم چه چیزی خوب بوده، چه چیزی نبوده و چه چیز می‌تواند بهتر شود. اینجاست که جلسه رترو / Sprint Retrospective پا به عرصه می‌گذارد.
یک جلسه ساده ولی قدرتمند، برای اینکه بتوانیم مسیر آینده را هوشمندانه‌تر بهبود بدیم.
جلسه رترو چیست؟
جلسه رترو یا به‌طور کامل‌تر، جلسه اسپرینت رتروسپکتیو، یکی از رویدادهای مهم تفکر Agile است که در پایان هر اسپرینت برگزار می‌شود. در این جلسه، تیم‌ها با هم مرور میکنند که در اسپرینت گذشته چه چیزهایی خوب پیش رفت و در کجاها می‌شد بهتر عمل کرد. به همین دلیل است که به آن «جلسه گذشته‌نگر» یا گاهی «جلسه بازنگری اسپرینت» هم می‌گویند.
در چارچوب اسکرام که یکی از اصلی‌ترین متدهای اجایل است، اسپرینت یک بازه کاری 2 تا 4 هفته‌ای است که در پایان آن، خروجی مشخصی تحویل داده می‌شود. این مدل برنامه‌ریزی باعث می‌شود تیم‌ها تمرکز بیشتری داشته باشند، سریع‌تر کار کنند و بعد از هر اسپرینت، فرصت یادگیری و بهبود روند کاری خود را داشته باشند.
برای همین است که رتروسپکتیو، یکی از بخش‌های کلیدی در اجرای صحیح اسکرام به حساب می‌آید. چون به تیم‌ها کمک می‌کند دائماً یاد بگیرند، خودشان را ارزیابی کنند و هر روز بهتر و بهتر شوند.
چه کسانی در جلسه رتروسپکتیو شرکت میکنند؟
در این جلسه، افراد و نحوه حضور آنها با دیگر جلسات اسکرام که در گذشته به آن اشاره کرده‌ایم، فرق دارد. در اینجا فقط اعضایی از تیم باید حضور داشته باشند که مستقیماً روی تسک‌های اسپرینت گذشته کار کرده‌اند؛ نه کل اعضای تیم یا افرادی که در این اسپرینت مشغول به کاری نبوده‌اند.
این افراد شامل اسکرام مستر، اعضای تیم توسعه و گاهی اوقات نیز مالک محصول هستند. به‌طور کلی، هر کسی که در «جلسه‌های روزانه اسکرام» به نام دیلی یا استندآپ شرکت می‌کند، باید در جلسه Retro هم حضور داشته باشد.
سایر ذینفعان و مدیرانی که مستقیماً عضوی از تیم نیستند، معمولاً در این جلسه شرکت نمی‌کنند؛ جلسه مخصوص آنها معمولاً اسپرینت ریویو است.
جلسه رترو بیشتر برای خود تیم توسعه است و فضایی‌ست برای اینکه اعضا آزادانه به هم بازخورد دهند، مشکلات را مطرح کنند و برای بهبود فرایند اسپرینتهای بعدی ایده‌پردازی کنند. محدودکردن حضور به تنها این افراد در جلسه کمک می‌کند تمرکز تیم حفظ شود و اعضا راحت‌تر حرف بزنند و مسائل خود را بیان کنند.
اما ببینیم در جلسه Retrospective چه گفته می‌شود.
دستور جلسه رتروسپکتیو اسپرینت
هیچ فرمول ثابتی برای برگزاری جلسه گذشته‌نگر وجود ندارد. با گذشت زمان، شما و تیمتان متوجه می‌شوید که چه مدلی برایتان بهتر جواب می‌دهد و می‌توانید ساختار جلسه را متناسب با نیازهای خود تنظیم و بهینه کنید.
داشتن یک قالب مشخص برای دستور جلسه باعث می‌شود راحت‌تر با تیم کار کنید و بازخوردهای مؤثرتری بگیرید.
به‌عنوان پیشنهاد برای شروع جلسات رترو خود، بهتر است این اقدامات پایه‌ای را انجام دهید:
-
هدف جلسه را تعیین کنید
قبل از هر چیز، باید هدف رتروسپکتیو را مشخص کنیم. چراکه این کار تمرکز تیم را روی موضوعات اصلی می‌برد و همه را در مسیر حرکت صحیح قرار می‌دهد.
برای این کار، باید ابتدا یک زمانی را برای آشنا کردن تیم با فلسفه جلسه رتروسپکتیو اجایل بگذاریم و برای آنها صحبت کنیم.
-
بازخوردهای تیم را جمع‌آوری کنید
بهترین منبع اطلاعاتی برای افزایش کیفیت اسپرینت، خود اعضای تیم هستند. زیرا آنها هستند که هر روز با کارها سر و کله می‌زنند و انجامشان می‌دهند. پس نظر و بازخورد آنها برای روان‌تر شدن فرایند اسپرینت بسیار اهمیت دارد و تیم را بهتر با اهداف اسپرینت هم‌راستا می‌کند.
پیشنهاد می‌کنیم یکی دو روز قبل از جلسه رتروسپکتیو، این سؤال‌ها (همراه با کل دستور جلسه) را برای اعضای تیم بفرستید تا فرصت داشته باشند در مورد آنها فکر کنند و بازخوردهایشان را آماده کنند.
-
در اسپرینت قبلی چه چیزهایی خوب پیش رفت؟
-
چه چیزهایی خوب پیش نرفت؟
-
چه چیزهای جدیدی یاد گرفتیم؟
-
دفعه بعد چه کارهایی را باید متفاوت انجام دهیم؟
برای ساده‌تر شدن کار، می‌توانی این سؤال‌ها را همراه با دستور جلسه بفرستی (چون قرار است آنها را هم از قبل ارسال کنی).
حتی بعضی از تیم‌های اسکرام از روشی ساده‌تر به اسم روش شروع-توقف-ادامه / Start-Stop-Continue برای بازخورد گرفتن استفاده میکنند. در این روش، هر عضو تیم مشخص می‌کند که چه کارهایی را باید شروع کنیم، چه کارهایی را باید متوقف کنیم و چه کارهایی را باید ادامه بدیم.
بازخورد اعضا، نقشه راه شما برای ارتقای کیفیت است.
-
دیدگاه‌ها و بینش‌ها را ترسیم کنید
حالا که بازخورد اعضای تیم را جمع‌آوری کرده‌ایم، می‌توانیم در جلسه رترو، الگوها و نکات مشترک را شناسایی کنیم. مثلاً نقاط ضعفی که چند نفر از اعضای تیم به‌طور مشترک به آن اشاره کرده‌اند، یا درسهای کلیدی که باید در اسپرینتهای بعدی مورد توجه قرار گیرند، یا روش‌هایی که در اسپرینت قبلی خوب پیش نرفتند.
شناسایی این الگوها برای این است که تعیین کنیم چه اقداماتی باید برای اسپرینت بعدی در اولویت قرار گیرد.
به مثال زیر توجه کنید:
فرض کن در جلسه گذشته‌نگر، اعضای تیم این بازخوردها را داده‌اند:
-
چند نفر گفتند که هنگام شروع تسک‌های خود، اطلاعات کافی در اختیار نداشتند.
-
بعضی‌ها اشاره کردند که جلسات روزانه استندآپ بیش از حد طولانی شده بود و تمرکز خود را از دست می‌دادند.
-
همه اعضا از روند مستندسازی کارها در ابزارهای مدیریت پروژه (مانند جیرا) راضی بودند.
پس به این ترتیب، الگوهای مشترک به شکل زیر استخراج شدند:
الگوهای مشکل‌دار:
-
کمبود اطلاعات اولیه برای شروع تسک‌ها
-
طولانی‌شدن جلسات استندآپ
موارد مثبت:
-
رضایت از مستندسازی تسک‌ها
در نتیجه می‌توانیم اقدامات زیر را برای اسپرینت بعدی تعیین کنیم:
-
تعیین یک مسئول برای ارائه اطلاعات اولیه هر تسک پیش از شروع کار
-
تعیین محدودیت زمانی برای جلسات استندآپ (مثلاً حداکثر ۱۵ دقیقه)
-
ادامه استفاده از مستندسازی دقیق در ابزار جیرا
-
اقدامات اجرایی شفاف تعیین کنید
حالا که فهمیدیم نقاط ضعف چه هستند، باید راه‌حل‌های اجرایی مشخصی برای آنها تعریف کنیم. اقدامات اجرایی باید گام‌های مشخص و شفافی باشند که مسئول انجام آن و مهلت زمانی آن واضح باشند. فقط در این حالت است که می‌توانیم مطمئن باشیم اقدامات به نتیجه می‌رسند.
تعیین اقدامات اجرایی در جلسه Retrospective باعث می‌شود همه اعضای تیم بدانند چه کسی، چه کاری را و تا چه زمانی باید انجام دهد.
در ادامه مثال قبل، اگر بخواهیم برای هر الگو، اقدامات اصلاحی تعیین کنیم:
الگو: کمبود اطلاعات اولیه برای شروع تسک‌ها
اقدام اجرایی: تعیین یک مسئول برای جمع‌آوری اطلاعات لازم از ذینفعان پیش از شروع هر تسک
-
مسئول: نیما (اسکرام مستر)
-
مهلت: تا پیش از جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت بعدی
-
هدف: کاهش ابهام‌ها و تأخیرها در شروع وظایف
الگو: طولانی‌شدن جلسات استندآپ
اقدام اجرایی: اعمال محدودیت زمانی ۱۵ دقیقه برای هر جلسه استندآپ
-
مسئول: نیما (اسکرام مستر)
-
مهلت: از جلسات دیلی فردا
-
هدف: افزایش تمرکز تیم و بهره‌وری جلسات
الگو: رضایت اعضا از مستندسازی کارها
اقدام اجرایی: ادامه استفاده از ساختار فعلی مستندسازی در ابزار جیرا
-
مسئول: همه اعضای تیم
-
مهلت: به‌صورت مستمر
-
هدف: حفظ شفافیت و دسترسی آسان به اطلاعات تسک‌ها
-
جلسه را به‌درستی جمع‌بندی کنید
در پایان رتروسپکتیو، چند دقیقهای برای جمع‌بندی جلسه در نظر بگیرید. در این بخش، خلاصه‌ای کوتاه از مباحث مطرح‌شده ارائه دهید، از اعضای تیم بابت مشارکتشان تشکر کنید و مشخص کنید که چگونه اقدامات اجرایی را با همه افراد به اشتراک می‌گذارید.
پایان رسمی جلسه نشان‌دهنده احترام به وقت و مشارکت اعضای تیم است. همچنین کمک می‌کند تا همه با درک مشترکی از تصمیمات گرفته‌شده، وارد اسپرینت بعدی شوند.
اشتباهات رایج در برگزاری جلسه رترو و راه‌حل‌های آن
برگزاری جلسات بازنگری ممکن است چالش‌برانگیز باشد، به‌ویژه اگر اولین بار است که آن را برنامه‌ریزی می‌کنید. در ادامه در قالب سناریوهای مختلف که بعضاً در این جلسات پیش می‌آید به اشتباهات رایج این جلسات اشاره می‌کنیم.
چالش: عدم مدیریت زمان
سناریو ۱: جلسه‌ای که از کنترل خارج می‌شود
تیمی به‌تازگی رتروسپکتیو خود را شروع کرده است. برنامه این است که جلسه یک ساعت باشد، اما موضوعات مختلف همین‌طور باز می‌شوند و بحث‌ها طولانی می‌شود. دو ساعت گذشته و هنوز به نیمه مباحث هم نرسیده‌اند. اعضا خسته و بی‌حوصله شده‌اند و خیلی از نکات مهم هم نادیده گرفته شده.
راه‌حل پیشنهادی:
قبل از جلسه، یک دستور جلسه مشخص شامل موضوعات اصلی و زمان‌بندی برای هر بخش آماده و برای تیم ارسال کنید. با این کار همه با آمادگی قبلی وارد جلسه می‌شوند و گفتگوها هدفمندتر پیش می‌رود.
سناریو ۲: جلسه‌ای که وقت کم می‌آورد
جلسه رترو برای اسپرینتی دو هفته‌ای از قبل برنامه‌ریزی شده، مدت زمان این جلسه تنها 1 ساعت در نظر گرفته شده اما اعضای جلسه خیلی زود متوجه می‌شوند که این مدت زمان برای مرور همه موضوعات اسپرینت کافی نیست. گفتگوها نیمه‌کاره رها می‌شود و حتی فرصتی برای گرفتن تصمیمات ضروری باقی نمی‌ماند.
راه‌حل پیشنهادی:
طول جلسه را متناسب با طول اسپرینت تنظیم کنید.
-
اسپرینت یک هفته‌ای: 45 دقیقه
-
اسپرینت دو هفته‌ای: 90 دقیقه
-
اسپرینت سه هفته‌ای: 2 ساعت و 15 دقیقه
-
اسپرینت یک ماهه: 3 ساعت
همچنین برای جلسات طولانی‌تر، هر 30 دقیقه یک استراحت کوتاه (5 دقیقهای) در نظر بگیرید تا تمرکز تیمتان حفظ شود، به‌خصوص در جلسات آنلاین.
چالش: کمبود مشارکت اعضا در جلسه
سناریو ۱: سکوت سنگین در جلسه
در یک جلسه رترو، هر سؤالی که مطرح می‌شود، کسی برای صحبت داوطلب نمی‌شود. همه نگاه‌ها به میز یا صفحه مانیتور دوخته شده و سکوت عجیبی جلسه را فرا گرفته. مدیر جلسه حس می‌کند که اعضا حرفی برای گفتن ندارند یا ترجیح می‌دهند سکوت کنند.
راه‌حل پیشنهادی:
چند روز قبل از جلسه، فهرستی از سؤالات کلیدی مثل «چه چیزی خوب پیش رفت؟»، «چه چیزی نیاز به بهبود دارد؟» و «دفعه بعد چه تغییراتی لازم است انجام دهیم؟» برای تیم بفرستید و از آنها بخواهید روی این سؤال‌ها فکر کنند. این کار کمک می‌کند افراد با آمادگی ذهنی وارد جلسه شوند و فشار لحظه‌ای برای پاسخ‌دادن نداشته باشند.
سناریو ۲: جلسه‌ای که جدی و خشک شروع می‌شود
این بار جلسه بدون هیچ مقدمه‌ای و با بحث‌های جدی شروع می‌شود. همین باعث می‌شود که فضای جلسه رسمی و سنگین شود و افراد احساس راحتی برای بیان نظرات صادقانه خود نداشته باشند.
راه‌حل پیشنهادی:
با یک سؤال یخ جلسه را بشکنید و اجازه دهید در ابتدای جلسه افراد با فراغ بال در پاسخ‌دهی به این سؤال غیرمرتبط شرکت کنند و یخشان آب شود! مثلاً بپرسید:
-
«اگر قرار بود به مدیر عاملتان یک گلایه را منتقل می‌کردید، چی می‌گفتید؟»
-
یا «اگر قرار بود یک تکه از نرم‌افزار را دور بیندازید کدام قسمت را انتخاب می‌کردید؟ و چرا؟
این‌جور سؤالاتِ بی‌ربط به جلسه، ولی بامزه که معمولاً از هوش هیجانی بالای اسکرام مستر یا دیگر افراد می‌آید، فضا را گرم‌تر و دوستانه‌تر می‌کند و اعضا راحت‌تر صحبت میکنند.
سناریو ۳: تیمی که حس نمی‌کند شنیده می‌شود
تیمی در جلسات بازخوردهایی می‌دهد، اما حس می‌کند که حرف‌هایش جدی گرفته نمی‌شود. مدیر جلسه ظاهراً دارد گوش می‌دهد ولی نکته‌ای یادداشت نمی‌کند یا بازخوردها را پیگیری نمی‌کند. نتیجه؟ در اسپرینتهای بعدی، افراد کمتر تمایل دارند نظر بدهند.
راه‌حل پیشنهادی:
فعالانه به نظرات گوش دهید و هنگام صحبت اعضا، نکاتشان را یادداشت کنید. هر بازخوردی را جدی بگیرید و بعد از هر مشارکت، از افراد بابت شفافیت و صداقتشان تشکر کنید. تشکر واقعی (نه ظاهری) در تیم شما اعتمادسازی می‌کند و فضای امنی برای گفت‌وگوها ایجاد می‌کند.
چالش: خروجیهای غیرشفاف
سناریو ۱: جلسه بی‌سرانجام
جلسه رتروسپکتیو پر از بحث‌های ارزشمند و ایده‌های خوب است. همه حس میکنند کلی نکته مهم گفته شده. اما بعد از پایان جلسه، هیچ پیگیری خاصی انجام نمی‌شود. نه فهرست اقداماتی، نه مسئول مشخصی و نه تغییر واقعی. کم‌کم افراد حس میکنند جلسات فقط وقت تلف کردن است و این برای یک تیم اجایل خیلی بد است.
راه‌حل پیشنهادی:
در طول جلسه، مدیر جلسه (اسکرام مستر یا مدیر محصول) باید یادداشت‌برداری کند و حتی‌الامکان صفحه یادداشت‌ها را به‌صورت زنده برای همه به اشتراک بگذارد. در یادداشت‌ها حتماً باید موضوعات مطرح شده، تصمیمات کلیدی و اقداماتی که باید انجام شوند را ثبت کرد.
سناریو ۲: گم‌شدن مسئولیت‌ها
بعد از رتروسپکتیو چند نکته کلیدی ثبت می‌شود، اما اصلاً مشخص نمی‌شود چه کسی باید چه کاری انجام دهد. نتیجه این می‌شود که کارها روی زمین می‌مانند؛ چون هرکسی فکر می‌کند دیگری باید آن را پیگیری کند.
راه‌حل پیشنهادی:
برای هر اقدام، یک مسئول مشخص و یک ددلاین تعیین کنید و حتماً جمله توضیحی اقدام را با یک فعل شروع کنید، مثلاً به‌جای گفتن «اطلاعات بیشتر درباره تسک‌ها»، بگویید: «رضا! لطفاً اطلاعات تسک‌ها را قبل از جلسه بک لاگ ریفاینمنت از ذینفعان جمع‌آوری کن». این شفافیت باعث می‌شود هیچ ابهامی باقی نماند.
سؤالات پیشنهادی برای پوشش در جلسه رتروسپکتیو
در زیر سؤالات متنوعی را که می‌توانید برای پیاده‌سازی در جلسه اسپرینت رترو از آنها استفاده کنید برای شما آورده‌ایم.
-
چه چیزهایی در طول اسپرینت خوب پیش رفت؟
این سؤالات کمک می‌کند دلایل موفقیت در این اسپرینت را کشف کنیم و از نکات مثبت قدردانی کنیم:
-
انگیزه ما برای انجام این کار چه بود؟
-
چه کار متفاوتی کردیم که باعث موفقیت شد؟
-
کدام آموزش، مهارت یا دانش باعث این تفاوت شد؟
-
کدام نقطه قوت شخصی شما و نقاط قوت تیم باعث این موفقیت شد؟
-
همکاری کدام عضو تیم به شما در رسیدن به این موفقیت کمک کرد؟
-
چطور به این موفقیت دست پیدا کردیم؟
-
چه چیزهایی در طول اسپرینت اشتباه پیش رفت؟
سؤالات این بخش برای سرزنش یا ارزیابی افراد نیست، بلکه برای شناسایی مشکلات و یافتن راه‌حل برای اسپرینتهای بعدی است. این سؤالات مشکلات و نارضایتی‌های فعلی تیم را آشکار میکنند:
-
چگونه اشتباه رخ داد؟
-
چه کاری انجام دادیم که اشتباه شد؟
-
چند نفر در بروز این اشتباه نقش داشتند؟
-
آیا آگاه بودیم که این کار ممکن است اشتباه شود؟
-
آیا درک اشتباهی از مسئله داشتیم و به همین دلیل اشتباه اجرایش کردیم؟
-
آیا درست فهمیده بودیم اما باز هم اشتباه پیش رفت؟
-
چه چیزهایی از این اسپرینت یاد گرفتیم؟
این سؤالات به ما کمک میکنند تا درک کنیم چه کارهایی درست و چه کارهایی اشتباه بوده و درباره روش کار خود بیاموزیم:
-
این اسپرینت چگونه اجرا شد؟
-
کجاها اشتباه داشتیم؟
-
چه زمانی اشتباه رخ داد؟
-
اشتباه چگونه اتفاق افتاد؟
-
کدام تکنیک‌ها مفید بودند؟
-
کدام تکنیک‌ها مفید نبودند؟
-
چه چیزهایی در این اسپرینت راحت و بدون مشکل پیش رفت؟
-
چه چیزهایی روان پیش نرفت؟
-
چه یادگیری‌هایی از این اسپرینت می‌تواند به ما در اسپرینت بعدی کمک کند؟
-
در اسپرینت بعدی چه کاری را باید متفاوت انجام دهیم؟
این بخش بر شناسایی اقدامات اصلاحی بر اساس موفقیتها، شکست‌ها و آموخته‌ها تمرکز دارد:
-
چطور می‌توان از نقاط قوت فردی برای حل مشکلات استفاده کرد؟
-
چه اقداماتی باید به‌طور مداوم انجام شوند تا از بروز مجدد مشکل جلوگیری شود؟
-
کدام اقدامات را می‌توان فوراً با ظرفیت موجود اجرا کرد؟
-
یک تغییر را مشخص کن و توضیح بده چطور می‌توانی آن را ایجاد کنی؟
-
چه راهبردهایی برای انجام کار مؤثر خواهند بود؟
-
اقدامات اصلاحی شامل چه چیزهایی می‌شوند؟
-
در اسپرینت بعدی چه کاری انجام خواهی داد تا این اقدام کامل شود؟
-
چطور این کار را انجام خواهی داد تا موفقیت‌آمیز باشد؟
-
چه زمانی در طول اسپرینت آن را انجام خواهی داد؟
-
آیا برای کامل‌کردن این کار به کمک نیاز داری؟
-
به چه نوع حمایت اضافی نیاز داری؟
-
چطور اطلاع خواهی داد که این کار را تکمیل کرده‌ای؟
-
بعد از کامل‌کردن این اقدام در طول اسپرینت، گام بعدی تو چه خواهد بود؟
در نهایت
جلسه رترو یا گذشته‌نگر اسپرینت، یکی از کلیدی‌ترین ابزارهای تفکر اجایل برای بهبود مستمر تیم‌هاست. این جلسه برای بررسی دستاوردها، مشکلات و تجربیات اسپرینت قبلی است تا تیم‌ها بتوانند مسیر پیشرفت خود را هوشمندانه‌تر ترسیم کنند.
برگزاری مؤثر جلسه Retrospective نیازمند مدیریت درست زمان، ایجاد فضای امن برای بازخورد صادقانه، تعیین اقدامات اجرایی شفاف و جلوگیری از رایج‌ترین اشتباهات است. با پیاده‌سازی صحیح جلسه رترو، تیم‌ها می‌توانند به‌طور مداوم عملکرد خود را افزایش دهند و پروژه‌های موفق‌تری رقم بزنند.