مدیریت ریسک پروژه چیست؟ | راهنمای جامع + تمپلیت دو زبانه + مثال عملی

«مدیریت ریسک پروژه / Project Risk Management» مثل رانندگی در جاده‌ای پرپیچ‌وخم است. اگر از قبل مسیر را بررسی نکنید، ممکن است در اولین پیچ غافلگیر شوید. اما وقتی خطرات احتمالی را بشناسید، مسیرهای جایگزین را در نظر بگیرید و آماده واکنش باشید، سفرتان ایمن‌تر و روان‌تر خواهد بود.

در پروژه‌ها هم همین داستان حاکم است. یک برنامه مدیریت ریسک قوی به شما در پیش‌بینی موانع، جلوگیری از بحران‌های غیرمنتظره و پیش‌بردن پروژه با کمترین اختلال کمک می‌کند. 

در این مقاله، گام‌به‌گام فرایند مدیریت ریسک پروژه را بررسی می‌کنیم و با مثال آن را به‌صورت عملی توضیح خواهیم داد. در انتها نیز برای شما تمپلیت و قالب آماده مدیریت ریسک پروژه را قرار دادیم تا به‌راحتی و با سرعت کار خود را آغاز کنید.

مدیریت ریسک پروژه چیست؟

مدیریت ریسک پروژه بخشی از کل فرایند مدیریت پروژه است و خود شامل فعالیت‌هایی است برای شناسایی، تجزیه‌وتحلیل و واکنش به هرگونه ریسک یا خطری که ممکن است در طول «چرخه عمر پروژه / Project Lifecycle» به وجود آید. این کار عمیقاً به حفظ مسیر پروژه و دستیابی به اهداف آن کمک می‌کند.

مدیریت ریسک صرفاً یک واکنش به رخدادهای ناگهانی نیست، بلکه باید در فرایند برنامه‌ریزی گنجانده شود تا ریسک‌های احتمالی از ابتدا شناسایی و احتمال وقوع آنها اندازه‌گیری شود. سپس راهکارهای کنترل آن‌ها در صورت وقوع مشخص شود.

ریسک یا خطر، هر عاملی است که می‌تواند بر «زمان‌بندی»، «عملکرد» یا «بودجه» تعیین شده برای پروژه تأثیر بگذارد. ریسک‌ها در مرحله اول صرفاً احتمالات / Probabilities هستند که در صورت تبدیل‌شدن به واقعیت / Reality، به مسئله / Issue تبدیل می‌شوند و باید با یک برنامه مدون به آن واکنش نشان داد تا مدیریت شوند.

مدیریت ریسک بسته به نوع پروژه می‌تواند معانی متفاوتی داشته باشد. در پروژه‌های بزرگ، استراتژی‌های مدیریت ریسک ممکن است شامل برنامه‌ریزی‌های دقیق و گسترده برای هر ریسک باشد تا راهکارهای کاهش اثر آن را برنامه‌ریزی کنند. 

در مقابل، برای پروژه‌های کوچک، مدیریت ریسک ممکن است به تهیه فهرستی ساده از ریسک‌ها با اولویت بالا، متوسط و پایین محدود شود.

چگونه ریسک‌های پروژه را مدیریت کنیم؟

برای مدیریت ریسک پروژه، ابتدا باید دقیقاً تعریف کنیم که ما در پروژه موظف به ارائه چه چیزی هستیم. به عبارت دقیق‌تر، بهتر است یک منشور پروژه پرجزئیات تهیه کنیم که شامل چشم‌انداز، اهداف، محدوده و خروجی‌های پروژه باشد. 

این کار به شما کمک می‌کند تا در هر مرحله از پروژه، ریسک‌های احتمالی را شناسایی کنید. همچنین، در همان مراحل اولیه، تیم پروژه را در فرایند شناسایی تمامی ریسک‌های ممکن درگیر کنید و در جلسات مختلف از آنها نظرخواهی کنید.

نباید فقط به تیم پروژه اکتفا کنیم؛ باید برای شناسایی و اولویت‌بندی ریسک‌ها، افراد بیشتری را در این فرایند مشارکت دهیم. بسیاری از مدیران پروژه ممکن است صرفاً از طریق ایمیل از اعضای تیم خود بخواهند ریسک‌های احتمالی را لیست کنند. 

اما خلق تجربه‌ای مؤثرتر و تجزیه‌وتحلیل دقیق‌تر ریسک‌های پروژه، بهتر است همه اعضای تیم، نمایندگان مشتریان و حتی تأمین‌کنندگان را در یک جلسه شناسایی ریسک گرد هم بیاورید.

هر ریسکی که شناسایی می‌کنیم، باید در جایی ثبت شود. از یک الگوی مناسب برای اولویت‌بندی میزان اهمیت هر ریسک استفاده کنید. سپس، یک فایل تهیه کنید که شامل تأثیرات مثبت و منفی ریسک‌ها بر پروژه و اقدامات مورد نظر برای مقابله با آنها باشد. همچنین، در طول اجرای پروژه با برگزاری جلسات منظم، ریسک‌ها را پایش می‌کنیم.

حواسمان هست که شفافیت در این فرایند نقش کلیدی دارد.

استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه نیز می‌تواند به ما در نظارت بر ریسک‌های پروژه‌مان کمک کنند. ابزارهای آنلاین مانند جیرا یا ترلو به ما کمک می‌کنند ریسک‌ها را به‌راحتی پیگیری کنیم و میزان تأثیرگذاری آن‌ها را ببینیم. 

در این نرم‌افزارها، می‌توانیم فهرست ریسک‌ها را با تیم خود به اشتراک بگذاریم، توضیحات لازم را اضافه کنیم، راه‌حل‌های پیشنهادی را مشخص کنیم و حتی یک ماتریس ریسک بسازیم.

مراحل مدیریت ریسک در پروژه

مدیریت ریسک در هر پروژه‌ای نیازمند یک نگاه سیستماتیک است، اما نگران نباشید؛ این فرایند شباهت زیادی به برنامه‌ریزی برای یک همایش بزرگ دارد. همان‌طور که برای شرایط آب‌وهوایی غیرمنتظره یا لغوهای لحظه آخری پرواز یا به‌موقع نرسیدن سخنران یا هر اتفاق ناخوشایند دیگری آماده می‌شوید، هر مرحله از مدیریت ریسک پروژه به شما کمک می‌کند تا برای اتفاقات پیش‌بینی‌نشده آماده باشید.

در ادامه ببینیم برای ساخت دستورالعمل مدیریت ریسک پروژه در هر مرحله باید روی چه چیزی تمرکز کنیم.

قدم 1: ریسک‌های پروژه را شناسایی کنید

اول باید تمام ریسک‌های احتمالی که می‌توانند پروژه را مختل کنند شناسایی کنیم. در اینجا باید نگاه وسیعی داشته باشیم؛ ریسک‌ها می‌توانند از عوامل داخلی مثل محدودیت منابع یا از عوامل خارجی مثل بلایای طبیعی ناشی شوند. 

مشارکت‌دادن کل تیم پروژه و درگیرکردن ذی‌نفعان مختلف در ایده‌پردازی و نظرخواهی، دیدگاه‌های متنوع و قدرتمندی به ما می‌دهد تا ریسک‌هایی را شناسایی می‌کنیم که مطمئناً به‌تنهایی به آن‌ها نمی‌رسیدیم.

روش‌های مختلفی برای این کار وجود دارد:

با ذی‌نفعان پروژه مصاحبه کنید

یکی از بهترین روش‌ها برای شناسایی ریسک‌های پروژه، صحبت با ذی‌نفعان، مدیران ارشد و متخصصان مرتبط با پروژه است. چراکه آن‌ها احتمالاً تجربه اجرای پروژه‌های مشابه را دارند. 

از آن‌ها بپرسید که تابه‌حال با چه ریسک‌هایی مواجه شده‌اند و چگونه آن‌ها را مدیریت کرده‌اند. حتی اگر تجربه مشابهی ندارند، باز هم می‌توانند نکات مهمی را درباره ریسک‌های بالقوه اداره یک پروژه داشته باشند.

با تیم پروژه طوفان فکری برگزار کنید

اعضای تیم پروژه، کسانی هستند که هر روز درگیر اجرای پروژه خواهند بود. قبل از شروع، از آن‌ها بخواهید که ریسک‌های احتمالی را برای خود لیست کنند و سپس یک جلسه طوفان فکری / Brainstorming برگزار کنید تا ریسک‌های مهم پروژه برایتان مشخص شوند.

مستندسازی کنید

تمام مفروضات پروژه را مستند کنید. طبق راهنمای PMBOK®، مفروضات به هر چیزی گفته می‌شود که فرض می‌کنید در مورد پروژه صحیح است، بدون آنکه تضمینی برای درستی آن وجود داشته باشد. بسیاری از تصمیمات پروژه ممکن است بر اساس این مفروضات گرفته شوند، اما اگر این فرضیات نادرست باشند، بنیان پروژه متزلزل می‌شود و موفقیت آن به خطر می‌افتد؛ بنابراین، مستندسازی و تأیید این مفروضات بخش مهمی از کار است.

چک لیست تهیه کنید

از همین پروژه شروع کنید و توسط تیمتان از مفروضات چک‌لیست تهیه کنید و آن را بررسی کنید. این عادت در مدیریت ریسک‌های بعدی به شما کمک بزرگی می‌کند.

ماتریس ریسک بسازید و آن را ارزیابی کنید

ماتریس ارزیابی ریسک، شدت ریسک‌ها را در چهار سطح دسته‌بندی می‌کند: فاجعه‌بار / Catastrophic، بحرانی / Critical، متوسط / Moderate و جزئی / Minor. این روش به ما کمک می‌کند مشخص کنیم کدام ریسک‌ها را باید در اولویت قرار دهیم.

تمام ریسک‌ها را در یک قالب «ثبت ریسک / Risk Register» گردآوری کنید

در نهایت، ریسک‌های مهمی که شناسایی شدند را در یک فایل ثبت ریسک درج کنید. این سند، فهرستی اختصاصی از تمام ریسک‌های پروژه است و پایه مدیریت ریسک پروژه شما را شکل می‌دهد، به‌طوری‌که هیچ ریسکی از قلم نمی‌افتد.

قدم 2: ریسک‌های جمع‌آوری شده را ارزیابی کنید

پس از شناسایی ریسک‌ها، نوبت به ارزیابی تأثیر و احتمال وقوع هریک از آن‌هاست. «ارزیابی ریسک / Risk Assessment» به ما کمک می‌کند تا شدت هر ریسک را مشخص کنیم و تأثیر آن را بر موفقیت پروژه بسنجیم.

در این مرحله باید تعیین کنیم که انواع ریسک‌های پروژه کدام‌اند؟

• آیا با یک ریسک مالی مواجه هستیم که می‌تواند بودجه پروژه را مختل کند؟

• آیا ریسک عملیاتی وجود دارد که باعث تأخیر در فرایندها شود؟

• آیا ریسک‌های فنی، حقوقی یا محیطی وجود دارند که بر روند اجرای پروژه تأثیر بگذارند؟

این مرحله به ما کمک می‌کند تا نه‌تنها ریسک‌های پروژه را دقیق‌تر بشناسیم، بلکه میزان تأثیرگذاری آن‌ها را نیز بهتر درک کنیم. با این کار، تصمیم‌گیری‌های بهتری در مراحل بعدی خواهیم داشت.

قدم 3: ریسک‌ها را اولویت‌بندی کنید

همه ریسک‌ها از نظر اهمیت یکسان نیستند، پس اولویت‌بندی ریسک‌ها نقش اساسی دارد. در این مرحله، ریسک‌ها را بر اساس شدت تأثیر و احتمال وقوع رتبه‌بندی می‌کنیم.

چگونه ریسک‌ها را اولویت‌بندی کنیم؟

چند مدل ریسک داریم:

• ریسک‌های با تأثیر بالا و احتمال وقوع زیاد، مانند ریسک‌های عملیاتی که ممکن است پروژه را به طور کامل متوقف کنند؛ این ریسک‌ها در اولویت اول قرار می‌گیرند.

• ریسک‌های با تأثیر متوسط و احتمال متوسط در سطح دوم اولویت‌بندی قرار می‌گیرند.

• ریسک‌های کم‌اهمیت‌تر که تأثیر چندانی ندارند، در سطح پایین‌تری از توجه قرار می‌گیرند.

با انجام اولویت‌بندی صحیح، می‌توانیم منابع خود را روی کاهش ریسک‌های حیاتی متمرکز کنیم و مطمئن شویم که مهم‌ترین تهدیدهای پروژه به‌درستی مدیریت می‌شوند.

قدم 4: برای پاسخگویی به ریسک‌ها برنامه‌ریزی کنید

پس از اولویت‌بندی ریسک‌ها، زمان آن رسیده است که «برنامه مدیریت ریسک / Risk Management Plan» را تدوین کنیم. در این مرحله، باید استراتژی مناسب برای پاسخگویی به هر ریسک را بر اساس میزان پذیرش ریسک در پروژه و نیازهای خاص آن انتخاب کنیم.

حالت‌های پاسخگویی به ریسک:

اجتناب از ریسک / Risk Avoidance

• یعنی برنامه یا روش اجرای پروژه را جوری تغییر دهیم که از وقوع ریسک جلوگیری شود.

کاهش ریسک / Risk Mitigation

• یعنی در صورت بروز یک ریسک تدابیری برای کاهش احتمال وقوع یا کاهش شدت تأثیر آن بیندیشیم.

انتقال ریسک / Risk Transfer

• یعنی می‌توانیم ریسک را به طرف دیگری، مانند بیمه‌گذاران یا قراردادهای برون‌سپاری واگذار یا منتقل کنیم.

پذیرش ریسک / Risk Acceptance

• یعنی ریسک را بدون انجام اقدام خاصی بپذیریم. البته درصورتی‌که این ریسک با سطح پذیرش ریسک سازمان هم‌خوانی داشته باشد و موفقیت پروژه را تهدید نکند.

قدم 5: ریسک‌ها را پایش و کنترل مداوم کنید

فرایند مدیریت ریسک در پروژه با برنامه‌ریزی به پایان نمی‌رسد؛ بلکه پایش و کنترل مستمر ریسک‌ها بسیار اهمیت دارد. ریسک‌های جدید ممکن است هر لحظه ظاهر شوند و ریسک‌های شناسایی‌شده نیز ممکن است به آنی تغییر کنند؛ بنابراین استراتژی‌های مدیریت ریسک باید همواره به‌روزرسانی شوند.

چگونه ریسک‌ها را پایش و کنترل کنیم؟

ارسال به‌روزرسانی‌های منظم

• تیم پروژه و ذی‌نفعان را در جریان وضعیت ریسک‌ها قرار دهید. مدیریت ریسک حتماً باید پیشگیرانه باشد، نه واکنشی.

بررسی وضعیت ریسک با مالک ریسک

• هر ریسک باید یک مالک ریسک / Risk Owner مشخص داشته باشد که وضعیت آن ریسک را تحت‌نظر بگیرد. به‌عنوان مدیر پروژه، به‌طور منظم با مالک ریسک بررسی کنید که آیا نشانه‌های خطر وجود دارد یا نه.

ثبت مستمر وضعیت ریسک‌ها

• باید هر تغییری که در احتمال وقوع یا استراتژی مدیریت ریسک اتفاق میفتد را در رجیستر ریسک / Risk Register ثبت کنید. برنامه مدیریت ریسک یک سند پویاست که تیم باید به‌طور مداوم از آن استفاده کند.

نتیجه:

پایش مداوم وضعیت ریسک‌ها به شما کمک می‌کند انعطاف‌پذیرتر باشید و در صورت نیاز، برنامه مدیریت ریسک را تغییر دهید. ممکن است ریسکی که در ابتدا کم‌اهمیت بود، بزرگ‌تر شود یا تأثیر آن در شرایط پروژه عوض شود. با کنترل و بررسی فعالانه ریسک‌ها، می‌توانید مسیر پروژه را در دست بگیرید و از پیش‌آمدن مشکلات جدی جلوگیری کنید. 

قدم 6: اطلاعات ریسک را بین اعضا توزیع کنید

آخرین مرحله در فرایند مدیریت ریسک، توزیع صحیح اطلاعات ریسک در تیم و بین ذی‌نفعان پروژه است.

چرا ارتباطات ریسک برایمان مهم است؟

• همه باید از برنامه مدیریت ریسک مطلع باشند.

• نقش‌ها و مسئولیت‌های اعضای تیم در مواجهه با ریسک‌ها باید مشخص باشد.

• هرگونه تغییر در استراتژی‌های مدیریت ریسک باید شفاف‌سازی شود.

چگونه ارتباطات ریسک را تسهیل کنیم؟

• جلسات هماهنگی منظم برای به‌روزرسانی اطلاعات ریسک‌ها برگزار کنید.

• از ابزارهای ارتباطی مناسب مثل نرم‌افزارهای مدیریت پروژه یا نرم‌افزارهای مدیریت ریسک استفاده کنید.

• شفافیت و اطلاع‌رسانی به‌موقع در مورد تغییرات ریسک‌ها را افزایش دهید.

• همکاری‌های تیمی را برای کاهش تأثیرات ریسک‌ها تقویت کنید.

نتیجه:

مدیریت ریسک زمانی مؤثرتر است که همه افراد تیم از آن آگاه باشند و به کاهش اثرات آن کمک کنند و برای مقابله با آن‌ها آماده‌تر باشند. 

چگونه یک برنامه مدیریت ریسک تدوین کنیم؟

یک برنامه مدیریت ریسک / Risk Management Plan قوی، ستون فقرات هر پروژه موفقی است. این برنامه، سندی راهبردی برای مدیریت ریسک‌های مالی، عملیاتی و سایر ریسک‌های احتمالی پروژه است.

در اینجا می‌خواهیم نحوه ایجاد برنامه‌ای را توضیح دهیم که مدیریت ریسک را در اولویت قرار داده و در برابر هرگونه اتفاق غیرمنتظره انعطاف‌پذیر است.

برای روشن‌تر شدن هر مرحله، یک مثال برای راه‌اندازی یک اپلیکیشن موبایل جدید در نظر می‌گیریم.

1. اهداف و محدوده پروژه را تعریف کنید / Define

با مشخص‌کردن اهداف و محدوده پروژه، مسیر تصمیم‌گیری در مدیریت ریسک را تعیین کنید. این کار باعث می‌شود تیم بتواند ریسک‌های احتمالی را بهتر شناسایی کند.

مثال:

تو راه‌اندازی یه اپلیکیشن موبایل، اهداف شامل انتشار نرم‌افزار توی شش ماه، پایبندی به بودجه و ارائه تجربه کاربری بدون باگه. تعیین محدوده پروژه، فرایندهای طراحی، توسعه، تست و یه کمپین بازاریابی کوچیکه که به تیم کمک می‌کنه برای ریسک‌های احتمالی آماده بشه.

2. ریسک‌ها در فرایند برنامه‌ریزی شناسایی کنید / Identify

پس از تعیین اهداف و محدوده پروژه، نوبت به شناسایی ریسک‌ها می‌رسد. تیم را در این فرایند درگیر کنید تا ریسک‌های احتمالی، از مشکلات مالی گرفته تا بلایای طبیعی، که ممکن است بر زمان‌بندی، بودجه یا منابع تأثیر بگذارند، شناسایی شوند.

مثال:

تو همون مثال قبلی، ریسک‌های احتمالی موارد زیره:

• مشکلات فنی: باگ‌ها یا ایرادات عملکردی ممکنه باعث تأخیر تو انتشار بشه.

• محدودیت‌های مالی: هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده مثل تست‌های اضافی یا تغییرات لحظه آخری ممکنه به وجود بیان.

• کمبود منابع: خروج کارکنان یا پروژه‌های موازی می‌تونه بهره‌وری رو کاهش بده و روند کار رو کند کنه.

3. نقش‌ها و مسئولیت‌ها را تعیین کنید / Assign Roles

مسئولیت‌های مشخصی به افراد دهید. تعیین کنید که چه کسی ارزیابی ریسک را انجام دهد، چه کسی مدیریت لیست ریسک‌ها را بر عهده دارد و چه کسی اقدامات کاهش ریسک را اجرا می‌کند (شاید تعدادی از این موارد را یک نفر انجام دهد). این کار باعث می‌شود تصمیم‌گیری در مواجهه با ریسک‌ها سریع‌تر و همچنین مسئولیت‌پذیری بیشتر شود.

مثال:

تو همون مثال قبلی، نقش‌ها می‌تونن به شکل زیر باشن:

• مدیر پروژه: نظارت بر کل فرایند مدیریت ریسک و به‌روزرسانی لیست ریسک‌هارو برعهده داره.

• توسعه‌دهنده ارشد: بررسی مشکلات فنی و مدیریت کاهش ریسک‌های مربوط به باگ‌ها و عملکرد رو برعهده داره.

• تحلیلگر مالی: بررسی هزینه‌های پروژه و رسیدگی به ریسک‌های مالی احتمالی رو برعهده داره.

4. برنامه مدیریت ریسک را اصلاح کنید / Refine

پس از تعیین نقش‌ها، برنامه باید بر اساس اهداف پروژه و میزان پذیرش ریسک تنظیم شود. در این مرحله، استراتژی‌هایی مانند کاهش یا اجتناب از ریسک بسته به نوع ریسک اصلاح می‌شوند.

مثال:

تو پروژه اپلیکیشن:

• اجتناب از ریسک: ویژگی‌های پیچیده رو برای جلوگیری از ایجاد تأخیر حذف کن تا از بروز اون ریسک‌ها اجتناب بشه.

• کاهش ریسک: برای انجام تست‌های اضافی و شناسایی به‌موقع باگ‌ها برنامه‌ریزی کن و ریسک‌ها رو کاهش بده.

• انتقال ریسک: با بعضی از توسعه‌دهنده‌ها تو یا بیرون تیم برای واگذاری بعضی از ویژگی‌ها همکاری کن و ریسک‌ها رو به اونها منتقل کن.

5. تمپلیت‌های برنامه مدیریت ریسک استفاده کنید / Templates

استفاده از قالب‌های آماده فرایند مدیریت ریسک شما را ساده‌تر کرده و از فراموش‌شدن مراحل مهم جلوگیری می‌کند. این تمپلیت‌ها معمولاً شامل بخش‌های از پیش ساخته‌شده برای شناسایی، تحلیل و برنامه‌ریزی پاسخ‌ها به ریسک‌ها هستند و به پیگیری و به‌روزرسانی ریسک‌ها کمک می‌کنند.

مثال:

تیم یه الگوی مدیریت ریسک رو انتخاب می‌کنه که شامل فیلدهایی برای توصیف ریسک، احتمال وقوع، میزان تأثیر و مسئول مربوطه‌ست. این قالب به اونها کمک می‌کنه ریسک‌های شناسایی‌شده رو ثبت کنن و وضعیت اونها رو تو طول توسعه اپلیکیشن دنبال کنن.

دانلود تمپلیت و قالب آماده مدیریت ریسک پروژه

در لینک‌های زیر، می‌توانید نمونه برنامه مدیریت ریسک پروژه و فایل رجیستر ریسک را دانلود کنید.

چالش‌های مدیریت ریسک پروژه

حتی بهترین برنامه‌های مدیریت ریسک هم با موانعی روبه‌رو می‌شوند. پس موارد زیر را حتماً رعایت کنید:

• تلاش کنید ریسک‌ها و به‌ویژه مشکلات پیش‌بینی‌نشده عملیاتی یا مالی را زودهنگام شناسایی کنید.

• رجیستر ریسک که نیاز به پیگیری منظم دارد را به طور مداوم به‌روزرسانی کنید.

• با ذی‌نفعان ارتباط مؤثر برقرار کنید. این کار ممکن است زمان‌بر باشد.

• همیشه سعی کنید تعهد تیم به مدیریت ریسک را در شرایط فشار زمانی حفظ کنید.

ارتباط شفاف، نظارت مداوم و انعطاف‌پذیری در تغییر استراتژی‌ها را در دستور کار خود قرار دهید؛ زیرا به کاهش این چالش‌ها کمک می‌کند.

در نهایت

مدیریت ریسک پروژه یعنی آماده‌بودن برای هر پیچ‌وخم مسیر! با شناسایی به‌موقع خطرات، ارزیابی دقیق و اجرای یک برنامه منعطف، می‌توان از چالش‌ها عبور کرد و پروژه را بدون دردسر به مقصد رساند.

هرچند موانع همیشه وجود دارند، اما با یک نگاه سیستمی و داشتن تیمی آگاه، کنترل اوضاع در دست شما خواهد بود. پس به‌جای غافلگیرشدن، پیش‌بینی و برنامه‌ریزی کنید و هوشمندانه گام بردارید!