منشور پروژه چیست؟ | راهنمای کامل نحوه نوشتن + تمپلیت آماده Project Charter

تصور کنید در حال ساخت یک خانه هستید. آیا بدون نقشه ساخت و برنامه‌ریزی مراحل، مستقیماً دست به کار می‌شوید؟ قطعاً نه! پروژه‌ها نیز به همین ترتیب نیاز به یک سند راهنما دارند که مسیر را حرکت و به ثمر نشستن آنها را مشخص کند. منشور پروژه / Project Charter مانند نقشه راه یک پروژه است که اهداف، محدوده، مسئولیت‌ها، نقش‌ها و ریسک‌های احتمالی آن پروژه را تعیین می‌کند. 

به‌عنوان مثال، اگر یک شرکت فناوری بخواهد یک اپلیکیشن نوآورانه مدیریت زمان طراحی کند، منشور پروژه برای آن باید شامل چه مواردی باشد تا تضمین کند برنامه‌ریزی به‌درستی انجام شده است و پیش‌بینی خیلی از وقایع در آن شده است؟

در این مقاله، به بررسی منشور پروژه، اهمیت آن، نحوه نگارش و مثال‌هایی از آن می‌پردازیم.

منشور پروژه چیست؟

منشور پروژه یک سند رسمی است که به‌طور رسمی آغاز یک پروژه را اعلام می‌کند. این سند، اهداف و «دامنه پروژه / Project Scope» را معین می‌کند و توضیح می‌دهد، وظایف کلیدی سازمان و مسئولیت اجرا و تحویل هر خروجی را مشخص می‌کند. منشور پروژه به مدیر پروژه رسماً مجوز شروع کار را می‌دهد و از همان روز اول، سعی دارد تیم را با خود همسو کند.

منشور پروژه مانند یک نقشه راه برای پروژه عمل می‌کند و به‌وضوح مشخص می‌کند که پروژه درباره چیست، چه کسانی در آن نقش دارند و چگونه اجرا خواهد شد. 

علاوه بر این، منشور پروژه یک راهنمای مرجع برای تمامی تصمیماتی‌ست که قرار است در پروژه اجرا شود و کمک می‌کند تا پروژه در مسیر صحیح خود باقی بماند و از اهداف اولیه خود منحرف نشود و انتظارات و استانداردهای ذی‌نفعان رعایت شود.

من شخصاً دیده‌ام که چگونه یک منشور پروژه می‌تواند از «گسترش بی‌رویه دامنه کار / Scope Creep» و افزایش غیرمنتظره هزینه‌ها جلوگیری کند.

تفاوت منشور پروژه و برنامه پروژه

منشور پروژه شامل فقط این سه بخش اصلی است: اهداف پروژه، دامنه پروژه و مسئولیت‌ها. 

پس از نگارش و تأیید منشور پروژه، باید «برنامه پروژه / Project Plan» را از روی آن تهیه کنید. برنامه پروژه بر اساس منشور پروژه ایجاد می‌شود و نقشه جامع‌تری از تمام جزئیات را ارائه می‌دهد.

برنامه پروژه یا پلن پروژه شامل هفت عنصر کلیدی است:

1. اهداف

2. معیارهای موفقیت

3. ذی‌نفعان و نقش‌ها

4. دامنه و بودجه

5. مراحل کلیدی و خروجی‌ها

6. زمان‌بندی و برنامه‌ریزی

7. برنامه ارتباطات

مثال عملی:

فرض کن یه شرکت قصد داره یه اپلیکیشن مدیریت زمان طراحی کنه. منشور پروژه شامل این موارد خواهد بود:

• هدف: توسعه یه اپ برای بهبود بهره‌وری کاربران،

• دامنه یا محدوده: ساخت نسخه اندروید و iOS،

• نقش‌ها: تیم توسعه، طراحان و مدیر پروژه.

پس از تأیید نهایی منشور، پلن پروژه ایجاد می‌شود که جزئیات بودجه، زمان‌بندی، معیارهای موفقیت و نحوه ارتباطات تیم را مشخص می‌کند.

تفاوت منشور پروژه و خلاصه پروژه

«خلاصه پروژه / Project Brief» یک سند کوتاه است که پس از تأیید رسمی پروژه تهیه می‌شود. این سند نسخه فشرده‌ای از پلن پروژه است که برای رجوع تیم و ذی‌نفعان است. مشابه منشور پروژه، خلاصه پروژه توضیح می‌دهد که چرا این پروژه ایده خوبی است و چه اقداماتی در آن انجام خواهد شد.

خلاصه پروژه شامل چهار بخش است:

1. اطلاعاتی از پیشینه پروژه

2. اهداف پروژه و معیارهای موفقیت

3. زمان‌بندی پروژه

4. مخاطب هدف

مثال عملی:

فرض کن یه شرکت می‌خواد یه وب‌سایت فروش آنلاین صنایع‌دستی راه بندازه. منشور پروژه میگه اهداف کلی، دامنه و مسئولیت‌ها چی باشن. بعد از تأیید، خلاصه پروژه ایجاد می‌شه و اطلاعات زیر رو در بر می‌گیره:

• تاریخچه بازار: بازار در چه وضعیتی بوده و الان در چه شرایطیه،

• اهداف: مثلاً افزایش فروش آنلاین 30 درصدی در 6 ماه،

• زمان‌بندی: انتشار اولیه در سه ماه،

• مخاطب هدف: هنردوستان و گردشگران.

تفاوت منشور پروژه و طرح توجیهی کسب‌وکار

هر دو ابزار منشور پروژه و طرح توجیهی کسب‌وکار / Business Case برای ارائه پروژه به ذی‌نفعان استفاده می‌شوند، اما تفاوت اصلی آن‌ها در دامنه است.

طرح توجیهی یک سند رسمی برای بیان مزایا و ریسک‌های سرمایه‌گذاری در پروژه است. این سند برای پروژه‌های بزرگ مانند همکاری با یک شرکت خارجی، توسعه عمیق یک فرایند تجاری، یا راه‌اندازی یک خط تولید جدید استفاده می‌شود.

در مقابل، منشور پروژه برای پروژه‌های کوچک‌تر که در چارچوب استراتژی‌های جاری کسب‌وکار قرار دارند، مانند یک کمپین تبلیغاتی مشابه کمپین‌های قبلی یا عرضه محصولی که در استراتژی فعلی بازار جای می‌گیرد، مناسب است.

مثال عملی:

فرض کن یه شرکت قصد داره وارد بازار اروپا بشه. برای این کار، باید یه طرح توجیهی تهیه کنه که شامل تحلیل بازار، هزینه‌ها، ریسک‌ها و مزایای این سرمایه‌گذاری باشه. اما اگه شرکت بخواد فقط یه کمپین تبلیغاتی جدید برای بازار داخلی اجرا کنه، نیازی به طرح توجیهی نیست و منشور پروژه کفایت می‌کنه.

منشور پروژه شامل چه بخش‌هایی است؟

منشور پروژه معمولاً شامل بخش‌های زیر است:

• اهداف و محدودیت‌های پروژه / Project Objectives & Constraints 

• ذی‌نفعان کلیدی / Key Stakeholders

• ریسک‌های شناسایی‌شده / Risks Identified

• مزایای پروژه / Benefits of the Project

• نمای کلی از بودجه / General Overview of the Budget

• معیارهای موفقیت / Success Metrics

اهداف و محدودیت‌های پروژه

در ابتدا، اهداف اصلی پروژه را مشخص کنید. این اهداف باید SMART باشند:

• مشخص / Specific

• قابل‌اندازه‌گیری / Measurable

• دست‌یافتنی / Achievable

• واقع‌بینانه / Realistic

• دارای زمان‌بندی مشخص / Time-Bound

پس از مشخص‌کردن اهداف، محدودیت‌ها و موانع احتمالی را شناسایی کنید که می‌توانند شامل بودجه موجود، ظرفیت تیم، مدیریت منابع و انتظارات ذی‌نفعان باشند.

مثال عملی:

فرض کن یه شرکت می‌خواد یه اپلیکیشن سلامت و تندرستی طراحی کنه.

هدف SMART: طراحی و عرضه نسخه اولیه‌ اپلیکیشن با قابلیت ردیابی فعالیت‌های ورزشی تا سه ماه آینده، با حداقل 5000 دانلود در سه ماه اول.

محدودیت‌ها: بودجه محدود برای توسعه (1 میلیارد تومان)، نیاز به تیم فنی متخصص (حداقل 5 دولوپر) و رعایت الزامات سخت‌گیرانه اپ استورها (فروشگاه‌های اپلیکیشن).

زمان‌بندی / Timeline

در این مرحله برآوردی از تاریخ شروع و پایان پروژه تهیه کنید و نقاط عطف مهم را مشخص کنید. سپس، بسیار تأکید می‌شود این اطلاعات را در یکی از بهترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه که با آن بیشتر آشنا هستید یا تیم شما با آن کار می‌کند، به یک مدل زمان‌بندی پویا و تصویری تبدیل کنید تا پیشرفت پروژه را در هر لحظه ردیابی کنید.

مثال: توسعه یه وب‌سایت فروشگاهی که باید توی 4 ماه تکمیل بشه:

• ماه اول: طراحی رابط کاربری

• ماه دوم: توسعه بک‌اند

• ماه سوم: تست و بهینه‌سازی

• ماه چهارم: انتشار و تبلیغات

ذی‌نفعان کلیدی 

در اینجا باید تمام افرادی را که در موفقیت پروژه نقش دارند شناسایی کنید. مشخص کنید که نقش آن‌ها چیست، پروژه چه انتظاراتی از آن‌ها دارد و چگونه می‌توان با آن‌ها در ارتباط بود.

مثال: در یه پروژه ساخت اپلیکیشن موبایل، ذی‌نفعان می‌تونن موارد زیر باشن:

• مدیر محصول: تعیین نیازمندی‌ها و ویژگی‌های کلیدی اپلیکیشن

• تیم توسعه: اجرای فنی پروژه

• تیم بازاریابی: معرفی و تبلیغ اپلیکیشن

• سرمایه‌گذاران: تأمین بودجه و بررسی بازدهی

ریسک‌های شناسایی‌شده

باید یک برنامه مدیریت ریسک برای کاهش یا جلوگیری از ریسک‌هایی که پروژه را تهدید می‌کنند ایجاد کنید. ابتدا ریسک‌های احتمالی را شناسایی کرده، سپس بهترین راهکار برای هرکدام را مشخص کنید.

مثال: تو یه پروژه ساخت نرم‌افزار مالی، تعدادی از ریسک‌ها و راهکارهای پیشنهادی:

• ریسک: تأخیر در توسعه نرم‌افزار

• راهکار: تقسیم پروژه به وظایف کوچک‌تر و اجرا به سبک «چابک / Agile»

• ریسک: ناهماهنگی تیم‌ها

• راهکار: برگزاری جلسات منظم هماهنگی مانند اسپرینت‌ها

• ریسک: مشکلات امنیتی

• راهکار: تست‌های امنیتی مستمر و استفاده از پروتکل‌های امن

مزایای پروژه

در این بخش باید توضیح دهید که این پروژه چه تأثیرات مثبتی خواهد داشت و چگونه قرار است به ذی‌نفعان، مشتریان و کاربران نهایی کمک کند. شفاف و دقیق باشید تا هنگام اجرای پروژه بتوانید اولویت‌بندی مناسبی داشته باشید.

مثال: در یه پروژه ساخت سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان / CRM، برای گروه‌های مختلف، مزایا می‌تونه به شکل زیر باشه:

• برای ذی‌نفعان: بهبود شفافیت داده‌ها برای تصمیم‌گیری بهتر

• برای مشتریان: دریافت خدمات سریع‌تر و شخصی‌سازی‌شده متناسب با علاقه‌هاشون

• برای کاربران نهایی (اینجا کارمندان): دسترسی آسون به اطلاعات مشتریان و کاهش کارهای دستی

نمای کلی از بودجه

طبق گفته مؤسسه مدیریت پروژه / PMI، هزینه مدیریت پروژه معمولاً 7 تا 11 درصد از کل بودجه را تشکیل میدهد. بنابراین، در این مرحله خلاصه‌ای از وضعیت مالی پروژه ارائه دهید، یعنی منابع مالی موجود و هزینه‌های پیش‌بینی‌شده را مشخص کنید تا هزینه ها از بودجه تعیین‌شده عبور نکند و ذی‌نفعان دید روشنی از امور مالی پروژه داشته باشند.

مثال: برای توسعه یه اپلیکیشن موبایل با بودجه 2 میلیارد تومن تخمین‌های زیر می‌تونه راهگشا باشه:

• توسعه و برنامه‌نویسی: 1 میلیارد و 200 میلیون تومن

• طراحی رابط کاربری: 280 میلیون تومن

• بازاریابی و تبلیغات: 320 میلیون تومن

• تست و پشتیبانی: 200 میلیون تومن

معیارهای موفقیت 

در انتها دیگر وقت آن است که معیارهای موفقیت پروژه را مشخص کنید، که معمولاً شامل شاخص های کلیدی عملکرد یا KPI یا همان اهداف مشخصی برای نتایج پروژه هستند. این معیارها ممکن است همیشه در منشور پروژه ذکر نشوند، اما تعیین‌کردن انتظارات به شکلی شفاف، به هماهنگی تیم و ذی‌نفعان از ابتدا کمک شایانی می‌کند.

مثال: تو یه پروژه افزایش فروش از طریق دیجیتال مارکتینگ معیارهای موفقیت می‌تونه اینا باشه:

• رسیدن به 50000 بازدیدکننده تو ماه اول

• افزایش نرخ تبدیل کاربران به مشتری به 5%

• افزایش درآمد حاصل از فروش آنلاین تا 30% تو شش ماه آینده

چگونه یک منشور پروژه بنویسیم؟

برای تهیه یک منشور پروژه، 4 مرحله اصلی وجود دارد:

 1. تعیین اهداف و محدوده پروژه

چشم‌انداز و محدوده پروژه را به شکلی شفاف تعریف کنید. این مرحله اساس منشور پروژه است و به تعیین اهداف و محدودیت‌ها کمک می‌کند.

 2. تعیین ساختار تیم پروژه

تمامی افراد کلیدی اعم از مشتریان، ذی‌نفعان و اعضای تیم اجرایی را مشخص کنید. منشور باید مسئولیت‌های هر فرد را تعیین کند تا تیم به‌صورت هماهنگ عمل کند.

 3. ساخت برنامه اجرایی

اول بگوییم که:

هرساله نزدیک 48 تریلیون دلار در پروژه ها سرمایه گذاری می‌شود؛ اما 65% آنها شکست میخورند (منبع). برای همین است که شما قطعاً به یک برنامه اجرایی نیاز دارید.

یک برنامه اجرایی شامل «نقاط عطف / Milestones»، وابستگی‌ها / Dependencies و جدول زمانی / Timeline است. وابستگی‌ها برای این است که بدانیم چه وظایفی باید قبل از بقیه انجام شوند. این برنامه بخش مهمی از منشور پروژه است و به تیم کمک می‌کند تا در مسیر درست باقی بماند و برنامه‌ریزی‌ها را رعایت کند.

مثال: برند دیجی‌کالا برای پیاده‌سازی پروژه‌های بزرگ خودش از روش‌های Agile و ابزارهای مدیریت پروژه استفاده می‌کنه تا پروژه‌هاش رو بهتر و منعطف‌تر پیش ببره و مشکلات زمان‌بندی و هماهنگی و بسیاری مسائل دیگه رو به حداقل برسونه.

 4. فهرست کردن حوزه های مشکل‌ساز احتمالی

این مرحله برای شناسایی مشکلات احتمالی آینده است تا تیم بتواند یک سری برنامه‌های پشتیبانی برای کاهش چالش‌ها در آینده پیش‌بینی کند و پروژه را در مسیر درست نگه دارد.

برای مثال: تیم تولید محتوای دیجی‌کالا که با افزایش پروژه‌ها روبه‌رو بود، از ابزارهای مدیریت پروژه برای شروع سریع‌تر پروژه‌هاش استفاده کرد و تونست همکاری و ارتباطاتش رو به طرز چشمگیری بهبود بده. یکی از اعضای تیم گفته:

«یه سال پیش به ابزاری برای مدیریت بهتر پروژه‌ها نیاز داشتیم و حالا این ابزارها خیلی تونستن به ما کمک کنن تا کارها را سریع‌تر و منظم‌تر انجام بدیم.»

3 نکته کلیدی برای نوشتن منشور پروژه

در نوشتن Project Charter، 3 نکته زیر را مد نظر داشته باشید:

1. استفاده از نظرات تیم:

برای جمع‌آوری اطلاعات دقیق‌تر پروژه، از اعضای تیم‌تان برای مشخص‌کردن اهداف، نقاط حساس و مشکلات احتمالی کمک بگیرید. این کار باعث می‌شود مستندات پروژه شما دقیق‌تر و کامل‌تر باشد.

2. خلاصه و ساده نگه‌داشتن آن:

منشور پروژه باید یک دید کلی و سطح بالا از پروژه باشد، نه جزئیات خیلی دقیق. هر بخش را در حد یک یا دو جمله نگه دارید و از نمودارها و بولت پوینت‌ها استفاده کنید تا اطلاعات شما به شکل منظم و قابل فهمی ارائه شوند.

3. ایجاد یک قالب ثابت:

برای صرفه‌جویی در زمان و تکمیل‌کردن تمام بخش‌های اصلی، یک قالب یا تمپلیت ساده برای منشور پروژه خود ایجاد کنید تا بتوانید آن را برای تمام پروژه‌ها کپی و استفاده کنید.

دانلود تمپلیت منشور پروژه

به‌جای اینکه خودتان یک قالب بسازید، ما در اجیلیتی به شکل رایگان یک منشور پروژه برایتان آماده کرده‌ایم که می‌توانید همین حالا از آن استفاده کنید. در این تمپلیت، تمام بخش‌های کلیدی منشور پروژه گنجانده شده است و می‌توانید آن را طبق نیاز خود تغییر دهید.

تمپلیت رایگان منشور پروژه «اجیلیتی» را دانلود کنید:

تمپلیت منشور پروژه دو زبانه، فرمت Google Docs (نسخه کپی بسازید و سپس استفاده کنید).

برای آموزش بیشتر، مثال‌های زیر را نیز بررسی کنید.

نمونه منشور پروژه برای آشنایی بیشتر

در این بخش قصد داریم چند نمونه منشور پروژه کاربردی را در قالب مثال توضیح دهیم.

نمونه منشور پروژه 1: برگزاری یک وبینار

برای اولین نمونه منشور پروژه، فرض کنید شما و تیم‌تان در حال برگزاری یک وبینار برای جذب سرنخ‌های جدید هستید. این نمونه منشور پروژه بسیار ساده است.

منشور پروژه شرکت توسعه‌سازان امیدبخش راه آینده-تارا (نام فرضی)

• نام پروژه: وبینار «ایجاد فرهنگ سازمانی قدرتمند»

• توضیحات پروژه: یک وبینار یک ساعته شامل نکات و نظرات سه کارشناس درباره مشارکت کارکنان

• دلایل تجاری: این پروژه در رسیدن به اهداف شرکت در سطح سازمانی کمک می‌کند:

• افزایش فروش به میزان 28% در این فصل

• معرفی شرکت تارا به‌عنوان یک الگو و رهبر در حوزه مشارکت کارکنان

• تحویل‌های پروژه:

• لندینگ پیج برای ثبت‌نام در وبینار

• وبینار یک ساعته

• ضبط وبینار برای ایجاد سرنخ‌های بیشتر بعدی

• مزایای پروژه:

• تقویت شهرت برند

• تولید سرنخ

• این پروژه منبعی است که می‌توانیم برای تبلیغات بیشتر در آینده از آن استفاده کنیم.

• ریسک‌های پروژه:

• مشکلات فنی

• این اولین وبینار ماست و تیم‌مان تجربه لازم را ندارد.

• بودجه پروژه: حداکثر 500 میلیون تومان

• نقاط عطف پروژه:

• ساخت و راه‌اندازی لندینگ پیج: 15 اردیبهشت 1404

• تکمیل اسلایدهای ارائه: 26 اردیبهشت 1404

• وبینار لایو (زنده): 4 خرداد 1404

• اعضای تیم پروژه (اسامی فرضی):

• مدیر پروژه: مریم نظری

• طراح: سامان رضایی

• شرکت‌کننده / کارشناس وبینار: علی فراهانی

• شرکت‌کننده / کارشناس وبینار: نسترن شایگان

• شرکت‌کننده / کارشناس وبینار: پارسا کریمی

• مجری وبینار: بهرام سعیدی

• هماهنگ‌کننده شبکه‌های اجتماعی: سارا محسنی

• هماهنگ‌کننده بازاریابی ایمیلی: رضا پاک‌نژاد

برای تصویرسازی منشور پروژه‌تان با تمام تحویل‌ها و ریسک‌ها، می‌توانید از نمودار گانت نیز استفاده کنید.

نمونه منشور پروژه 2: راه‌اندازی یک اپلیکیشن

منشور پروژه شرکت آینده‌پردازان روشن فردا - آرف (نام فرضی)

• نام پروژه: لانچ (راه‌اندازی) یک اپلیکیشن نوآورانه برای مدیریت زمان

• توضیحات پروژه: ساخت و عرضه یک اپلیکیشن موبایل مدیریت زمان و مبتنی بر قابلیت‌های هوش مصنوعی

• دلایل تجاری: این پروژه در راستای اهداف کلان شرکت حرکت می‌کند و کمک می‌کند به:

• گسترش سبد محصولات شرکت

• تثبیت موقعیت شرکت به‌عنوان یک پیش‌گام در ارائه راهکارهای مدیریت زمان مبتنی بر هوش مصنوعی

• تحویل‌های پروژه:

• توسعه کامل اپلیکیشن موبایل برای iOS و Android 

• لیست‌شدن در اپ استورها

• ارائه محتوای تبلیغاتی

• تدوین فایل راهنمای کاربری و تهیه ویدئوهای آموزشی

• تدوین برنامه پشتیبانی مشتریان پس از عرضه

• مزایای پروژه:

• افزایش سهم بازار شرکت در صنعت IT

• بهبود اعتبار برند در زمینه نوآوری در حوزه IT

• رشد درآمد از طریق فروش اپلیکیشن و اشتراک‌های کاربری

• ریسک‌های پروژه:

• احتمال تأخیر در عرضه به دلیل چالش‌های فنی

• رقابت با اپلیکیشن‌های مشابه در بازار

• بودجه پروژه: 5 میلیارد تومان

• نقاط عطف پروژه:

• تکمیل نمونه اولیه / Prototype اپلیکیشن: ۱ اردیبهشت ۱۴۰۴

• آغاز تست بتا: ۲۵ خرداد ۱۴۰۴

• آماده‌سازی لیست‌های اپ استور و محتوای تبلیغاتی: ۲۹ تیر ۱۴۰۴

• عرضه رسمی اپلیکیشن: ۱۱ مرداد ۱۴۰۴

• اعضای تیم پروژه (اسامی فرضی):

• مدیر پروژه: محمدرضا افشار

• توسعه‌دهنده ارشد: نیما تهرانی

• طراح UI/UX: پریسا محمودی

• نیروی تضمین کیفیت / QA: سامان نادری

• هماهنگ‌کننده بازاریابی: سروش کریمی

• نویسنده فنی: مهسا فرهمند

• متخصص پشتیبانی مشتریان: فاطمه علوی

نتیجه‌گیری

منشور پروژه یک سند کلیدی برای موفقیت هر پروژه است. این سند به تیم کمک می‌کند تا اهداف، محدوده، نقش‌ها و ریسک‌های پروژه را شفاف کند و از سردرگمی‌های آینده تا حد ممکن جلوگیری شود. 

بدون یک منشور دقیق، پروژه با چالش‌های پیش‌بینی‌نشده‌ای مواجه می‌شود. بنابراین، اگر می‌خواهید پروژه‌ای موفق داشته باشید، منشور پروژه را جدی بگیرید؛ همان‌طور که یک معمار، قبل از ساخت خانه، نقشه ساخت را جدی می‌گیرد!