اگر سرعت تیم شما راز موفقیت یا شکست پروژه است، Cycle Time کلیدی است که این راز را برملا می‌کند.
در دنیای مدیریت پروژه‌های چابک / Agile، یکی از مفاهیم مهم برای سنجش سرعت و کارایی تیم، زمان چرخه یا Cycle Time است. اما واقعاً زمان چرخه چیست و چرا اهمیت دارد؟ در این مقاله با مثال‌های عملی و زبان ساده، به شما توضیح می‌دهیم که زمان چرخه چیست، چطور اندازهگیری میشود و چه راه‌هایی برای کاهش آن وجود دارد.
زمان چرخه چیست؟
«زمان چرخه یا Cycle Time» مدت زمانی است که یک وظیفه یا داستان کاربر / User Story از ابتدای شروع کار تا تکمیل شدن صرف می‌کند.
به عبارت ساده‌تر، اگر شما یک تیم اسکرام دارید و یک داستان کاربر برای توسعه یک ویژگی در نرم‌افزار دارید، زمان چرخه نشان می‌دهد که از لحظه‌ای که کار روی آن شروع شد تا زمانی که آماده تحویل شد، چه مدت طول کشید.
مثال: فرض کن که تیمت باید یه دکمه جدید برای سایت طراحی کنه.
-
روز شنبه: طراح شروع به کار می‌کنه.
-
روز دوشنبه: توسعه‌دهنده کدها رو پیاده‌سازی می‌کنه.
-
روز چهارشنبه: تست انجام و دکمه آماده تحویل می‌شه.
در این مثال، زمان چرخه = از شنبه تا چهارشنبه = ۴ روز.
بررسی Cycle Time، Takt Time و Lead Time
در مدیریت اجایل و تولید ناب، سه مفهوم کلیدی برای سنجش زمان وجود دارد: Cycle Time، Lead Time و Takt Time. هر سه به زمان مربوط می‌شوند اما هر کدام زاویه و کاربرد متفاوتی دارند.
زمان چرخه / Cycle Time
مدت‌زمانی است که طول می‌کشد تا یک واحد کار، از لحظه شروع فعالیت واقعی روی آن تا تکمیل کامل، انجام شود. این شاخص نشان‌دهنده سرعت اجرای کار توسط تیم است.
زمان تاکت / Takt Time
سرعتی است که باید کار تکمیل شود تا تقاضای مشتری برآورده شود. این شاخص از تقسیم کل زمان در دسترس بر تعداد واحدهای موردنیاز مشتری محاسبه میشود. Takt Time بیشتر یک معیار برنامهریزی و هم‌ترازی با نیاز بازار است.
زمان تحویل / Lead Time
کل مدتی است که یک تسک یا سفارش از لحظه درخواست مشتری تا لحظه تحویل نهایی طول می‌کشد. بنابراین Lead Time همیشه از Cycle Time بزرگتر است، چون شامل زمان انتظار قبل از شروع کار نیز میشود.
تصویر زیر فرمول محاسبه‌ی هریک از زمان‌ها را نشان می‌دهد:
تفاوت Cycle Time، Takt Time و Lead Time
این سه اصطلاح اغلب با هم اشتباه گرفته می‌شوند، در حالی‌که هرکدام بخش خاصی از جریان کار را اندازهگیری می‌کند. برای شفافیت بیشتر، جدول زیر مقایسه‌ای ساده بین Cycle Time، Lead Time و Takt Time ارائه می‌دهد.
| مثال | تعریف | معیار |
| داستان کاربر از شروع تا تکمیل ۴ روز طول کشید | مدت زمان واقعی انجام یک کار | زمان چرخه / Cycle Time |
| اگر هفته‌ای ۲۰ ویژگی باید تحویل شود، هر ویژگی به‌طور متوسط باید ۱ روز طول بکشد | زمان لازم برای تولید یک واحد محصول بر اساس تقاضا | زمان تاکت / Takt Time |
| از زمانی که کاربر درخواست می‌دهد تا وقتی که ویژگی آماده استفاده است | زمان کل از لحظه ثبت درخواست تا تحویل نهایی | زمان تحویل / Lead Time |
چرا زمان چرخه مهم است؟
Cycle Time فراتر از یک عدد است؛ معیاری است که سرعت تکمیل کارها، دقت در برنامهریزی اسپرینتها و نقاط ضعف جریان کار را آشکار می‌کند. مدیران محصول و پروژه با تحلیل آن می‌توانند بهره‌وری تیم را بسنجند و تصمیم‌های بهتری برای اولویتبندی و مدیریت پروژه بگیرند.
-
نشان می‌دهد تیم شما چقدر سریع میتواند وظایف را تکمیل کند.
-
کمک می‌کند اسپرینتها و برنامه‌های کاری را دقیقتر برنامهریزی کنید.
-
با تحلیل زمان چرخه میتوان گلوگاهها و مشکلات تیم را شناسایی کرد.
-
معیار مهم برای مدیر محصول و مدیر پروژه است تا کارایی تیم را بسنجند.
-
برای مدیریت اسپرینتها و اولویتبندی داستان‌های کاربر ضروری است.
چگونه میتوان زمان چرخه را اندازهگیری کرد؟
اندازهگیری Cycle Time فرآیندی ساده اما بسیار حیاتی برای تحلیل عملکرد تیم است. برای دستیابی به داده‌ای دقیق و قابل اعتماد، لازم است مراحل زیر به‌صورت شفاف تعریف و اجرا شوند:
۱. تعیین نقطه آغاز و پایان چرخه
در اولین گام، باید معیار مشخصی برای شروع و پایان کار تعیین شود:
-
آغاز چرخه: زمانی که کار بر روی یک داستان کاربر عملاً آغاز میشود. در ابزارهای مبتنی بر سیستم کانبان، این لحظه معمولاً هنگام انتقال کارت از ستون «To Do» یا «Backlog» به ستون «In Progress» یا «در حال انجام» است.
-
پایان چرخه: زمانی که کار به‌طور کامل تکمیل شده و آماده تحویل یا انتشار است. این نقطه در اکثر سیستم‌ها با انتقال کارت به ستون «Done» مشخص میشود
۲. ثبت زمان آغاز و پایان
پس از تعریف نقاط شروع و پایان، باید زمان دقیق هرکدام ثبت شود.
-
در ابزارهای مدیریت پروژه مانند Jira، Trello یا پلتفرم‌های مبتنی بر چارچوب اسکرام، تاریخ و ساعت تغییر وضعیت هر وظیفه به‌طور خودکار ذخیره میشود.
-
ضروری است که تیم به‌صورت جمعی درباره تعریف آغاز و پایان به توافق برسد. به‌عنوان مثال، برخی تیم‌ها آغاز را زمانی می‌دانند که وظیفه توسط مدیر محصول در بک‌لاگ ثبت میشود، در حالی که تیم‌های دیگر آغاز را زمانی محاسبه می‌کنند که اولین اقدام عملی روی وظیفه انجام می‌گیرد.
3. محاسبه‌ی مدت زمان
زمان چرخه از طریق فرمول زیر محاسبه میشود:
زمان پایان – زمان شروع = Cycle Time
این محاسبه برای هر وظیفه به‌صورت جداگانه انجام میشود. برای ارزیابی دقیقتر، معمولاً میانگین زمان چرخه مجموعه‌ای از وظایف محاسبه میشود تا تصویر روشن‌تری از سرعت و کارایی تیم به دست آید.
مثال:
شما روی یک داستان کاربر برای اضافه کردن فرم ثبت‌نام کار می‌کنید.
شروع: دوشنبه، پایان: جمعه
زمان چرخه = ۵ روز
۴. تحلیل داده‌ها
برای تحلیل داده‌ها صرفا ثبت زمان‌ها کافی نیست؛ تحلیل آن‌ها اهمیت اساسی دارد. پرسش‌های کلیدی که در این مرحله مطرح می‌شوند عبارتند از:
-
کدام نوع وظایف بیشترین زمان را صرف می‌کنند؟
-
گلوگاه اصلی در فرآیند کجاست (مثلاً طراحی، توسعه یا تست)؟
-
آیا وظایف کوچکتر به‌طور چشم‌گیری سریع‌تر تکمیل می‌شوند یا همچنان تأخیر وجود دارد؟
نتیجه این تحلیل‌ها به مدیر پروژه و مدیر محصول کمک می‌کند تصمیم‌های دقیقتری برای برنامهریزی اسپرینتها، تخصیص منابع و بهبود فرآیندها اتخاذ کنند.
چگونه زمان چرخه را کاهش دهیم؟
از آنجا که کاهش زمان چرخه باعث افزایش سرعت تیم و تحویل سریع‌تر محصولات میشود، راهکارهایی برای آن اراده می‌دهیم.
برای مثال :
-
تقسیم کار به واحدهای کوچکتر:
هر داستان کاربر را به وظایف کوچک تقسیم کنید تا سریع‌تر تکمیل شوند. -
حذف گلوگاهها:
بررسی کنید کدام بخش از چرخه باعث کندی میشود (مثلاً تایید محتوا یا تست‌ها). -
استفاده از سیستم کانبان:
با محدود کردن تعداد کارهای در جریان / WIP، تیم میتواند روی هر وظیفه تمرکز بیشتری داشته باشد و زمان چرخه کاهش یابد. -
بازبینی و بهبود فرآیند:
در پایان هر اسپرینت، زمان چرخه را بررسی و با تیم تحلیل کنید تا نقاط ضعف رفع شوند.
مثال واقعی از Cycle Time در اسکرام
فرض کنید تیم شما در چارچوب چارچوب اسکرام روی یک داستان کاربر برای اضافه کردن دکمه جدید در اپلیکیشن کار می‌کند.
-
داستان کاربر: اضافه کردن قابلیت جستجوی پیشرفته
-
شروع: روز اول اسپرینت
-
پایان: روز ششم اسپرینت
-
زمان چرخه: ۶ روز
با تحلیل این داده‌ها، تیم متوجه میشود که بخش تست قابلیت زمان زیادی می‌گیرد. راهکار: اختصاص منابع بیشتر به تست یا استفاده از تست اتوماتیک.
از داده تا بینش: تحلیل یک Cycle Time واقعی
فرض کنید تیمی روی ۵ وظیفه کار کرده و برای هر وظیفه تاریخ شروع و پایان مشخص است. با این داده‌ها میتوان Cycle Time هر وظیفه را محاسبه کرد:
| Cycle Time (روز) | تاریخ پایان | تاریخ شروع | وظیفه |
| 3 | 4 مهر | 1 مهر | طراحی رابط کاربری |
| 7 | 9 مهر | 2 مهر | توسعه بک‌اند |
| 3 | 6 مهر | 3 مهر | نوشتن تست‌ها |
| 2 | 7 مهر | 5 مهر | مستندسازی |
| 6 | 12 مهر | 6 مهر | دیپلوی روی سرور |
میانگین Cycle Time: (۳+۷+۳+۲+۶) ÷ ۵ = ۴.۲ روز
چه چیزی از این داده‌ها می‌فهمیم؟
-
کارهایی مثل مستندسازی (۲ روز) یا طراحی و تست (۳ روز) سریع پیش رفته‌اند و نشان می‌دهند که این بخش‌ها روان هستند.
-
در مقابل، وظیفه‌ی توسعه بک‌اند با ۷ روز طولانی‌ترین زمان چرخه را داشته و به وضوح یک گلوگاه است.
-
وظیفه‌ی دیپلوی هم با ۶ روز نسبتاً زمان‌بر بوده و میتواند نشانه‌ای از نیاز به بهینه‌سازی فرایند انتشار باشد.
زمان چرخه؛ ابزاری ارزشمند برای شناسایی نقاط قوت و ضعف تیم‌ها
این تحلیل ساده نشان می‌دهد که Cycle Time فقط یک عدد نیست، بلکه ابزاری ارزشمند برای شناسایی نقاط ضعف تیم و بهبود عملکرد آن است. هر شخص با بررسی زمان چرخه، تیم میتواند تصمیم بگیرد که در بخش بک‌اند منابع بیشتری اختصاص دهد یا وظایف را به قطعات کوچکتر تقسیم کند تا کارها سریع‌تر پیش بروند. در بخش دیپلوی نیز امکان استفاده از اتوماسیون یا ابزارهای بهتر وجود دارد تا روند تحویل محصول بهبود یابد. به این ترتیب، داده‌های خام به بینشی کاربردی تبدیل می‌شوند که مسیر ارتقاء عملکرد تیم را روشن و قابل اجرا می‌کند.
|
در اجیلیتی، آموزش مدیریت پروژه فراتر از تئوری‌های رایج ارائه میشود. ما بر مفاهیم عملی، تجربه‌های واقعی و ابزارهایی تمرکز داریم که مدیران پروژه واقعاً به آن‌ها نیاز دارند.
|