OKR چیست؟ | راهنمای اهداف و نتایج کلیدی + مثال‌های کاربردی

در دنیای امروز، موفقیت سازمان‌ها دیگر تنها به داشتن ایده‌های بزرگ محدود نمی‌شود؛ بلکه رمز موفقیت آنها در تعیین اهداف شفاف و قابل‌اندازه‌گیری است.

OKR مخفف Objectives and Key Results و به معنی اهداف و نتایج کلیدی، یکی از مؤثرترین چارچوب‌های مدیریتی است که شرکت‌های پیشرو در دنیا از آن برای تقویت عملکرد تیم‌ها، تمرکز بر اولویت‌های اصلی و پیشبرد اهداف جسورانه خود استفاده می‌کنند.

اگر شما هم می‌خواهید یاد بگیرید چگونه با این روش ساده اما قدرتمند، مسیر رشد شخصی یا حرفه‌ای خود را بهتر پیش ببرید، در ادامه همراه ما باشید.

OKR چیست؟

OKR یک چارچوب برای تعیین اهداف است که اغلب به سازمان‌ها کمک می‌کند اهداف بلندپروازانه خود را تعریف و به‌درستی آنها را پیگیری کنند. OKR مخفف Objectives and Key Results و به معنی  اهداف و نتایج کلیدی است. OKRها در مدیریت پروژه و مدیریت محصول نقش اساسی دارند. این چارچوب از دو بخش اصلی تشکیل شده است:

1. اهداف / Objectives: شامل اهداف روشن و الهام‌بخشی هستند که مشخص می‌کنند چه چیزی را می‌خواهید به دست آورید؛ مثلاً افزایش آگاهی از برند / Brand Awareness یا کاهش تولید گازهای گلخانه‌ای در صنعت خود. اهداف باید:

• به‌آسانی به خاطر سپرده شوند.

• کوتاه، الهام‌بخش و جذاب باشند.

• تیم را به چالش بکشند و انگیزه بدهند.

2. نتایج کلیدی / Key Results: شامل نتایج مشخص و قابل‌اندازه‌گیری که نشان می‌دهند چه میزان به هدف خود نزدیک شده‌اید؛ مثلاً جذب یک میلیون بازدیدکننده برای وب‌سایت یا رسیدن به اینکه یک‌چهارم مواد اولیه محصول شما قابل بازیافت‌شدن باشد.

نتایج کلیدی باید نهایتاً برای هر هدف، بین دو تا پنج نتیجه کلیدی باشند. تعداد بیشتر از این باعث می‌شود که کسی آن‌ها را به خاطر نسپارد.

OKRها چگونه کار می‌کنند؟

اوکی‌آرها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا روی مهم‌ترین اولویت‌های خود تمرکز کنند و تیم‌ها را حول اهداف مشترک و مشخص همسو سازند. سازمان‌ها می‌توانند با تعیین اهدافی چالش‌برانگیز اما دست‌یافتنی و تعریف نتایج کلیدی شفاف و قابل‌اندازه‌گیری، میزان پیشرفت خود را ارزیابی کنند، مسئولیت‌پذیر بمانند و با داده‌های موجود تحلیل‌هایی درباره سرمایه‌گذاری منابع و زمان خود داشته باشند.

چارچوب OKR بسیار ساده و انعطاف‌پذیر است و تقریباً می‌توان آن را برای هر هدفی تنظیم کرد.

OKRها در یک سازمان معمولاً به‌صورت فصلی توسط مدیر پروژه یا مدیر محصول تعیین و ارزیابی می‌شوند. همچنین، در طول هر فصل بررسی‌های منظم انجام می‌شود تا ببینند تیم‌ها در مسیر خود باقی مانده‌اند یا نه؛ و در صورت نیاز، تنظیمات جدیدی روی OKRهای فصل بعدی انجام شود.

چگونه OKR بنویسیم؟

نوشتن OKR تاثیرگذار یعنی تبدیل آرزوها به اهدافی روشن، الهام‌بخش و قابل‌سنجش. برای این کار کافی است چند اصل ساده را رعایت کنیم تا از ایده تا اجرا، مسیر مشخصی داشته باشیم.

1. با مشخص کردن هدف شروع کنید

ابتدا به‌روشنی بنویسید چه چیزی را می‌خواهید به دست آورید. هدف باید الهام‌بخش، مختصر و چالش‌برانگیز باشد. به جای عبارت‌های کلی مثل «افزایش فروش»، بگویید «افزایش 30% فروش ماهانه از طریق گسترش بازار آنلاین». هدف نباید فهرستی از کارها باشد؛ باید تصویری از مقصد ترسیم کند.

2. نتایج کلیدی را مشخص کنید

حالا بنویسید چطور قرار است بفهمیم به هدف رسیده‌ایم. نتایج کلیدی باید قابل‌اندازه‌گیری و عینی باشند؛ یعنی بتوان آن‌ها را با عدد و داده سنجید. هر هدف معمولاً بین ۲ تا ۵ نتیجه کلیدی دارد تا تمرکز حفظ شود.

برای مثال:

• افزایش نرخ تبدیل از 2% به 4%

• جذب 500 مشتری جدید از کانال دیجیتال

• دستیابی به رضایت مشتری بالای 90%
  
  

3. اقدامات را از نتایج جدا کنید

کارهایی که انجام می‌دهیم، مثلاً «اجرای کمپین تبلیغاتی در اینستاگرام» نتیجه کلیدی نیستند؛ بلکه اقداماتی هستند که باید به نتایج واقعی منجر شوند.

4. دوره زمانی و ارزیابی منظم داشته باشید

 OKRها معمولاً فصلی یا سه‌ماهه نوشته می‌شوند. در طول دوره، پیشرفت هر نتیجه کلیدی را اندازه‌گیری و در جلسات بازبینی مرور کنید تا مطمئن شوید در مسیر درست هستید.

5. از پایین به بالا هم فکر کنید

در سازمان‌های چابک، بهتر است نوشتن OKR فقط از بالا (مدیریت) به پایین نباشد. تیم‌ها نیز می‌توانند OKRهای خود را متناسب با اهداف کلان سازمان پیشنهاد دهند تا حس مالکیت و انگیزه بیشتری برای تیم ایجاد شود.

نمونه‌هایی از اهداف / Objectives

همان‌طور که استیون کاوی در کتاب هفت عادت مردمان مؤثر می‌گوید: 

«وقتی کاری را شروع می‌کنید، از همان ابتدا پایان را در ذهن داشته باشید».

این جمله دقیقاً با نحوه شناسایی اهدافی که می‌خواهید در OKR به آن‌ها برسید هماهنگ است.

برخی از اهداف کلی می‌توانند شامل موارد زیر باشند:

• بهبود رضایت مشتری

• افزایش درآمد تکرارشونده

• ارتقای کلی عملکرد سیستم

• افزایش تعداد مشتریانی که به آنها خدمتی ارائه شده

• کاهش تعداد خطاهای سیستم

نکته مهم اینجاست که هر سازمان اهداف خود را متناسب با شرایط خاص خود مانند وضعیت بازار، نیازهای مشتریان، فضای رقابتی و قوانین تنظیم می‌کند. اهداف باید فعالیت‌های تیم‌های مختلف در سازمان را هدایت کنند.

برای مثال، هدفی مانند سودآور شدن برای اکثر شرکت‌ها مناسب است، اما چون خیلی کلی است، کمکی به تیم‌ها نمی‌کند تا بدانند چگونه باید به این هدف برسند. اما اگر هدف به این صورت تعریف شود که «در فصل آینده چه دستاوردهایی می‌توانیم داشته باشیم تا به اهداف بلندمدت خود نزدیک‌تر شویم؟» تیم‌ها می‌توانند تلاش‌های خود را روی گام‌های کوچک‌تری متمرکز کنند و به‌طور منظم پیشرفت خود را ارزیابی و تنظیم نمایند.

نمونه‌هایی از نتایج کلیدی / Key Results

نتایج کلیدی در واقع خروجی‌های قابل‌اندازه‌گیری هستند که بعد از انجام یک سری اقدامات به دست می‌آیند. یکی از اشتباهات رایج در اوکی‌آرها، اشتباه‌گرفتن نتایج کلیدی با اقداماتی است که برای رسیدن به اهداف انجام می‌شوند.

به‌عنوان مثال، در هدف / Objective زیر قصد داریم تعداد خطاهای داده در سیستم را کاهش دهیم. اما اگر نتیجه کلیدی را «نصب و به‌روزرسانی نسخه 10.0 نرم‌افزاری سیستم» تعریف کنیم، این یک اقدام است، نه نتیجه قابل‌اندازه‌گیری! در این تعریف، هیچ اشاره‌ای به تعداد خطاهای داده و هدف نهایی نشده است؛ بنابراین، نمی‌توان فهمید که این اقدام، اوضاع را بهتر کرده، بدتر کرده یا اصلاً تغییری ایجاد نکرده است.

اشتباه رایج: یکی از اشتباهات این است که یک اقدام را به‌جای نتیجه کلیدی تعریف کنیم.

نمونه زیر را بررسی کنیم:

هدف: کاهش تعداد خطاهای سیستم

نتیجه کلیدی اشتباه: نصب نسخه 10.0 نرم‌افزار سیستم

تحلیل: نصب نسخه 10.0 نرم‌افزار سیستم یک اقدام است نه یک نتیجه کلیدی.

همان‌طور که گفتیم، روش درست این است که نتایج کلیدی کاملاً قابل‌اندازه‌گیری باشند تا مشخص شود آیا پیشرفتی انجام شده است یا نه. درست است که برای رسیدن به این هدف، اقدامات مختلفی انجام شده است، اما آنچه اهمیت دارد اندازه‌گیری نتیجه نهایی است.

روش درست: تعیین نتایج کلیدی قابل‌اندازه‌گیری

هدف: کاهش تعداد خطاهای داده در سیستم

نتایج کلیدی درست (که باید اندازه‌گیری شوند):

• تعداد خطاهای داده که به واحد پشتیبانی 

• تعداد سفارش‌هایی که به‌صورت خودکار پردازش نشده‌اند

• تعداد خطاهای سفارش‌گذاری که توسط مشتریان گزارش شده‌اند

این روش باعث می‌شود که بتوانیم پیشرفت کار را به‌صورت دقیق رصد و تحلیل کنیم و در صورت نیاز، اقدامات اصلاحی خود را انجام دهیم.

تطبیق اهداف و نتایج کلیدی

برای تعیین نتایج کلیدی صحیح، باید «شاخص‌های پیشرو» را انتخاب کنیم، نه «شاخص‌های تأخیری». نتایج کلیدی باید به‌طور منظم و مکرر قابل‌اندازه‌گیری باشند و در نهایت به دستیابی به هدف کلی کمک کنند.

قبل از بررسی چند حالت، به شکل کوتاه ببینیم شاخص‌های پیشرو و تأخیری کدام‌اند.

• شاخص‌های پیشرو / Leading Indicators:

این شاخص‌ها پیش‌بینی‌کننده عملکردهای آینده هستند و زودتر از نتیجه نهایی تغییر می‌کنند. معمولاً بر اقدامات و فرایندهای جاری تمرکز دارند و امکان اصلاح مسیر را فراهم می‌کنند.

• شاخص‌های تأخیری / Lagging Indicators:

این شاخص‌ها نتایج نهایی را پس از وقوع رویداد نشان می‌دهند. اگرچه برای ارزیابی عملکرد کلی مفید هستند، اما معمولاً دیرهنگام تغییر می‌کنند و امکان اصلاح سریع مسیر را نمی‌دهند.

مثال: میزان درآمد تکرارپذیر

شاخص‌های پیشرو:

1. نرخ ثبت‌نام کاربران جدید در نسخه آزمایشی: اگر ثبت‌نام زیاد باشد، احتمال افزایش اشتراک‌ها بیشتر است.

2. میزان استفاده از ویژگی‌های پولی محصول: نشان می‌دهد که کاربران به سمت خرید اشتراک حرکت می‌کنند.

3. نرخ تمدید اشتراک‌های نزدیک به پایان دوره: کاربران تمدید می‌کنند؟ اگر نه، باید اقدام کرد.

شاخص‌های تأخیری:

1. درآمد فصلی کسب‌شده: تنها بعد از پایان یک دوره مالی مشخص می‌شود.

2. تعداد اشتراک‌های لغوشده در یک بازه زمانی: پس از اینکه مشتریان اشتراک را لغو کردند مشخص می‌شود.

3. سهم بازار در مقایسه با رقبا: نتیجه نهایی که دیر مشخص می‌شود.

حال بپردازیم به ادامه ماجرا در تطبیق اهداف و نتایج کلیدی. به جدول زیر توجه کنید. نمونه‌هایی از اهداف و معیارهای منطبق بر آن را بر اساس شاخص‌های پیشرو و تأخیری می‌بینیم.

این معیارها را برای رسیدن به هدف متناظرش باید محاسبه و اندازه‌گیری کنیم تا بتوانیم بگوییم چقدر به هدف خود رسیده‌ایم.

با انتخاب نتایج کلیدی مناسب، می‌توان به‌صورت منظم عملکرد سازمان را ارزیابی و در صورت نیاز، استراتژی‌های مناسب را تنظیم کرد.

نمونه‌هایی از OKR

بررسی نمونه‌هایی از اهداف و نتایج کلیدی که در شرایط واقعی و در سازمان‌های مختلف به کار رفته‌اند، می‌تواند به ملموس‌تر شدن فرایند برنامه‌ریزی برای اوکی‌آر تیم شما کمک کند.

در ادامه، برخی از نمونه‌های OKR آورده شده است که می‌توانیم برای الهام‌گرفتن از آن‌ها استفاده کنیم.

نمونه 1 از OKR: شهر سیراکیوز، نیویورک

اخیراً شهر سیراکیوز، نیویورک این هدف / Objective را تعیین کرده است:

دستیابی به پایداری مالی

پایداری مالی یک هدف عالی است، اما باید قابل‌اندازه‌گیری باشد. به همین دلیل، سیراکیوز از اوکی‌آر استفاده کرده است.

جدول را مطابق تصویر با طراحی مشابه ایجاد می‌کنم:

این سیستم OKR به شهر سیراکیوز کمک می‌کند تا پیشرفت خود را رصد کرده و اقدامات لازم را برای بهبود وضعیت مالی انجام دهد.

نمونه 2 از OKR: شرکت Allbirds

شرکت Allbirds یک شرکت تولید پوشاک، مأموریتی با این مضمون دارد:

ساخت محصولات بهتر به روشی بهتر

به‌عنوان بخشی از تعهد این برند به کمک به پایداری زیست‌محیطی، آن‌ها تصمیم گرفتند که کفش‌هایی که تولید می‌کنند کربن خنثی (بدون هیچ‌گونه کربن مصرفی) باشند؛ بنابراین، این سیستم OKR را تنظیم کردند:

این نمونه نشان می‌دهد که اوکی‌آرها می‌توانند در سراسر یک سازمان اجرا شوند و صرفاً محدود به اهداف کلان مدیریتی نباشند. در ادامه، نمونه‌ای از OKR در سطح تیمی و دپارتمانی را بررسی خواهیم کرد. 

نمونه 3 از OKR: تیم مدیریتی یک موزه

تیم مدیریتی یک موزه تصمیم دارد پایگاه اعضای خود را گسترش دهد. آن‌ها متوجه شده‌اند که روش‌های فعلیِ جذب عضویت، قدیمی شده و برای نسل جدید علاقه‌مندان به موزه جذابیت کافی ندارد؛ بنابراین، این OKR را تعریف کرده‌اند:

این OKR نشان می‌دهد که چگونه یک سازمان فرهنگی هنری می‌تواند استراتژی‌های جذب مخاطب خود را مدرن کند تا نسل جدیدی از مشتریان را به خود جذب کند. 

نمونه 4 از یک OKR شخصی: 10 کیلومتر دویدن

برخی افراد حتی در تعیین شاخص OKRهای شخصی نیز موفق بوده‌اند. در اینجا یک نمونه از فردی که قصد دارد یک مسابقه ۱۰ کیلومتری را زیر ۵۰ دقیقه بدود آورده‌ایم:

این اوکی‌آر شخصی نشان می‌دهد که چگونه می‌توان با تعیین اهداف مشخص و قابل‌اندازه‌گیری برای خود، به یک هدف بزرگ دست یابیم.

تفاوت OKR و KPI

حالا که متوجه مفهوم و کاربرد OKR شدیم، ببینیم تفاوت آن با KPI چیست.

Key Performance Indicator یا شاخص کلیدی عملکرد / KPI یک معیار عددی برای سنجش عملکرد یک بخش، فرایند یا یک هدف خاص در یک سازمان است. این شاخص‌ها معمولاً ثابت و قابل‌اندازه‌گیری هستند و برای پایش مستمر و بهینه‌سازی عملکردهای اجرایی به کار می‌روند. نرخ تبدیل مشتری، میانگین زمان پاسخگویی پشتیبان‌ها به مشتریان و میزان رشد درآمد ماهانه، مثال‌هایی از KPIها هستند.

OKR و KPI هر دو ابزارهای مدیریت عملکرد هستند، اما تفاوت‌های کلیدی‌ای دارند که آن‌ها را برای اهداف مختلفی مناسب می‌کند.

چه زمانی از OKR استفاده کنیم و چه زمانی از KPI؟

OKR زمانی مناسب است که بخواهیم تحولی ایجاد کنیم، مثلاً راه‌اندازی یک محصول جدید یا ورود به یک بازار تازه با تعدادی شاخص‌های اصلی و قابل‌اندازه‌گیری از شاخص‌های پیشرو و تأخیری.

KPI برای سنجش عملکرد مداوم استفاده می‌شود، مثلاً بررسی نرخ رضایت مشتریان یا میزان فروش ماهانه که هر ماه باید همین معیارها را مجدد اندازه‌گیری کرد.

اشتباهات رایج در تنظیم OKR

نوشتن اوکی‌آر مهارتی است که نیاز به تمرین و زمان دارد. هر مجموعه از OKRها باید با بازخوردهای داخلی اعضای سازمان اصلاح شده و چندین بار بررسی و ویرایش شوند.

برخی از اشتباهات رایج در تنظیم OKR را ببینیم:

• اجتناب از وضعیت موجود: OKRها باید برای ایجاد تغییر تلاش کنند، نه صرفاً حفظ شرایط فعلی

• تفاوت OKR و KPI: معمولاً OKRها فراتر از KPIها هستند. KPIها شاخص‌های عملکردی ثابتی هستند، اما OKRها تغییرات و پیشرفت کلی را اندازه‌گیری می‌کنند.

• هدف‌گذاری محافظه‌کارانه / Sandbagging: به این معنی که OKRها باید تیم را به چالش بکشند و دستیابی به آن‌ها نباید خیلی آسان، قطعی و از پیش تضمین‌شده باشد.

همسو کردن OKRها با استراتژی کسب‌وکار

هنگام تعیین OKRها، نباید از مأموریت، چشم‌انداز و ارزش‌های محوری سازمان غافل شد. OKRهای کلیدی باید با این اصول همسو باشند. درحالی‌که OKRها به چه چیزی و چگونه می‌پردازند، چشم‌انداز سازمان چرا را مشخص می‌کند.

یک ساختار سلسله‌مراتبی یا هرمی نشان می‌دهد که چگونه چشم‌انداز یک شرکت به اهداف سالانه و فصلی OKRها متصل می‌شود. OKRها باید از مأموریت و ارزش‌های سازمان حمایت کنند و درعین‌حال، با اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت آن نیز همسو باشند.

در نهایت

OKR چیزی فراتر از یک ابزار مدیریت عملکرد است؛ این چارچوب، فرهنگ شفافیت، تمرکز و تعهد را در سازمان‌ها نهادینه می‌کند و به تیم‌ها جسارت می‌دهد تا اهداف بزرگ‌تر و تأثیرگذارتری را دنبال کنند. چه یک استارتاپ کوچک باشید و چه بخشی از یک سازمان بزرگ، تکنیک OKR می‌تواند قطب‌نمای شما در مسیر رشد و موفقیت باشد.