تصور کنید مشتری سفارشی ثبت میکند و فقط چند لحظه بعد محصولش را تحویل می‌گیرد — رؤیایی که بسیاری از کسبوکارها برای رسیدن به آن تلاش می‌کنند. اما واقعاً چه چیزی سرعت و دقت در انجام کارها را تعیین میکند؟ پاسخ در یک مفهوم کلیدی نهفته است: لید تایم یا زمان تحویل.
در این مقاله، یاد می‌گیریم Lead Time دقیقاً چیست، چطور محاسبه میشود و مهم‌تر از همه، چگونه میتوان آن را کاهش داد تا فرایندهای تیم، پروژه یا حتی سازمان شما روان‌تر، چابک‌تر و سودآورتر پیش برود.
لید تایم چیست؟
«زمان انجام / Lead Time» یا زمان تحویل به مدتزمان کلی موردنیاز برای تکمیل یک فرایند، از شروع تا پایان، می‌گویند. این مفهوم برای فاصله زمانی بین ثبت سفارش توسط مشتری و دریافت محصول یا خدمات استفاده میشود.
مفهوم Lead Time از دوران ابتدایی شروع فعالیت صنعتی بشر نشئت گرفته و با پیشرفت شیوه‌های مدیریت زنجیره تأمین و تولید اهمیت بیشتری پیدا کرده است. در تولید، «زمان انجام» به مدتی گفته میشود که یک واحد تولیدی برای ساخت یک محصول نیاز دارد و ممکن است چند هفته به طول انجامد.
امروزه، این معیار در صنایع مختلف کاربرد گسترده‌ای پیدا کرده است. برای مثال، وقتی به یک رستوران می‌روید و غذای خود را سفارش می‌دهید، ممکن است بگویند: «لطفاً ۲۰ دقیقه زمان بدهید تا غذای شما آماده شود.» این ۲۰ دقیقه همان زمان تحویل یا لید تایم است.
زمان تحویل تنها به حوزه تولید محدود نمی‌شود. مفهوم لید تایم در مدیریت پروژه همچنان معتبر است: زمان تحویل، مدت زمانی است که از شروع یک پروژه تا تکمیل آن طول می‌کشد.
در توسعه چابک نرم افزار، مدیران پروژه از زمان تحویل برای برنامه‌ریزی اسپرینت‌ها، زمان‌های پیادهسازی، تخصیص منابع، مدیریت انتظارات ذی‌نفعان و موارد دیگر استفاده می‌کنند.
زمان انجام مفهومی بسیار گسترده‌ای است و همین گستردگی باعث میشود که بتوانیم آن را متناسب با تیمها، شرایط و صنایع مختلف به‌راحتی سفارشی‌سازی و تطبیق دهیم.
به‌طور خلاصه، محاسبه زمان انجام به معنای درک دقیق مدت زمانی است که یک فرایند خاص (هر فرایندی که باشد) طول می‌کشد تا بتوانیم برای آن بهتر برنامه‌ریزی کنیم.
انواع مختلف Lead Time
برای هدف‌های مختلف میتوان زمان‌های تحویل مختلف تعریف کرد یا حتی میتوان برای کل فرایند یا فقط بخش‌های خاصی از آن اندازهگیری کرد.
لید تایم را در انواع فعالیت‌ها میتوان تعریف کرد؛ ما دو نمونه از انواع زمان تحویل را در زیر برای شما آورده‌ایم:
لید تایم تولید
مدتزمان کلی موردنیاز برای تولید یک محصول، از شروع فرایند تولید فیزیکی تا تکمیل آن، «زمان انجام تولید / Production Lead Time» نامیده میشود.
برای مثال، یک شرکت تولید مبلمان که میزهای سفارشی تولید میکند را در نظر بگیرید. اگر زمان‌بندی هر یک از مراحل به شکل زیر باشند:
-
۲ روز برای دریافت مواد اولیه
-
۳ روز برای برش و مونتاژ
-
۱ روز برای سنباده‌زنی
-
۲ روز برای رنگ‌کاری و پرداخت نهایی
-
۱ روز برای بازرسی نهایی
زمان تحویل تولید در مجموع ۹ روز است. حالا اگر تأخیرهایی مانند عدم دسترسی به خط تولید یا نبودن اعضای تیم وجود داشته باشد، باید آن‌ها را نیز در محاسبه زمان تحویل لحاظ کرد.
زمان تحویل مشتری
مدت‌زمانی که از لحظه ثبت سفارش توسط مشتری تا دریافت محصول یا خدمات طول می‌کشد، «زمان تحویل مشتری / Customer Lead Time» نام دارد.
در یک رستوران مانند مک‌دونالد، سعی می‌کنند زمان تحویل را با پیش‌پردازش مواد غذایی قبل از ثبت سفارش به حداقل برسانند. این کار به لطف استانداردسازی ارائه خدمات میسر شده است. این مفهوم در توسعه نرم‌افزار نیز صدق میکند؛ در این حالت مشتری میتواند فوراً به نسخه نهایی نرم‌افزار دسترسی داشته باشد، چرا که محصول از قبل ارائه شده است.
اما اگر مثلاً قرار باشد یک لوگوی سفارشی برای برند شما طراحی شود، زمان تحویل مشتری شامل کل فرایند تولید، از طراحی تا تحویل نهایی، خواهد بود.
تفاوت زمان تحویل و زمان چرخه چیست؟
در کنار مفهوم زمان تحویل، ممکن است با اصطلاح مشابهی به نام زمان چرخه / Cycle Time روبه‌رو شوید. اگرچه این دو اصطلاح گاهی به‌جای یکدیگر استفاده میشوند، اما در واقع تفاوت‌هایی دارند. خلاصه تفاوت‌ها به این صورت است:
-
زمان چرخه: مدت‌زمانی که برای اتمام یک پروژه لازم است. چرخه، زمانی شروع میشود که پروژه وارد مرحله «در حال اجرا» شود و زمانی پایان می‌یابد که پروژه تکمیل شود.
-
زمان تحویل: کل مدتزمان موردنیاز برای انجام کامل یک فرایند. در تولید به معنای زمانی است که از دریافت سفارش تا تحویل به مشتری طول می‌کشد. اما در مدیریت پروژه، زمان تحویل شامل تمام مراحل مدیریت پروژه — از شروع پروژه تا خاتمه آن — میشود.
مثال نرم‌افزاری برای مقایسه زمان تحویل و زمان چرخه
فرض کنید تیمی در حال توسعه یک فیچر محصول جدید برای یک نرم‌افزار است. این فرایند شامل مراحل مختلفی مانند دریافت درخواست، تحلیل نیازمندی‌ها، طراحی، کدنویسی، تست و پیادهسازی فیچر است.
-
زمان چرخه: مدتی که صرف انجام «کارهای اجرایی» میشود. به‌عنوان مثال، از زمانی که تیم توسعه شروع به کدنویسی فیچر جدید میکند تا زمانی که کدنویسی و تست تکمیل شود و کد آماده پیادهسازی باشد. اگر این مرحله ۵ روز طول بکشد، سایکل تایم ۵ روز است.
-
زمان تحویل: کل زمانی که برای تکمیل فرایند از ابتدا تا انتها لازم است. در این مثال، از لحظه‌ای که درخواست فیچر جدید ثبت میشود تا زمانی که فیچر در نرم‌افزار مستقر شده و برای کاربران در دسترس قرار بگیرد. اگر جمع تمام مراحل شامل تحلیل نیازمندی‌ها (۲ روز)، طراحی (۱ روز)، کدنویسی و تست (۵ روز) و پیادهسازی (۱ روز) باشد، زمان تحویل ۹ روز است.
نکته:
-
سایکل تایم بخشی از زمان تحویل است و فقط به زمان انجام کارهای اجرایی اشاره دارد.
-
زمان تحویل برای کل فرایند است و از دریافت درخواست تا تحویل نهایی به مشتری یا کاربر را شامل میشود.
چگونه زمان تحویل را محاسبه کنیم؟
اگر برای مدتی درگیر اجرای فعالیت‌ها و فرایندهای خاصی بوده‌اید، تقریباً می‌دانید که هر فرایند چقدر زمان می‌برد. ممکن است تخمین بزنید که ۶ روز از ثبت سفارش مشتری تا تحویل آن به دست او طول می‌کشد. یا شاید حدس بزنید که تیم شما برای ایجاد و انتشار یک فیچر محصول به ۱۰ روز زمان نیاز دارد.
اما در مورد Lead Time، نمی‌شود فقط به حدس یا تخمین‌های کلی اکتفا کرد. بسیار مهم است که درک دقیق و واقع‌بینانه‌ای از زمان تحویل پروژه خود داشته باشیم تا بتوانیم:
-
پروژه‌ها و تسک‌ها را بهتر برنامه‌ریزی کنیم.
-
از گلوگاهها و تأخیرهای غیرمنتظره جلوگیری کنیم.
-
نیروی کار و سایر منابع را به‌درستی تخصیص دهیم.
-
انتظارات مشتریان و ذی‌نفعان را به‌درستی تنظیم کنیم.
چگونه زمان تحویل را محاسبه کنیم؟
از آنجا که Lead Time در موقعیت‌های بسیار متنوعی قابل‌استفاده است، روش واحد و مشخصی برای محاسبه آن وجود ندارد. صنایع و تیم‌های مختلف از رویکردهای کاملاً متفاوتی برای خود استفاده می‌کنند.
در ادامه، برخی از رایج‌ترین روش‌ها برای محاسبه زمان تحویل را برایتان آورده‌ایم:
-
روش مبتنی بر ثبت داده‌ها: کل فرایند را از لحظه شروع (مانند ثبت سفارش) تا لحظه پایان (مانند تحویل نهایی) اندازهگیری کنید. ابزارهای مدیریت پروژه یا نرم‌افزارهای تحلیلی میتوانند به شما کمک کنند.
-
تقسیم فرایند به مراحل کوچک‌تر: کل فرایند را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید (مانند تحلیل، اجرا، تست و تحویل). سپس زمان هر مرحله را ثبت و جمع کنید.
-
استفاده از میانگین‌ها: اگر نمونه داده‌هایی از گذشته دارید، میانگین زمان‌های تحویل آن را محاسبه کنید تا دیدی کلی از زمان تحویل فرایند فعلی داشته باشید.
-
نظارت بر گلوگاهها: بهتر است که بررسی کنید کدام بخش‌ها بیشتر از زمان پیش‌بینی‌شده طول خواهند کشید تا بتوانید زمان‌های تحویل را دقیق‌تر محاسبه کنید.
هر روش باید با توجه به نوع صنعت، فرایندها و نیازهای تیم شما انتخاب شود. هدف اصلی این است که درک دقیقی از زمان تحویل داشته باشید تا برنامه‌ریزی و مدیریت بهتری انجام دهید.
فرمول کلی لید تایم برای محاسبه
همان‌طور که گفتیم، چیزی به نام «فرمول کلی و یکسان برای Lead Time» وجود ندارد که در همه صنایع یا حتی یک صنعت خاص کاربرد داشته باشد. مثلا در تولید، چندین فرمول مختلف برای محاسبه زمان تحویل وجود دارد. ساده‌ترین و رایج‌ترین آن به‌صورت زیر است:
Lead time (LT) = Delivery Date – Order Request Date
اگر یک مشتری در تاریخ ۲ اردیبهشت سفارشی ثبت کند و آن را در تاریخ ۷ اردیبهشت دریافت کند، یعنی زمان تحویل ۵ روز است.
نکته:
تولیدکنندگان و خرده‌فروشان معمولاً زمان‌های تحویل متفاوتی برای محصولات خود دارند، چراکه زمان‌بندی‌ها برای طراحی، تولید، حمل‌ونقل و... ممکن است متغیر باشد. برای مثال، زمان تحویل یک لیوان آماده ممکن است ۵ روز باشد، در حالی که زمان تحویل یک لیوان سفارشی ۹ روز طول بکشد.
فرمول بالا ساده‌ترین حالت محاسبه زمان تحویل است، اما برخی فرمول‌های دیگر کمی دقیق‌تر به قضیه نگاه می‌کنند. مانند زیر:
Lead Time = زمان تأمین مواد اولیه + زمان تولید محصول + زمان حمل‌ونقل
این فرمول معمولاً توسط تولیدکنندگانی که مسئول تولید محصولات فیزیکی هستند استفاده میشود.
مدیریت موجودی و زمان تحویل
زمانی که محاسبه زمان تحویل برای مدیریت موجودی انجام میشود، داستان کمی پیچیده‌تر میشود. در این موارد نیز باید جنبه‌های زیر را نیز در نظر گرفت:
-
تأخیر در سفارش مجدد: مدت‌زمانی که طول می‌کشد تا شما متوجه کمبود موجودی در انبار خود و ثبت سفارش جدید برای تأمین موجودی شوید.
-
«موجودی امن / Safety Stock»: سطحی از موجودی است که باید در انبار به‌صورت ذخیره داشته باشید تا از کمبود محصول در مواقع حساس جلوگیری شود.
با استفاده از این عوامل، می‌توانید نقطه سفارش ایده‌آل خود را تعیین کنید — یعنی زمانی که باید سفارش جدیدی برای موجودی ثبت کنید تا از کمبود جلوگیری شود.
مثال:
اگر موجودی امن شما 50 واحد باشد و زمان تحویل تأمین‌کننده شما 7 روز باشد، نقطه ثبت سفارش شما باید 7 روز زودتر از زمانی باشد که قرار است به 50 واحد محصول برسید.
استراتژیهای کاهش لید تایم در توسعه نرم‌افزار
هر ثانیه‌ای که در Lead Time صرفه‌جویی میشود، فرصت بیشتری برای خلق ارزش واقعی است.
-
فرایندها را تا حد امکان بهینه کنید
بازبینی و بهبود فرایندهای توسعه نرم‌افزار میتواند تأثیر زیادی بر کاهش زمان تحویل داشته باشد.
-
مراحل غیرضروری را حذف کنید: اگر در فرایندهای تحلیل، توسعه یا تست مراحل اضافی وجود دارد، آن‌ها را حذف کنید.
-
مراحل مفید را اضافه کنید: به‌عنوان مثال، اضافه‌کردن مرحله تأیید نیازمندی‌ها توسط تعدادی از نیروها قبل از شروع توسعه میتواند از دوباره‌کاری جلوگیری کند.
نمونه: اگر تیم توسعه زمان زیادی را برای اصلاح باگ‌های ناشی از تعریف‌نکردن دقیق نیازمندی‌ها صرف میکند، اضافه‌کردن جلسه بررسی نیازمندی‌ها پیش از شروع توسعه میتواند مؤثر باشد.
توسعه محصول با تفکر اجایل و با متدهایی مانند اسکرام میتواند به رفع این موضوع کمک شایانی بکند. چراکه برای مثال، اسپرینت ها و جلسات دیلی اساساً برای رفع همین مشکلات طراحی شده اند تا تیم توسعه مرتب و در بازه های زمانی کوتاه، فعالیت های خود را برنامه ریزی و بازبینی کند.
-
فرایندها را اتوماسیونی کنید
استفاده از ابزارها و سیستم‌های خودکار میتواند لید تایم را به طور قابل‌توجهی کاهش دهد:
-
از تست‌های خودکار استفاده کنید: اجرای تست‌هایی مانند تست واحد / Unit Test و تست عملکرد به‌صورت خودکار.
-
CI/CD را پیادهسازی کنید: استفاده از ابزارهایی مانند Jenkins یا GitLab برای اجرای ادغام مداوم-تحویل مداوم / CI/CD میتواند فرایند تحویل را سرعت ببخشد.
-
گزارشدهی خودکار انجام دهید: استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه مانند جیرا یا ترلو برای نظارت بر پیشرفت پروژه و شناسایی نقاط حساس پروژه.
-
روابط خود را با تأمینکنندگان مدیریت کنید
اگر پروژه شما به سرویس‌های خارجی مانند API وابسته است:
-
با تأمینکنندگان مطمئنی کار کنید که پشتیبانی قوی و زمان پاسخگویی سریعی دارند.
-
تا حد امکان از ابزارهای لوکال (بومی) یا جایگزین‌هایی با سرعت بیشتر استفاده کنید.
-
از نسخه‌های تست‌شده و پایدار ابزارها و کتابخانه‌ها استفاده کنید تا احتمال عدم تطابق یا مشکلات فنی را کاهش دهید.
-
از تکنیک‌های Lean در توسعه نرم‌افزار بهره ببرید
فلسفه «ناب / Lean» میتواند در کاهش زمان تحویل نرم‌افزار به کمک کند:
-
ارزش‌ها را شناسایی کنید: به‌جای اضافه‌کردن فیچر‌های غیرضروری، بر روی ایجاد ارزش مستقیم برای کاربر تمرکز کنید. مثال: اگر کاربران فقط به دریافت یک گزارش پایه (به‌عنوان یک فیچر) نیاز دارند، نیازی به توسعه یک داشبورد پیچیده نیست.
-
جریان‌های بهینه ایجاد کنید: فرایندهای توسعه، تست و پیادهسازی را به‌گونه‌ای مرتب کنید که کمترین توقف و گلوگاه را داشته باشند.
-
کشش ایجاد کنید: فیچرها را بر اساس تقاضای واقعی کاربران توسعه دهید.
نتیجه‌گیری
لید تایم / Lead Time یا زمان تحویل مفهومی فراتر از اندازهگیری مدتزمان است؛ این یک ابزار استراتژیک برای بهینهسازی فرایندها، مدیریت منابع و افزایش بهرهوری در تیمها و سازمان‌ها. با درک عمیق‌تر از لید تایم، میتوانیم شکاف‌های موجود در چرخه‌های کاری را شناسایی کرده و بهینه‌سازی‌های هدفمندتری را اعمال کنیم که هم کیفیت محصولات و خدماتمان را ارتقا دهیم و هم رضایت مشتریان را افزایش دهیم.
با بهره‌گیری از ابزارهای نوین، تکنیک‌های چابک و روشهای Lean، نه‌تنها میتوان زمان تحویل را کاهش داد، بلکه میتوانیم تیم خود را برای دستیابی به نتایجی باکیفیت‌تر و در زمان کمتر توانمند کنیم. به یاد داشته باشید، هر ثانیه‌ای که در لید تایم صرفه‌جویی میشود، فرصت بیشتری برای خلق ارزش واقعی است.
|
در اجیلیتی، آموزش مدیریت پروژه فراتر از تئوری‌های رایج ارائه میشود. ما بر مفاهیم عملی، تجربه‌های واقعی و ابزارهایی تمرکز داریم که مدیران پروژه واقعاً به آن‌ها نیاز دارند.
|