احتمالاً شما نیز هر روز با یک لیست بیپایان از کارهای ضروری روبهرو هستید؛ جلسات، ایمیلها، تصمیمگیریهای مهم و مسئولیتهایی که رویهم تلنبار شدهاند. حس میکنید زمان کافی ندارید، تمرکزتان پراکنده است و بهرهوریتان آنطور که باید نیست. اگر این سناریو برایتان آشناست، زمان آن است که یک مهارت کلیدی را بهدرستی بیاموزید: تفویض اختیار / Delegation.
مدیرانی که هنر تفویض را بلدند، کارایی بالاتری دارند و تیمی قویتر، مستقلتر و باانگیزهتر میسازند.
بلکه یک استراتژی هوشمندانه برای رشد سازمان و ایجاد فرهنگ اعتماد و مسئولیتپذیری در بین تیمهاست.
در این مقاله، با ۹ تکنیک طلایی از معتبرترین منابع مانند مدرسه کسبوکار هاروارد / HBS آشنا خواهید شد که به شما کمک میکنند که به شکلی حرفهای، هوشمندانه و بدون استرس تفویض اختیار کنید و در نهایت، هم خودتان و هم تیمتان به سطحی جدید از موفقیت برسید.
تفویض اختیار چیست و چرا مهم است؟
خیلیها از من پرسیدهاند که معنی تفویض اختیار چیست و اساساً چه بخشهایی را شامل میشود؟ معنی تفویض اختیار یا Delegation در اصطلاح یعنی انتقال مسئولیتها از یک فرد به فرد دیگر برای انجام وظایفی خاص و مدیریت برخی کارهاست.
تفویض اختیار در مدیریت برای وقتی است که یک مدیر میخواهد انجام برخی کارها را به کارکنان یا اعضای تیم خود محول میکند تا زمان بیشتری برای تمرکز بر فعالیتهای مهمتر یا مختص به مهارت خود داشته باشند. همچنین این کار باعث میشود که میزان استقلال کارکنان و نیروها بیشتر شود و آنها درگیرانهتر و مشتاقانهتر به کار بپردازند.
بر اساس یک مطالعه از گالوپ، مدیرعاملهایی که مهارت بالایی در تفویض اختیار دارند، ۳۳ درصد درآمد بیشتری ایجاد میکنند. این مدیران از تجربههای خود دریافتهاند که نمیتوانند همه کارها را بهتنهایی انجام دهند، بلکه باید تیم خود را برای انجام کارهایی که در آن توانمند هستند، آماده کنند.
این دیدگاه باعث میشود کارکنان توانمندتر شده، روحیهشان قویتر شود و بهرهوریشان افزایش یابد. بهطور همزمان هم مدیران اجرایی فرصت بیشتری برای تمرکز بر فعالیتهایی پیدا میکنند که بیشترین بازدهی را برای رشد شرکت به همراه دارد.
۹ قدم تفویض اختیار در سازمان مؤثر برای مدیران
حال که فهمیدیم معنی تفویض اختیار چیست، ببینیم چه نکات طلاییای در انجام صحیح آن نهفته است که باید بهعنوان یک مدیر آنها را بدانیم و اجرا کنیم.
-
بدانید چه وظایفی را باید تفویض کنید
مثلاً، شما بهعنوان یک مدیر منابع انسانی، ارزیابی عملکرد کارکنان یا مسائل مربوط به نیروی انسانی را باید مستقیماً خودتان انجام دهید. به این دلیل که استخدام افراد مناسب و شناخت نقاط قوت و ضعف هر نیروی جدید یا قدیمی باعث میشود بتوانید وظایف را بهتر به افراد شایسته بسپارید.
پس اگر یک مدیر هستید، این دست از کارها که نیاز به شناخت عمیق نیروهای زیرمجموعه شما دارد را خودتان انجام دهید و دید کاملی نسبت به نیروهای خود داشته باشید. پس این بخش را حتیالامکان به فرد دیگری واگذار نکنید.
اما درعینحال، بسیاری از فعالیتهای روزمره و تکراری نیازی به نظارت مستقیم شما ندارند. آیا خود را شخصاً درگیر انجام کارهایی میکنید که میدانید همکار یا نیروی شما مهارت بیشتری در انجام آن دارد؟
ببینید آیا محولکردن این کارها به بقیه میتواند به رشد حرفهای آنها کمک کند؟ اگر فردی در تیم شما میتواند کاری را بهتر انجام دهد، یا اگر این یک فرصت آموزشی خوب برای اوست، حتماً این کار را به او تفویض کنید. در این حالت، هم نشان دادهاید که به تیم خود اعتماد دارید و برای آنها ارزش قائل هستید، هم خودتان میتوانید روی پروژههای استراتژیکتر تمرکز کنید. به این ترتیب تفویض اختیار در سازمان را به درستترین شکل ممکن اجرا کردهاید.
-
از نقاط قوت کارکنان خود بهره ببرید
هر نیروی انسانی باید اهداف مشخصی برای رشد حرفهای خود داشته باشد و تفویض اختیار در مدیریت یکی از قدرتمندترین روشهایی است که میتواند به رشد فردی و تحقق این اهداف کمک کند.
مثلاً اگر یکی از اعضای تیم شما علاقهمند به کسب تجربههای مدیریتی است، آیا فرصت این وجود دارد که مسئولیت راهنمایی یک کارآموز یا نیروی جدید را بر عهده او بگذارید؟ یا اجازه دهید اجرای یک پروژه خاص را تا حد امکان در دست بگیرد؟
از طرفی، انجام برخی از وظایف، نیازمند مهارتهای خاصی است که با احتمال بالا یکی از اعضای تیم شما آن مهارت را دارد.
بهطور مثال، انجام کاری مانند بررسی محصول رقبا و استخراج نقاط ضعف و قوت آنها، از یک مدیر محصول بیشتر برمیآید تا یک برنامهنویس. یا صحبت کردن با نیروهای پشتیبانی محصول که بیرون از سازمان کار میکنند و متقاعد کردن آنها به انجام یک کار، از نیرویی که هوش هیجانی بالایی دارد بیشتر برمیآید تا یکی از اعضای درونگرا و ساکت تیم.
بنابراین، از تواناییهای موجود در تیم خود استفاده کنید و کارها را بر اساس نقاط قوت هر فرد به او بسپارید. وقتی کسی در کاری مهارت بیشتری دارد، شانس موفقیتش بیشتر است، انگیزه بالایی از انجام آن پیدا میکند و در انتها، کل کسبوکار از این رویکرد سود خواهد برد.
-
نتیجهای که میخواهید به آن برسید را مشخص کنید
پروژههایی که واگذار میکنیم باید با توضیحات کافی و شفاف باشند و ارتباط مشخصی با اهداف سازمان شما داشته باشند.
کوین شرر، استاد مدرسه کسبوکار هاروارد، در دوره اصول مدیریت میگوید:
«هدف شما باید کاملاً شفاف باشد.»
این شفافیت شامل موارد زیر است:
-
تعریف دقیق موفقیت: شفاف کنید که دقیقاً تحت چه شرایطی به موفقیت میرسیم و خروجی نهایی باید چه ویژگیهایی داشته باشد؟
-
تعیین زمانبندی: چه زمانی باید به نتیجه برسیم؟
-
روش ارزیابی عملکرد: و در نهایت چگونه قرار است میزان موفقیت را اندازهگیری کنیم؟
پیش از شروع هر پروژه، مطمئن شوید که فرد مسئول دقیقاً میداند چه چیزی را، تا چه زمانی و با چه معیارهایی باید انجام دهد.
میتوانید از مقاله شاخصهای کلیدی عملکرد / KPI برای تعیین این معیارها استفاده کنید.
-
منابع مناسب و سطح اختیار کافی برای افراد فراهم کنید
اگر یک کار بسیار سخت را بدون فراهمکردن منابع و راهنماییهای لازم به کسی واگذار کنید، هم برای شما و هم برای همکارتان نتیجهای ناامیدکننده خواهد داشت؛ در چنین موقعیتی مسلماً او نمیتواند نتیجه مطلوب را ارائه دهد و در نهایت، کار دوباره به لیست وظایف و مسئولیتهای شما برمیگردد.
نکته بسیار پراهمیت در این مرحله این است که باید در برابر وسوسههای «ریز مدیریت / Micromanagement» مقاومت کنید. اگر بخواهید قدمبهقدم و لقمه به لقمه روش انجام کار را برای نیروی خود توضیح دهید و بخواهید همه چیز را تحت کنترل بگیرید، نهتنها فرصت یادگیری را از او میگیرید، بلکه بار وظایف خود را نیز سبکتر نخواهید کرد و بهجرئت میگوییم او نیز مهارتهای جدیدی کسب نخواهد کرد.
بهجای این کار، روی موارد زیر تمرکز کنید تا فرد بتواند با استقلال بیشتری وظایف را انجام دهد:
-
نتیجه نهایی: شفاف کنید که دقیقاً میخواهید به چه چیزی برسید.
-
اهمیت کار: این کار چقدر برای شما و در پیشبرد اهداف سازمان اهمیت دارد.
-
رفع شکاف مهارتی: اگر میان کار و مهارتهای فرد شکاف معناداری وجود دارد، کمک کنید مهارتهای لازم مشخص شوند تا فرد بتواند به دنبال یادگیری آنها برود.
-
فضای ارتباطات را شفاف کنید
اگرچه باید از مایکرو منیجمنت پرهیز کنید، اما لازم است یک مسیر ارتباطی آسان و مشخص تعیین کنید تا فردی که وظیفهای را بر عهده دارد، در صورت نیاز، بتواند از شما سؤال بپرسد و مسائل خود را مطرح کند و گزارش پیشرفت خود را ارائه دهد.
کوین شرر در دوره اصول مدیریت میگوید:
«باید راهی برای ارتباطات مؤثر داشته باشید تا فردی که کار را به او سپردهاید بتواند به شما گزارش دهد. نباید کار را واگذار کنید و همه چیز را به امان خدا بسپارید و دیگر هیچ نگرانی نداشته باشید. ما به روشی نیاز داریم که پیشرفت کار را بدون ایجاد مزاحمت برای فرد تحتنظر داشته باشیم».
ایجاد جلسات بررسی منظم و ارائه بازخورد مستمر در مدیریت پروژه، به ما کمک میکند بدون دخالت بیش از حد، روند کار را مدیریت کنیم.
این شیوه بهصورت دقیق در رویکرد اجایل مورد بحث قرار گرفته است. پیشنهاد میکنیم این مطلب را حتماً مطالعه فرمایید.
-
به خود و افراد اجازه شکست بدهید
این نکته یا میتوانم بگویم این «درد» بهطور خاص برای کمالگرایانی / Perfectionists که از تفویض اختیار اجتناب میکنند مهم است. چون فکر میکنند تنها روش درست انجام کار، روش خودشان است!
ما باید به تیم خود اجازه اشتباهکردن و شکستخوردن بدهیم؛ چون این کار به آنها قدرت آزمایشکردن، ایجاد خلاقیت و نوآوری میدهد و این اصلاً چیز کمی نیست. بلکه دستاوردی مهم برای نیروی انسانی شماست.
وقتی به ایدهها و رویکردهای جدید آنها گوش بدهید و از روشهای متفاوت استقبال کنید، تفویض اختیار برایتان کاری آسانتر و دلپذیرتر خواهد شد و در نتیجه، تیمی چابکتر و نوآورتر خواهید داشت.
-
صبور باشید
بهعنوان یک مدیر، احتمالاً تجربه بیشتری در حوزه کاری خود دارید. به همین دلیل، وظیفهای که شما در ۳۰ دقیقه انجام میدهید، ممکن است برای یک همکار شما در اولین بار، یک ساعت یا بیشتر زمان ببرد.
ممکن است وسوسه شوید که بعضی کارها را خودتان انجام دهید یا دوباره به مایکرو منیجمنت روی بیاورید چون سریعتر پیش میروید؛ اما صبور باشید / Be Patient. به روزهای اول کار خودتان فکر کنید: آیا همان قدر سریع و کارآمد بودید که امروز هستید؟ مطمئناً خیر! قطعاً با گذر زمان و تمرین زیاد، مهارتها و مدیریت زمانتان بهبود پیدا کرده است؛ به مرور!
-
بازخورد بدهید (و دریافت کنید)
Delegation فقط نظارت بر پیشرفت کار نیست؛ پس از تکمیل وظایف حتماً باید بازخورد رد و بدل کنید.
اگر یک وظیفه مطابق با انتظارات شما انجام نشده است، از ارائه نقد سازنده / Constructive Criticism هراس نداشته باشید. همکاران شما میتوانند از این بازخوردها برای بهبود عملکرد خود در دفعات بعدی استفاده کنند.
نقاط ضعف را بیان کنید و پیشنهاد و راهکارهایی برای بهبود آنها بدهید تا افراد اشتباهات گذشته را تکرار نکنند و در انجام مسئولیتهای آینده موفقتر از قبل باشند.
از طرف دیگر، فراموش نکنید که حتماً بازخوردهای مثبت نیز به تیمتان بدهید و از آنها قدردانی کنید. مخصوصاً زمانی که کار بهدرستی و با کیفیت بالا انجام شده است. قدردانی و تشویق نیروها نهتنها انگیزه آنها را افزایش میدهد، بلکه به آنها نشان میدهد که تلاشهایشان دیده شده و ارزشمند بوده است.
اما طرف دیگر ماجرا...
برای اینکه مطمئن شوید فرایند تفویض اختیار را بهدرستی انجام دادهاید، لازم است که از تیم خود نیز بازخورد دریافت کنید. از آنها بپرسید که آیا دستورالعملها و انتظارات شما به اندازه کافی شفاف بودهاند؟ آیا ابزارها و منابع لازم را در اختیار داشتهاند؟ آیا راهی برای بهبود فرایند تفویض در آینده پیشنهاد میدهند؟
-
اعتبار کار را به کسانی که لایق آن هستند بدهید
پس از اینکه وظایف تفویض شده به پایان رسیدند، اعتبار لازم را به کسانی که کار را انجام دادهاند بدهید.
پاتریک مولین، مدیر اجرایی HBS Online، در مقالهای مینویسد:
«اینکه بفهمیم موفقیت بهدستآمده بهخاطر تیم ماست [نه فقط خود ما]، باعث میشود کسانی که اطراف ما هستند خود را بیشتر درگیر کارها ببینند و در نتیجه موفقیتها بیشتر شود. این مسئله ممکن است برای برخی از مدیران غیرمنطقی به نظر برسد، اما پذیرفتن اینکه موفقیت حاصل یک کار جمعی است، منجر به پیروزیهای بیشتری در آینده میشود».
هرچه بیشتر از کسانی که وظایف را به آنها تفویض کردهاید تشکر کنید و اعتبار کار را به آنها بدهید، احتمال بیشتری وجود دارد که در آینده نیز بخواهند در پروژههای دیگر به شما کمک کنند.
نمونههایی از تفویض اختیار
معنی تفویض اختیار و آنچه در مورد اجرای آن لازم بود را گفتیم. در اینجا چند نمونه از تفویض اختیار آوردهایم که نشان میدهد چگونه رهبران تأثیرگذار میتوانند مسئولیتها را تقسیم کنند و درعینحال به رضایت شغلی و رشد حرفهای افراد نیز کمک کنند:
-
مدیریت پروژه
یک مدیر پروژه خوب در یک پروژه نرمافزاری فاز طراحی رابط کاربری / UI Designing را به یک طراح رابط کاربری واگذار میکند. او جلسات هفتگی برای بررسی پیشرفت کار برگزار میکند؛ اما اجازه میدهد که UI Designer تصمیمات طراحی را بر اساس تخصص خود اتخاذ کند؛ نه اجبار مدیر خود.
-
ارتباط با مشتریان
یک مدیر فروش خوب، تماسهای پیگیری با مشتریان را به یکی از نیروهای خود واگذار میکند. این کار به نیروی او این فرصت را میدهد که ارتباط خود را با مشتریان تقویت کند و از این تعامل مهارتهای ارتباطی خوبی کسب کند که در آینده به درد او میخورد. همچنین خود مدیر بر مسائل مهمتر مانند مذاکره با مشتریان خاص و افزایش فروش از طریق آنها تمرکز میکند.
-
پشتیبانی اداری
یک مدیر مالی خوب، مسئولیت مرتبکردن دادههای مالی و برنامهریزی جلسات تیمی را به دستیار خود واگذار میکند. خود او میتواند به تحلیل گزارشها و تصمیمگیریهای مهمتر در مورد پیشبرد اهداف مالی شرکت بپردازد، درحالیکه دستیارش کارهای روزمره را بهخوبی مدیریت میکند.
-
آموزش و راهنمایی
یک مهندس ارشد خوب در یک تیم نرمافزاری به یک برنامهنویس جدید آموزش میدهد که چگونه با ابزارهای توسعه خاص مانند کتابخانههای پایتون کار کند. این آموزشها باعث میشود که مهندس ارشد آموختههای خود را مرور کند و درعینحال، برنامهنویس جدید فرصت یادگیری از تجربیات عملی خود و مشاورههای مدیر خود را پیدا کند.
-
همکاری بین تخصصی
یک مدیر پروژه خوب در یک شرکت مشاوره تصمیم میگیرد که یک گزارش تحلیل بازار را بین تیمهای مختلف با تخصصهای متنوع تقسیم کند. بخش بازاریابی اطلاعات مربوط به روندها و بخش تحقیق و توسعه تحلیل تکنولوژی مورد استفاده را انجام میدهد. این تقسیمبندی کیفیت گزارشها را بالا میبرد و اعضای تیم را در انجام بخشهای تخصصیتر مسئول میکند.
این تکنیکهای تفویض اختیار به ارتقای مهارتهای مدیریت زمان، فراهمکردن فرصتهای توسعه و کمک به رهبران برای تبدیلشدن به افرادی مؤثرتر در نقشهایشان کمک شایانی میکند.
جمعبندی
تفویض اختیار یک مهارت حیاتی برای همه مدیران و رهبران است. با آن زمان خود را بهتر مدیریت کنید، تیمی توانمندتر بسازید و بهرهوری را افزایش دهید. با اجرای ۹ تکنیک معرفیشده، کارها را به شکلی هوشمندانه واگذار کنید، اعتماد و انگیزه تیم را بالا ببرید و در نهایت، به رشد شخصی و سازمانی دست یابید. وقت آن رسیده که تفویض اختیار را به یک عادت مدیریتی تبدیل کنید!
|
تفکر چابک فقط یک متدولوژی نیست، یک نگاه متفاوت به کار تیمی و حل مسئله است. در اجیلیتی، آموزش Agile با رویکردی عملی، تدریجی و متناسب با فضای کاری تیمهای ایرانی طراحی شده است.
|