5 بخش اساسی کنترل پروژه به همراه مثال عملی

تصور کنید در حال ساختن یک برج بلند هستید. همه چیز باید دقیق و به‌موقع انجام شود؛ از تهیه مصالح گرفته تا مدیریت نیروی کار و کنترل هزینه‌ها. کوچک‌ترین انحراف از برنامه می‌تواند باعث تأخیر، افزایش هزینه یا حتی شکست پروژه شود! اینجاست که «کنترل پروژه / Project Control» مثل یک قطب‌نما عمل می‌کند و مسیر را برای رسیدن به موفقیت هموار می‌سازد. 

اما کنترل پروژه دقیقاً چیست و چگونه می‌توان آن را به‌درستی اجرا کرد؟ در این مقاله، با 5 بخش اساسی کنترل پروژه آشنا می‌شویم و یاد می‌گیریم چگونه پروژه‌ها را در مسیر درست نگه داریم.

کنترل پروژه چیست؟

کنترل پروژه مجموعه‌ای از فرایندها، ابزارها و تکنیک‌هایی‌ست که برای پایش، تحلیل و مدیریت زمان و هزینه صرف‌شده در یک پروژه به کار می‌روند. 

این کنترل‌ها به مدیران پروژه کمک می‌کنند تا عملکرد پروژه را در برابر برنامه‌ریزی اولیه ارزیابی کنند و در مواقع لازم، اقدامات خاص اصلاحی را پیش بگیرند.

در فرایندهای کنترل پروژه بر جنبه‌های مشخصی از یک پروژه تمرکز داریم:

• مدیریت زمان‌بندی / Schedule Management: باید مسیر پیشروی پروژه را مطابق با برنامه تعیین‌شده هدایت کنیم.

• مدیریت منابع / Resource Management: باید استفاده از نیروی انسانی، مواد و تجهیزات را در بهینه‌ترین حالت نگه داریم.

• مدیریت هزینه‌ها / Cost Management: تمام تلاش خود را می‌کنیم بودجه پروژه را مطابق برنامه حفظ کنیم و از هزینه‌های غیرضروری جلوگیری کنیم.

• مدیریت ریسک / Risk Management: باید تهدیدات احتمالی که می‌توانند پروژه را تحت‌تأثیر قرار دهند شناسایی کرده و تا حد ممکن احتمال وقوع آنها را کاهش دهیم.

اما کوتاه ببینیم تفاوت کنترل پروژه و مدیریت پروژه چیست.

تفاوت مدیریت پروژه و کنترل پروژه چیست؟

مدیریت و کنترل پروژه بسیار به هم نزدیک هستند؛ اما در برخی پارامترهای اجرایی با هم تفاوت دارند.

• مدیریت پروژه یک رویکرد کلی بر هدایت و اجرای پروژه دارد و سعی دارد جنبه‌های استراتژیک، تصمیم‌گیری و تعامل با ذی‌نفعان را مدیریت کند.

• کنترل پروژه اما به‌عنوان زیرمجموعه‌ای از مدیریت پروژه تعریف می‌شود و بیشتر بر تحلیل و نظارت داده‌ها حین انجام بخش‌های مختلف پروژه تمرکز دارد تا پروژه را مطابق برنامه‌ زمانی و بودجه‌ تعیین شده پیش ببرد.

به‌طور خلاصه، مدیریت پروژه تصمیم می‌گیرد که «چه کاری باید انجام شود»، در حالی که کنترل پروژه بررسی می‌کند که «آیا کارها مطابق برنامه انجام می‌شوند یا نه».

اگر برخی از اصطلاحات این جدول برایتان ناشناخته‌اند، نگران نباشید؛ در بخش بعد آنها را یک به یک توضیح داده‌ایم.

ابزارهای مورد استفاده در کنترل پروژه

در اینجا برخی اصطلاحاتی که در جدول بالا به آنها اشاره کردیم و می‌توانند در اجرای کنترل پروژه به شما کمک کنند را آورده‌ایم.

ساختار شکست کار / WBS یا Work Breakdown Structure

یک ابزار مدیریتی که پروژه را به اجزای کوچک‌تر و قابل‌مدیریت تقسیم می‌کند. هدف WBS، تقسیم پروژه به بخش‌های مختلف است تا هر قسمت به‌طور دقیق‌تر برنامه‌ریزی، انجام و نظارت شود.

مثلاً در پروژه ساخت یک وب‌سایت، WBS شامل طراحی صفحات، توسعه کدها، آزمایش عملکرد و ارائه نهایی پروژه است. هر کدام از این بخش‌ها به وظایف کوچک‌تر تقسیم می‌شوند، مثل طراحی صفحه اصلی، طراحی صفحه محصولات و تست سرعت سایت.

ماتریس RACI

ابزار مدیریتی برای تعیین شفاف مسئولیت‌ها و نقش‌ها در یک پروژه؛ RACI مخفف:

• R یا Responsible: کسی که مسئول انجام کار است.

• A یا Accountable: کسی که نهایی‌ترین مسئولیت را برای تصمیم‌گیری و نتایج دارد.

• C یا Consulted: کسانی که باید از آنها مشورت شود و نظر بدهند.

• I یا Informed: کسانی که باید از پیشرفت کار مطلع شوند.

مثلاً در پروژه توسعه نرم‌افزار، برای وظیفه «طراحی رابط کاربری / UI Designing»:

• R: یک طراح رابط کاربری که مسئول انجام است.

• A: مدیر پروژه که مسئول نهایی است.

• C: تیم توسعه‌دهندگان برای مشورت در مورد قابلیت‌های فنی

• I: مدیر ارشد برای اطلاع از پیشرفت کار

تحلیل ارزش کسب‌شده / EVA یا Earned Value Analysis

روشی برای ارزیابی عملکرد پروژه با مقایسه مقادیر واقعی / Actual Cost و ارزش کاری که انجام شده / Earned Value با برنامه‌ریزی اولیه / Planned Value کمک می‌کند تا وضعیت پروژه از لحاظ هزینه و زمان مشخص شود.

مثلاً در پروژه ساخت یک ساختمان، اگر طبق برنامه‌ریزی، تا هفته پنجم باید 50% پروژه انجام می‌شد و اکنون 45% انجام شده باشد، تحلیل EVA کمک می‌کند تا بفهمیم پروژه در حال عقب‌افتادگی است و هزینه‌های اضافی هم ممکن است وجود داشته باشد. 

با مقایسه Earned Value (ارزش کاری که به‌طور واقعی انجام شده) با Planned Value (ارزش کار برنامه‌ریزی‌شده)، می‌توان وضعیت دقیق‌تری از پروژه به‌دست آورد و اقدامات اصلاحی را به موقع انجام داد.

مسیر بحرانی / CPM یا Critical Path Method

روشی برای برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه که زمان‌بندی و ترتیب انجام فعالیت‌ها را بررسی می‌کند تا طولانی‌ترین مسیر تکمیل پروژه را به‌عنوان مسیر بحرانی شناسایی کند. فعالیت‌های روی مسیر بحرانی تأثیر مستقیم بر زمان تکمیل پروژه دارند؛ بنابراین، هرگونه تأخیر در این فعالیت‌ها باعث تأخیر در کل پروژه می‌شود.

مثلاً در پروژه ساخت یک پل، فعالیت‌های گودبرداری، ساخت ستون‌ها و آرماتوربندی به‌طور موازی انجام می‌شوند. اما ساخت ستون‌ها به‌عنوان یک فعالیت وابسته به گودبرداری و آرماتوربندی است و اگر گودبرداری تأخیر داشته باشد، تمام پروژه تحت‌تأثیر قرار می‌گیرد، زیرا ساخت ستون‌ها در مسیر بحرانی قرار دارد.

5 بخش کنترل پروژه

این پنج بخش یا به عبارتی «5 کنترل» را که باید در کنترل پروژه حرفه‌ای به آن بپردازیم به شرح زیر است.

1. زمان‌بندی / Schedule 

برای اینکه پیشرفت پروژه را طبق برنامه رصد و نظارت کنیم، باید تمام وظایف، ددلاین‌ها و وابستگی‌های کارها به یکدیگر / Dependencies را در یک ابزار مدیریت پروژه مثلاً مایکروسافت پراجکت یا اگر به سبک اجایل کار می‌کنیم با ترلو یا جیرا ثبت کنیم.

همچنین می‌توانیم از «نقاط عطف / Milestones» برای بررسی پیشرفت و گزارش‌های وضعیت برای اطلاع‌رسانی به ذی‌نفعان استفاده کنیم. در این صورت در زمان‌های انحراف از برنامه، می‌توانیم سریعاً علت را شناسایی و اصلاح کنیم.

مثال:

فرض کن یه شرکت توسعه نرم‌افزار در حال ساخت یه اپلیکیشن مالیه. مدیر پروژه از نمودارهای گانت برای برنامه‌ریزی مراحل طراحی، توسعه و آزمایش‌ها استفاده می‌کنه.

حالا اگه تیم طراحی دو هفته تأخیر داشته باشه، این تأخیر تو نمودارهای گانت یا حتی ابزار مدیریت پروژه شرکت به‌وضوح مشخص می‌شه و مدیر پروژه می‌تونه سریعاً جلسه تشکیل بده تا مشکلو بررسی و یه راه‌حلی براش ارائه بده، مثلاً افزایش منابع یا برنامه‌ریزی مجدد زمان‌بندی.

2. منابع / Resources

در مدیریت منابع باید زمان، هزینه و نیروی انسانی پروژه را مدیریت کنیم تا بهره‌وری را به حداکثر برسانیم. برنامه‌ریزی دقیق منابع در ابتدای پروژه و «پایش / Monitoring» مستمر آن به ما کمک می‌کند در بودجه‌بندی‌ها بمانیم و از کمبود منابع جلوگیری کنیم. با رعایت این اصول، در صورت بروز مشکلاتی مانند افزایش ناگهانی هزینه‌ها یا در دسترس نبودن عضوی از تیم، کنترل‌های پروژه سریعاً راه‌حلی جایگزین برای آن دیده‌اند.

مثال:

فرض کن یه شرکت ساختمانی در حال اجرای یه پروژه تجاریه. تو میانه کار، هزینه خرید مصالح (که مثلاً 90 میلیون تومن پیش‌بینی‌ کرده بودن) بیشتر می‌شه و می‌شه 100 میلیون. 

اینجا مدیر پروژه با استفاده از محاسبه انحراف هزینه (CV = EV – AC)، متوجه میشه که CV الان منفی 10 میلیون تومن شده و تصمیم می‌گیره تأمین‌کننده به‌صرفه‌تری پیدا کنه یا بودجه‌ بقیه بخش‌ها رو جوری تنظیم کنه تا پروژه تو محدوده مالی منطقی باقی بمونه.

3. ریسک / Risk

مدیریت ریسک یکی از مهم‌ترین کنترل‌های پروژه است که با شناسایی و پیشگیری از مشکلات احتمالی، از به‌هم‌ریختگی پروژه یا حتی فروپاشی آن جلوگیری می‌کند. ثبت ریسک‌ها / Risk Register به ما کمک می‌کند تا تهدیدهای احتمالی را بر اساس اولویت رخداد آن رتبه‌بندی کنیم و برای مقابله با آن‌ها برنامه‌ریزی پیشگیرانه کنیم.

مثال:

یه شرکت فناوری داره روی ساخت یه نرم‌افزار مالی کار میکنه. یکی از ریسک‌های کلیدی احتمال حمله سایبری به سرورهای پروژه‌س. 

تیم مدیریت ریسک این تهدید رو تو ثبت ریسک‌ها درج می‌کنه و اقدامات پیشگیرانه‌ای مثل افزایش امنیت سرورها و انجام تست نفوذ رو برنامه‌ریزی می‌کنه. این کار باعث می‌شه که حتی در صورتی که حمله سایبری بشه، پروژه دچار اختلال جدی نمی‌شه.

4. تغییرات / Change

برای اینکه به بهترین شکل از تغییرات غیرمنتظره و به طور حرفه‌ای‌تر از گسترش دامنه پروژه / Scope Creep جلوگیری کنیم که می‌تواند باعث تأخیر در زمان‌بندی، افزایش هزینه‌ها و مشکلات شدید کیفیت شود؛ باید پیاده‌سازی فرایند کنترل تغییرات را در پروژه خود نهادینه کنیم. ما باید تا حد امکان برای هر گونه تغییر در پروژه آماده باشیم.

مثال:

در یه پروژه ساخت اپلیکیشن، یکی از تیم‌ها پیشنهاد می‌ده فیچر محصول جدیدی اضافه بشه. مدیر کنترل پروژه حرفه‌ای با استفاده از فرایند کنترل تغییرات یا Change Control Process، تصمیم می‌گیره که شاید الان این فیچر خیلی ضروری نباشه و زمان‌بندی پروژه رو تحت‌تأثیر قرار می‌ده. تو این حالت تیم تصمیم می‌گیره که اون رو تو فاز بعدی پروژه اعمال کنن تا مشکلی در زمان‌بندی ایجاد نشه.

5. عملکرد و اجرا / Performance

برای مدیریت صحیح و نظارت بر عملکرد پروژه، از شاخص‌های کلیدی عملکرد یا KPIها استفاده می‌کنیم. این شاخص‌ها در پیگیری هزینه‌ها، زمان‌بندی اتمام، ساعات کاری و بازده سرمایه‌گذاری بسیار به ما کمک می‌کنند.

از طرفی اهداف پروژه باید مشخص، قابل اندازه‌گیری و کمی باشند؛ و بهتر است از روش معروف SMART استفاده کنیم که به این معناست که هدف ما مشخص، قابل اندازه‌گیری، دست‌یافتنی، واقع‌بینانه و زمان‌بندی‌شده باشد.

مثال کمی پیچیده‌تر از قبل:

تو یه پروژه ساخت مجتمع تجاری، مدیر پروژه سه KPI اصلی برای نظارت بر عملکرد استفاده می‌کنه:

1. CPI یا هزینه‌های پروژه: هدف اینه که هزینه‌ها بیشتر از 5% از بودجه تجاوز نکنه. اگه CPI کمتر از 0.95 باشه، مدیر پروژه اقدام به مدیریت هزینه‌ها می‌کنه.

2. پیشرفت فیزیکی پروژه: هر فاز پروژه باید حداقل 80% پیشرفت داشته باشه. در صورت عقب‌افتادگی، اقدامات اصلاحی مثل افزایش نیروی کار انجام می‌شه.

3. ROI یا بازده سرمایه‌گذاری: هدف اینه که ROI پروژه حداقل 15% باشه. در صورت پایین‌بودن ROI، مدیر پروژه به دنبال افزایش بازگشت سرمایه از راه بهینه‌سازی هزینه‌ها و زمان می‌ره.

این KPIها کمک می‌کنن مدیر پروژه، پروژه رو تو مسیر درست نگه داره و هرگونه مشکل رو سریعاً شناسایی و اصلاح کنه.

کجا از کنترل پروژه استفاده کنیم؟

Project Control به اندازه ایجاد نتایج پروژه اهمیت دارد. برای جلوگیری از سورپرایزهای غیرمنتظره، کنترل پروژه را در هر مرحله از چرخه عمر پروژه پیاده‌سازی کنید.

1. مرحله برنامه‌ریزی / Planning:

در این مرحله، باید کنترل‌های پروژه را به‌طور کامل در پروژه جاگذاری کنید. یعنی زمان‌بندی را تعیین کنید، مسئولیت‌ها را به طور دقیق تخصیص دهید، ساختار شکست کار / WBS را ایجاد کنید و ذی‌نفعان را شناسایی کنید. برنامه‌ریزی بودجه و پیش‌بینی هزینه‌ها نیز در این مرحله انجام می‌شود.

2. مرحله اجرا / Execution:

در این مرحله که تیم شروع به طراحی و تولید می‌کند، باید کنترل‌ها کنیم که وضعیت پروژه و پیشرفت آن در هر لحظه چگونه است.

3. مرحله خاتمه / Closure:

پس از تحویل نتایج پروژه، از اطلاعات به‌دست‌آمده در فرایندهای Project Control برای برگزاری جلسه ارزیابی استفاده کنید. این جلسه فرصتی برای یادگیری از تجربیات پروژه و به‌کارگیری آن در پروژه‌های بعدی است.

جمع‌بندی

Project Control آمده تا پروژه‌ها در مسیر درست و با هزینه و زمان‌بندی بهینه پیش بروند. با اجرای صحیح اصول آن، می‌توان از تمام تأخیرها، هزینه‌های اضافی و ریسک‌های پیش‌بینی‌نشده که به پروژه تحمیل می‌شوند تا حد امکان جلوگیری کرد. اگر می‌خواهید پروژه‌ای موفق داشته باشید، جزئیات کنترل پروژه را جدی بگیرید!