نمودار برن داون / Burndown Chart چیست؟ ابزار کلیدی برای مدیریت پروژه‌های چابک + مثال

آیا تاکنون پروژه‌ای را مدیریت کرده‌اید که به نظر می‌رسید طبق برنامه پیش می‌رود، اما ناگهان متوجه شدید که از زمان‌بندی عقب افتاده‌ است؟ «نمودار برن داون / Burndown Chart» دقیقاً برای جلوگیری از همین سردرگمی طراحی شده است! 

این ابزار بصری به ما کمک می‌کند تا میزان کار باقی‌مانده را در مقایسه با زمان موردنیاز برای تکمیل آن بسنجیم، پیشرفت واقعی تیممان را با حالت ایده‌آل مقایسه کنیم و به‌موقع موانع را شناسایی کنیم.

اگر می‌خواهید در مدیریت پروژه‌های چابک و اسکرام حرفه‌ای‌تر شوید، وقت آن است که این نمودار را به استراتژی کاری خود اضافه کنید!

نمودار برن داون چیست؟

«نمودار برن‌ داون / Burndown Chart» یک نمایش بصری از میزان کارهای باقی‌مانده ما در برابر زمانی است که برای تکمیل آن نیاز داریم. با استفاده از این نمودار و تخمین مدت‌زمان لازم برای انجام کارها، رسیدگی به مشکلات و انجام تست‌ها، می‌توانیم تاریخ تکمیل پروژه خود را دقیق‌تر مشخص کنیم.

نمودار Burndown یک ابزار بسیار کاربردی برای این است که بفهمیم آیا تیم ما زمان کافی برای تکمیل کارهای خود را دارد یا نه. این نمودار معمولاً در پروژه‌هایی که فرایندهای کاری با تکرارهای کوتاه‌مدت دارند بهتر به کار می‌آید.

بله درست حدس زدید. تفکر اجایل / Agile Mindset و متد اسکرام / Scrum Methodology در اولویت کاربردهای این ابزار هستند. اما در روش‌های سنتی‌تر مدیریت پروژه مانند متد آبشاری / Waterfall نیز به کمک افراد می‌آید تا تاریخ اتمام پروژه را بهتر تخمین بزنند. این نمودار می‌تواند بینش ارزشمندی درباره نحوه عملکرد تیم نیز ارائه دهد.

نمودار برن داون چگونه کار می‌کند؟

«برن داون چارت / Burndown chart» برای تخمین میزان کار باقی‌مانده و مقایسه آن با زمان موردنیاز برای تکمیل کار است. هدف این نمودار نمایش دقیق تخصیص زمان در پروژه و انجام برنامه‌ریزی برای استفاده از منابع در آینده است.

برن داون چارت توسط تیم‌های مختلفی استفاده می‌شود، اما بیشترین کاربرد آن در تیم‌های چابک است. دلیل هم این است که Burndown Chart برای تحلیل روند کار در تکرارهای کوتاه‌مدت، مانند اسپرینت / Sprint، بسیار مفید است.

انواع نمودارهای برن‌ داون

نمودار برن داون ابزاری چندکاره است که در سطوح مختلف مدیریت پروژه‌ چابک و چارچوب اسکرام کاربرد دارد. سه نوع اصلی نمودار Burndown داریم:

1. نمودار برن داون اسپرینت / Sprint Burndown Charts

این نمودار، پیشرفت یک اسپرینت را نمایش می‌دهد که معمولاً بین ۱ تا ۴ هفته طول می‌کشد. هدف آن کمک به تیم‌ها برای پایش پیشرفت روزانه، شناسایی هرگونه انحراف از برنامه و اعمال تغییرات لازم برای رسیدن به هدف تعیین شده برای اسپرینت است.

2. نمودار برن داون انتشار نسخه / Release Burndown Chart

این مدل برای بررسی پیشرفت یک نسخه خاص از محصول (که خود شامل چندین اسپرینت است)، استفاده می‌شود. تیم‌های توسعه نرم‌افزار و ذی‌نفعان آن از این نمودار برای مشاهده پیشرفت یوزر استوری و اپیک در یک نسخه خاص استفاده می‌کنند.

3. نمودار برن داون محصول / Product Burndown Chart

این مدل به نمودار برن داون اپیک نیز شناخته می‌شود، این نمودار، پیشرفت کل بک لاگ محصول یا یک مجموعه کاری بزرگ مانند یک اپیک را نمایش می‌دهد. این نمودار یک دید استراتژیک و بلندمدت از پروژه ارائه می‌دهد و به تیم، اسکرام مستر و مالک محصول کمک می‌کند تا در پیشرفت کلی پروژه با یکدیگر همسو باشند و تصمیمات آگاهانه‌ای درباره اولویت‌بندی، تخصیص منابع و برنامه‌ریزی انتشار نسخه‌های مختلف بگیرند.

یک تفکیک کوچک دیگر بکنیم و به معرفی بخش‌های مختلف نمودار بپردازیم.

نمودار برن داون در مقابل نمودار برن آپ

برعکس نمودار برن داون، نمودار برن آپ میزان کاری را که تکمیل شده است نشان می‌دهد.

درحالی‌که نمودار برن داون و برن آپ اطلاعات متفاوتی از اجزای در جریان پروژه ارائه می‌دهند، هر دو برای پایش پیشرفت پروژه استفاده می‌شوند و اغلب در کنار هم به کار می‌روند.

بخش‌های اصلی نمودار برن داون

نمودار Burndown از چند مؤلفه اصلی تشکیل شده است. درک هر یک از این مؤلفه‌ها برای تفسیر صحیح نمودار ضروری است.

1. محور افقی / X-Axis: اسپرینت‌ها یا زمان

محور افقی نشان‌دهنده مدت‌زمان باقی‌مانده برای تکمیل پروژه است که معمولاً بر حسب تعداد اسپرینت یا روز اندازه‌گیری می‌شود. در پروژه‌های اسکرام، این محور تعداد اسپرینت‌ها را نشان می‌دهد و در سایر پروژه‌ها ممکن است تعداد روزهای باقی‌مانده تا پایان پروژه روی این محور باشند.

2. محور عمودی / Y-Axis: افورت باقی‌مانده

محور عمودی میزان کار یا تلاش / Effort باقی‌مانده برای تکمیل پروژه را نمایش می‌دهد. این مقدار معمولاً با استفاده از استوری پوینت اندازه‌گیری می‌شود، معیاری که پیچیدگی نسبی و میزان کار موردنیاز برای تکمیل یوزر استوری‌ها یا تسک‌ها را تخمین می‌زند.

3. خط تلاش ایده‌آل / Ideal Line

در یک سناریوی ایده‌آل برای پیشبرد پروژه خود، می‌توانیم یک خط تلاش ایده‌آل رسم کنیم که میزان کار باقی‌مانده را در حالت آرمانی و وقتی تیم با سرعتی ثابت و بدون مشکل یا تأخیر کار را تکمیل می‌کند رسم کنیم.

این خط معمولاً یک خط صاف است که کل کار (یا تلاش) در ابتدای اسپرینت را به کار صفر در انتهای اسپرینت وصل می‌کند و هنگامی که کار واقعی اندازه‌گیری شد، به‌عنوان مقایسه‌ای برای میزان پیشرفت واقعی مورداستفاده قرار می‌گیرد.

4. خط تلاش واقعی / Actual Line

خط تلاش واقعی مقدار واقعی کار باقی‌مانده را در پایان هر اسپرینت یا روز را نشان می‌دهد و میزان پیشرفت واقعی تیم را گوشزد می‌کند؛ چیزی که واقعاً توانستیم به آن برسیم.

این خط ممکن است به دلیل چالش‌های پیش‌بینی‌نشده، هر تغییری در ابعاد پروژه یا برآوردهای نادرست، از تخمین اولیه ما فاصله گرفته باشد. پس به احتمال زیاد این خط روند کاملاً خطی و ایده‌آل ندارد و نوسانات واقعی پیشرفت پروژه را نشان می‌دهد.

5. استوری پوینت‌ها

تیم‌های چابک معمولاً از استوری پوینت‌ها برای تخمین میزان تلاش موردنیاز برای تکمیل داستان‌های کاربر، اپیک‌ها یا تسک‌ها استفاده می‌کنند.

در Burndown Chart، می‌توان بجای افورت‌ها، استوری پوینت‌ها را روی محور عمودی نمایش داد و محور افقی همچنان تعداد اسپرینت‌ها یا روزهای باقی‌مانده باشند.

6. هدف اسپرینت

یک نمودار برن داون خوب باید شامل هدف اسپرینت / Sprint Goal نیز باشد تا تیم را در مسیر درست نگه دارد و انگیزه آن‌ها را حفظ کند. اگرچه پیشرفت واقعی تیم احتمالاً از هدف آرمانی که در نظر دارند منحرف شود، اما داشتن یک هدف مشخص به پیشبرد صحیح فعالیت‌های تیم کمک می‌کند.

محدودیت نمودار برن داون

نمودارهای برن داون ابزاری عالی هستند اما همه جنبه‌های پروژه را نمایش نمی‌دهند. به‌عنوان‌مثال، تمام تغییرات پروژه را نشان نمی‌دهند و مشخص نیست که تغییرات پیش‌آمده به دلیل تکمیل آیتم‌های بک‌لاگ است یا ناشی از تغییر در استوری پوینت‌هاست.

به همین دلیل...

مراحل ساخت نمودار برن داون در ۵ مرحله ساده

اگر به‌عنوان یک مدیر پروژه یا مدیر محصول کار می‌کنید، تا اینجا با مفهوم نمودار Burndown آشنا شدید. اما حالا می‌خواهیم یک نمودار برن داون خوب ایجاد کنیم. این نمودارها در نگاه اول ساده به نظر می‌رسند، اما برای نهایی کردن آن‌ها باید چندین مرحله را طی کنیم.

مرحله ۱: میزان تلاش تیم را برآورد کنید.

در اولین گام باید میزان تلاش ایده‌آلی را که برای تکمیل یک اسپرینت نیاز است، تخمین بزنیم.

به‌عنوان مثال، فرض کنید که هدف ایده‌آل ما این است که یک اسپرینت را در 5 روز و با 50 ساعت کار تکمیل کنیم. این محاسبه یعنی 10 ساعت کار در روز داشته باشیم.

حالا، مسیر تلاش ما از 50 ساعت کار شروع شده و در طول روزهای بعدی به تدریج کم می‌شود. این روند را به شکل زیر خواهیم داشت:

• روز ۱: کار باقی‌مانده 50 ساعت

• روز ۲: کار باقی‌مانده 40 ساعت 

• روز ۳: کار باقی‌مانده 30 ساعت 

• روز ۴: کار باقی‌مانده 20 ساعت 

• روز ۵: کار باقی‌مانده 10 ساعت 

پس از تخمین میزان تلاش موردنیاز، پیشرفت روزانه خود را پیگیری می‌کنیم و خط برن داون را رسم می‌کنیم.

مرحله ۲: پیشرفت و میزان کار باقی‌مانده را روزانه پیگیری کنید

پس از تخمین میزان تلاش، می‌توانیم پیشرفت روزانه خود را دنبال کنیم. این کار را می‌توانیم با یک نمودار ساده یا یک ابزار برای نمایش زمان‌بندی انجام دهیم. در اینجا مهم است که مشخص کنیم هر وظیفه چقدر زمان می‌برد و چگونه این تلاش در مسیر رسیدن به هدف ما پیش می‌رود.

برای درک بهتر، به نمونه زیر از نحوه نمایش پیشرفت روزانه توجه کنید:

در پایان روز پنجم، مجموع تمام کارها و وظایف باید 50 ساعت شود، همان‌طور که در مرحله اول تخمین زده بودیم.

مرحله ۳: میزان تلاش واقعی را محاسبه کنید

پس از برآوردها، یک نمودار مشابه برای ثبت میزان تلاش واقعی صرف شده برای تکمیل هر وظیفه رسم می‌کنیم. این مقادیر ممکن است با برآورد اولیه شما یکسان باشد، اما معمولاً در عمل وضعیت کمی تا قسمتی متفاوت است؛ چرا که پیچیدگی‌های اسپرینت و مشکلات پیش‌بینی‌نشده می‌توانند زمان‌بندی پروژه را تغییر دهند.

نکته: خط مربوط به میزان تلاش واقعی معمولاً یک خط کاملاً صاف نیست. طبیعتاً نوساناتی را تجربه می‌کند؛ زیرا اغلب پروژه‌ها در طول مسیر با انحراف‌هایی مواجه می‌شوند.

در اینجا...

برای مثال مرحله اول که میزان تلاش ایده‌آل برای تکمیل اسپرینت را 50 ساعت کار در 5 روز در نظر گرفته بود، در حالت واقعی به شکل زیر ثبت شده است:

میزان تلاش واقعی:

• روز ۱: 50 ساعت کار (بدون تغییر)

• روز ۲: 44 ساعت کار (چند وظیفه بیشتر از انتظار زمان بردند.)

• روز ۳: 25 ساعت کار (بخشی از کار سریع‌تر انجام شد و از برنامه جلو افتادیم.)

• روز ۴: 20 ساعت کار (چند مشکل باعث تأخیر در کارها شد ولی اکنون کاملاً منطبق برنامه هستیم.)

• روز ۵: 15 ساعت کار (مجدداً کار کند پیش رفت ولی نسبتاً به هدف نهایی نزدیک شدیم.)

نتیجه: همان‌طور که پیش‌بینی می‌شد، میزان تلاش واقعی دقیقاً مطابق با برنامه ایده‌آل پیش نرفت. برخی کارها زودتر از موعد انجام شدند و برخی دیگر به تأخیر افتاده‌اند.

مرحله ۴: داده‌های نهایی را گردآوری کنید

در این مرحله، داده‌های نهایی را برای Burndown Chart آماده می‌کنیم؛ منظور همان برآوردهای اولیه تلاش و گزارش واقعی کار انجام‌شده است. این داده‌ها را جمع‌آوری، مقایسه و در یک فضای مشترک مانند نرم‌افزارهای مدیریت پروژه نگه‌داری کنید.

مرحله ۵: رسم نمودار برن داون

در این مرحله، داده‌های ایده‌آل و واقعی را روی محور Y (میزان تلاش به ساعت) و محور X (بازه زمانی) ترسیم کنید. سپس خط ایده‌آل و خط واقعی را رسم کنید. معمولاً این دو خط متفاوت خواهند بود، اما هدف اصلی، تکمیل پروژه در زمان مشخص‌شده است.

چگونه یک نمودار برن داون را بخوانیم؟

درک و تفسیر نمودار Burndown برای ارزیابی پیشرفت و سلامت مدیریت پروژه چابک بسیار مهم است. با تحلیل اجزای اصلی این چارت، می‌توان بینش ارزشمندی به عملکرد تیم به دست آورد و تصمیمات را مبتنی بر داده‌های واقعی گرفت.

خط تلاش ایده‌آل را بهتر بفهمیم

خط تلاش ایده‌آل نشان‌دهنده روند پیش‌بینی‌شده ما از پیشرفت پروژه است. این خط از مقدار کل کار تخمینی در روز اول شروع شده و به‌تدریج تا روز پایانی به صفر می‌رسد. خط ایده‌آل معیار مقایسه‌ای خوبی برای ارزیابی میزان انطباق عملکرد واقعی تیم با برنامه‌های مشخص شده است.

پیگیری خط تلاش واقعی

خط تلاش واقعی میزان پیشرفت واقعی تیم را نشان می‌دهد و بر اساس میزان کار باقی‌مانده در پایان هر روز یا هر تکرار / Iteration رسم می‌شود. مقایسه این خط با خط تلاش ایده‌آل می‌گوید که آیا تیم جلوتر از برنامه است، در مسیر درستی قرار دارد یا از برنامه عقب مانده است.

شناسایی انحرافات و دلایل آن

اگر خط تلاش واقعی با خط ایده‌آل اختلاف زیادی داشته باشد، نشان‌دهنده تغییرات غیرمنتظره در روند پروژه است.

شناسایی و تحلیل این انحرافات در مراحل اولیه کمک می‌کند تا دلایل آن (مانند مشکلات تیمی یا فنی یا وابستگی‌های پروژه) بررسی شده و اقدامات اصلاحی انجام شود.

ارزیابی مخروط پیش‌بینی / Projection Cone

برخی از نمودارهای برن داون، به‌ویژه نمودارهای انتشار نسخه / Release Burndown، شامل یک مخروط یا محدوده پیش‌بینی هستند که دامنه احتمالی تاریخ تکمیل پروژه را بر اساس عملکرد فعلی تیم نشان می‌دهد.

این محدوده معمولاً بر اساس بهترین و بدترین سناریوها ترسیم می‌شود. عرض محدوده پیش‌بینی، به‌نوعی سطح عدم قطعیت پروژه را نشان می‌دهد و در تخصیص منابع و مدیریت ریسک می‌تواند به ما کمک کند.

به مثال زیر توجه کنید:

فرض کنید دو تیم مختلف داریم که هر دو می‌خواهند یک اسپرینت ۵ روزه با ۸۰ ساعت کار را تکمیل کنند؛ اما میزان عدم قطعیت در هر تیم متفاوت است.

تیم ۱: تیم باتجربه با ابهام و عدم قطعیت کم

این تیم قبلاً پروژه‌های مشابهی انجام داده و در اینجا هم وظایف را به‌خوبی تعریف کرده‌اند و پروژه وابستگی‌های زیادی به عوامل خارجی ندارد.

ویژگی‌ها:

• وظایف به‌خوبی مشخص شده‌اند.

• توسعه‌دهندگان با این نوع کار آشنا هستند.

• ابزارها و فرایندها از قبل بهینه‌سازی شده‌اند.

• ریسک‌های بالقوه کم هستند.

محدوده‌ پیش‌بینی تیم 1 با کمترین عدم قطعیت

تحلیل نمودار Burndown:

• عرض محدوده پیش‌بینی کم است (مثلاً 4± ساعت).

• این یعنی احتمال تکمیل کار در زمان مشخص بسیار بالاست.

• این تیم به احتمال زیاد بدون تأخیر به هدف خود می‌رسد.

تیم ۲: تیم تازه‌کار با ابهام و عدم قطعیت بالا

این تیم تجربه کمتری در این نوع پروژه دارد، برخی تسک‌ها جدید هستند و پروژه وابستگی‌های خارجی مثل APIهای شخص ثالث زیاد دارد.

چالش‌ها:

• وظایف به‌خوبی تعریف نشده‌اند.

• تیم برای برخی مسائل راه‌حل قطعی ندارد.

• ممکن است مشکلات پیش‌بینی‌نشده‌ای رخ دهند.

• وابستگی‌هایی وجود دارد که می‌تواند باعث تأخیر در انجام پروژه شود.

محدوده پیش‌بینی تیم ۲ با بیشترین عدم قطعیت

تحلیل نمودار Burndown:

• عرض محدوده پیش‌بینی بزرگ است (مثلاً 20± ساعت).

• این یعنی پروژه می‌تواند خیلی سریع‌تر یا خیلی کندتر از انتظار پیش برود.

• این تیم باید به‌طور مداوم و دقیق وضعیت پروژه را بررسی کند و برای اجرای فرایندهای مدیریت ریسک پروژه آماده باشد.

نتیجه‌گیری: چگونه سطح عدم قطعیت را بفهمیم؟

اگر محدوده پیش‌بینی باریک باشد (مثل تیم ۱) یعنی عدم قطعیت پایین است و تیم می‌تواند برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشد.

اگر محدوده پیش‌بینی گسترده باشد (مثل تیم ۲) یعنی عدم قطعیت بالاست و ممکن است نیاز به تخصیص منابع اضافی یا مدیریت ریسک قوی‌تری باشد.

جمع‌بندی

حالا که با نمودار برن داون / Burndown Chart آشنا شدید، وقت آن است که آن را در پروژه‌های خود به کار بگیرید! این ابزار به شما کمک می‌کند برنامه‌ریزی دقیق‌تر، پیش‌بینی بهتر و مدیریت مؤثرتر داشته باشید. اگر می‌خواهید تیمتان همیشه در مسیر درست بماند و بدون غافلگیری به اهدافش برسد، از همین امروز یک نمودار برن داون برای پروژه‌های خود رسم کنید!